淺析管理高校資料室的困境及出路

摘 要：高校資料室產(chǎn)生于20世紀50年代，在其后的數(shù)年中，進入了蓬勃發(fā)展時期，各大學在某些學院競相設立，以此支持特定學科建設。但信息時代的到來，對高校學習、生活，均產(chǎn)生深刻變化。因此，以前的管理模式，無論設備、資源庫、管理人員的配備，均不能適應當代社會的發(fā)展需求，因此，本文就以上幾個問題，展開論述。

關鍵詞：高校;資料室;資料室管理人員

高校圖書館是廣大師生拓展知識面的重要途徑，其特點在于增加師生知識量的廣博與深入，為培養(yǎng)全面性人才打基礎。在某些特定專業(yè)領域，因圖書館覆蓋范圍有限等原因，便會在某些特定學院設置資料室，旨在增加知識面的專與深，為培養(yǎng)高質(zhì)量、專業(yè)性強的學科提供必要支撐。因此，從這個角度看，二者是相互依存，互相補充的關系。

查閱相關規(guī)定可知，于1956年通過的《中華人民共和國高等學校圖書館試行條例（草案）》規(guī)定，高等學校規(guī)模較大的圖書館，在需要與可能的前提下，可由一系或數(shù)系設立專業(yè)分館，與資料室分工合作。至此，高校資料室就誕生了。并且，該草案主張分館、資料室合一。2016教育部修訂了《普通高等學校圖書館規(guī)程》，其中規(guī)定高等學校可根據(jù)學校校區(qū)分布或?qū)W科分布設立相應的總圖書館、校區(qū)分館、學科分館和院（系、所）分館（資料室）。由此觀之，此時的規(guī)程則鼓勵分館、資料室單獨設置。天津醫(yī)科大學也是依據(jù)這樣的規(guī)定，在醫(yī)學人文學院單獨設立了資料室，為廣大師生提供專業(yè)資料服務。

圖書館的工作人員大多是圖書情報類專業(yè)，而資料室的工作人員多為本院專業(yè)相關的人員，因此更了解本院系師生教學科研的情況，甚至會參與本院課題研究和學術活動，這就更加利于學院專業(yè)資料的建設。以我們學院為例，那些學術造詣深、了解學科發(fā)展前沿的院系教師，對選購圖書資料有舉足輕重的作用，也為資料室建設提供了諸多便利。隨著互聯(lián)網(wǎng)等科技的蓬勃發(fā)展，網(wǎng)絡世界的電子文獻資源、文獻傳遞、預約借閱、新書薦購、書籍檢索等，對資料室工作發(fā)出新的挑戰(zhàn)。資料室的資源建設應更加專注于對本學科、本專業(yè)領域前沿的知識探索，從浩如煙海的電子及紙質(zhì)圖書資源中篩選出與本專業(yè)相關的學術信息，為科研、教學提供精準的知識服務。

一、出現(xiàn)的問題

1.硬件設施落后，服務水平滯后。隨著信息時代的到來，人們獲取世界各地信息易如反掌，讀者對信息的數(shù)量和品質(zhì)也有了更高要求，他們除了要求大量的文獻信息，還希望該文獻學術價值較高，也就是對文獻資料精確度有了更高要求。因此，這就需要資料室管理人員針對不同閱讀群體的偏好，提供多元化的、針對性強的資料，而做出這一改變，就需要有先進設備和網(wǎng)絡技術作支撐。就現(xiàn)狀而言，資料室因為經(jīng)費不足、硬件設施落后等原因，借閱及服務工作還停留在低層次、低水平上，這顯然不能適應當今的社會需求。舉例來說，圖書館與院系資料室并未實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，因此，圖書館和資料室的信息及圖書資源就無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并且，資料室文獻資料未配備必要的檢索設備，故借閱者無法查閱所借書目，造成了圖書資料的浪費。讀者亦無法查詢學院文獻資料的分布位置、借閱情況等，給廣大師生帶來不便。資料室的雜志，通常是以孤本形式存在，且更新?lián)Q代較快，因此，學院規(guī)定師生借閱雜志時，僅可在資料室內(nèi)翻閱而不許外帶，但資料室并未配備復印機、掃描儀等設備，這就給圖書借閱帶來極大困難。

