閉環管理對提升企業檔案管理工作效率的應用及成效

康朝陽

摘 要：檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。 企業檔案是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。檔案工作是一項基礎性工作，不論是機關、還是企事業單位，其所從事的職能活動都需要通過檔案來記憶和印證.同時，檔案工作又是一個系統性工作，涉及一個單位的全方位和全時段。

關鍵詞：閉環;嵌入;成效;作用

隨著社會的發展和科學技術的進步，大量的檔案信息需要進行綜合處理、分析檔案工作“收、管、用”的各個主要環節，我們不難發現檔案工作涉及面越來越廣，從傳統的紙質檔案接收與保管，到紙質與現代的電子系統信息系統數據接收雙軌制接收歸檔操作;從管理檔案實體，到管理檔案數據;從手工操作，到信息化智能操作;從檔案資源的分散利用，到互聯網共享變革，檔案員所負擔處理內容日趨繁雜，肩上的負擔越來越重。如果此時，檔案管理工作仍然閉關自守走老路，繼續等，靠，要的老思路執行，則類似遲歸、漏歸、不歸檔的問題將逐步上演，甚至各類信息系統從上線前的設計階段都不再考慮歸檔問題時，檔案工作將逐步被弱化，檔案無法滿足利用的惡性循環也會隨即出現，檔案信息資源管理中心的地位也將不復存在。其實，在企業檔案工作中，必不可少的會遇到矛盾和難以抉擇的問題。尤其當企業檔案工作沒有先例和經驗可循的情況下，企業檔案工作的開展就必須要應時而動，乘勢而為，加快檔案工作的轉型升級，逐步實現以信息化為核心的檔案管理現代化。檔案閉環管理控制方式的推行，可較大緩解上述矛盾，從檔案資料收集開始，步步設環，層層嵌入，確保檔案資料收得回，管得好，用得上。

閉環實現或者閉環管理。在現代企業中，用得很多的是質量管理體系，其中以ISO質量管理體系最為著名。閉環管理非常強調設定目標，發現、分析問題，提出解決問題方法和步驟，強化過程管理、實施持續改進，不達目的不罷休。這也是高質量最需要的模式。

一、閉環管理的基本原理和基本原則

閉環管理是綜合閉環系統、管理的封閉原理、管理控制、信息系統等原理形成的一種管理方法。一方面把公司的“供--產--銷”管理過程作為一個閉環系統，并把該系統中的各項專業管理（物資供應、成本、銷售、質量、人事、安全等）作為閉環子系統，使系統和子系統內的管理構成連續封閉和回路，使系統活動維持在一個平衡點上;另一方面對變化的客觀實際，進行靈敏、正確有力的信息反饋并作出相應變革，使矛盾和問題得到及時解決，決策、控制、反饋、再決策、再控制、再反饋……從而在循環積累中不斷提高，促進企業健康發展。

依據閉環管理的原理所確定的閉環管理的程序是：（1）確立控制標準;（2）糾正錯誤手段，消除偏離標準和計劃的情況;（3）評定活動成效。在實行閉環管理中應堅持以下原則：一個是著重強調要從局部服從全局，確保總目標的實現系統整體性原則;二是通過設計值與產出值比較提高產品質量原則;三是通過經營銷售與貨幣回籠實現投入與產出合理對接原則;四是努力降低成本與企業盈利原則;五是推行安全生產標準化工作原則;六是所有部門全部納入閉環管理范圍和全員參與原則;七是明確職責、按照規程辦事、加強考核的績效管理原則。

綜上所述的這些管理原則和程序控制，是需要有完整的記錄和反饋信息。按照封閉的基本方法，從后續結果中找出管理手段各環節中的原因，給以綜合運用來提高工作效能，也就是“說到的要寫到，寫