2.資金匱乏，缺乏特色數(shù)據(jù)庫。通常來說院系資料室是院系下屬的部門之一，其每年投入經(jīng)費有限，故藏書量亦有限，因此，只能滿足本學院教師和研究生的借閱。以本院資料室為例，圖書經(jīng)費來源于學校劃撥，再由各個學院統(tǒng)籌安排使用。但是，由于經(jīng)費不足，資料室可供購買的資料數(shù)量非常有限，對于價格更為昂貴的音像資料數(shù)據(jù)庫等就更難獲取。并且，資料室采購圖書的經(jīng)費來源于學院教學經(jīng)費，但最終所購圖書歸圖書館支配，因此學院購書積極性也可能大打折扣。此外，因經(jīng)費緊缺，資料室所購圖書大多為孤本，一些教師為了個人需求，雖有借期制度，但對超期借閱無強制約束力，如罰款等，故超期借閱屢見不鮮。這就勢必影響其他師生借用，影響圖書流轉(zhuǎn)率。

3.資料室人員短缺。高校資料室的主要功能是為了本學院學科建設而服務的。工作量增加與資料室管理人員緊缺有關，師生們對資料室教學、科研依賴性也見漸長、對服務項目的要求也越來越多。這就導致工作人員的工作難度和壓力加大，服務難以滿足廣大師生的需求。這也是許多高校資料室存在的問題之一，筆者認為適量增加不同學科背景的管理人員，將極大提高資料室管理能力。資料室管理人員雖多有院系專業(yè)背景，但對于圖書資料搜集、整理和編目，仍不能完全勝任。此外，隨著高校縮編的影響，招聘新教職工也不易進行，在人員短缺的情況下，資料室管理人員還經(jīng)常被院系安排其它任務，這就使資料室的工作更難順利開展。

二、解決措施

1.增加經(jīng)費投入，擴充文獻資源及加強硬件設施建設。資料室建設也是學科建設中的一個環(huán)節(jié)，因此，針對重點學科領域，應從經(jīng)費、教師資源引進等方面給予大力支持。在大數(shù)據(jù)時代，文獻資源包括紙質(zhì)資源、數(shù)字資源及其他載體資源。其中紙質(zhì)資源包括紙質(zhì)圖書、期刊、報紙等公開出版發(fā)行物，因其利于翻閱、方便書寫等特點而廣為流傳使用。我院每年都會有固定經(jīng)費，在爭取一線教師建議后，用以購買紙質(zhì)圖書。但受經(jīng)費等原因所限，筆者認為，資料室除應購買紙質(zhì)文獻外，還應加強對院系教師所撰寫的論著、多媒體課件、學生論文等與本院科研、教學相關文獻的保存和收藏。以我院為例，每年碩士論文副本均被資料室收藏，這也為學院紙質(zhì)文獻建設創(chuàng)造了條件。除此之外，資料室還可就學院自辦的內(nèi)部學術會議記錄、論文集、科研報告等，專業(yè)性強、學術價值高的資料加以保存，這也為未到會的相關教師提供了學習和交流的機會。最后，對于出版社贈送的圖書、雜志等，也應加以分類整理，對于有價值的資料應予以收藏，從而便于師生了解本學科知識的動態(tài)信息。我院資料室對此類文獻，亦做如上處理，這對擴大資料室館藏有著重要作用。

資料室應該依托校園網(wǎng)，加強電子資料和信息資源的建設，比如可以適量購買科研及教學所需的數(shù)據(jù)庫或音像資料。以我們學院為例，有的教師提出希望圖書館購買臺灣約旦醫(yī)事法數(shù)據(jù)庫，但此種電子資源，價格通常較為昂貴，基于經(jīng)費及其他因素考量，圖書館并未購買。但本院院長出于對科研及教學的需要，在經(jīng)費十分緊張的情況下，在力所能及范圍內(nèi)為其購買了部分雜志，這也提高了教師們的科研及教學積極性。其次，除了購置紙質(zhì)版書籍外，還應適當購置部分電子書刊。電子書刊具有儲藏量大、低成本、易于保存、可反復使用等特點，在數(shù)據(jù)量越來越多的情況下，勢必將成為高校資料室發(fā)展的方向。充分利用現(xiàn)代化信息技術，可以幫助讀者充分、便捷地利用網(wǎng)絡資源，滿足其對知識的求知欲。

2.增加學生參與管理。基于資料室管理人員短缺，筆者建議，可以在資料室等部門增加勤工助學的學生，來與教師共同管理資料室的工作。這即可以緩解因人員匱乏而不能提供更好服務的情況，又有利于全面培養(yǎng)學生。具體來說，首先，在勤工助學中，利于提高大學生的綜合素質(zhì)，促使其學習如何在眾多信息中快速篩選有用信息，這對于高速發(fā)展的今天是至關重要的。其次，學生參加勤工助學，通過與資料室管理人員的日常接觸，利于工作人員從學生視角發(fā)現(xiàn)資料室工作上的不足，資料室也可以將合理的建議及時反饋給有關部門、領導。通過搭建合理的平臺，幫助學院及時了解學生思想動向、知識需求等的一種方式，同時也有助于資料室的建設、為師生提供更好的服務。最后，所選大學生大多為本學院學生，因此從知識結(jié)構(gòu)上也貼合學院特色，其掌握前沿知識，能夠為資料室?guī)硇迈r血液。學生參與學院日常工作，既是當下的熱門現(xiàn)象，又是大勢所趨。無論對學院管理還是對提升學生個人，都是雙贏的選擇。

3.提升資料室管理人員個人能力。信息時代數(shù)字化的蓬勃發(fā)展，要求資料室管理人員需掌握豐富知識，包括圖書情報專業(yè)的知識，又要熟悉網(wǎng)絡、通信、計算機技術等相關專業(yè)知識。此外，為掌握世界范圍內(nèi)前沿熱點，還需要資料室管理人員有較高的外文閱讀水平，因此，提升個人業(yè)務水平就勢在必行。具體包括：首先，要熟悉圖書情報專業(yè)知識，了解圖書分類、編目等，這有助于對資料室相關文獻分類上架，從而方便讀者借閱。但每個人的知識儲備必然有限，因此，學校應在配備資料室人員時，配備有圖書情報方面知識的人才，又要配備有學院專業(yè)知識背景的人才，但在高校縮編的影響下，同時配備兩方面人才，實數(shù)不易，因此就現(xiàn)有條件而言，應對資料室管理人員定期加以培訓，提升資料室人員專業(yè)素質(zhì)。其次，管理員還要掌握計算機和網(wǎng)絡技術，能夠熟練操作借閱系統(tǒng)及相關應用軟件，并且還需正確操作辦公軟件，如打印機、掃描儀等。對網(wǎng)絡資源進行準確的檢索和分析，從而辨別資源的價值，進而快速準確地為讀者提供個性化信息服務。再次，資料室的工作人員要具備較高的外語水平，了解國外知識資源，進而對相關知識資源加以整合、利用。

資料室是高校圖書館之外的另一文獻聚集地，是院校教學和科研得以開展的基礎。網(wǎng)絡化的不斷推進，為資料室的變革提供必要準備，資料室也要利用科技發(fā)展壯大自己，提升資料室的服務質(zhì)量、信息的使用效益。目前，天津部分高校已經(jīng)利用網(wǎng)絡和科技的力量，實現(xiàn)自助借閱，提升了借閱效率，希望在相互借鑒學習中，更好的發(fā)揮資料室的作用，為社會培養(yǎng)更好更多的人才。

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作者簡介：相華（1992-），女，漢族，碩士研究生，天津醫(yī)科大學，研究實習員。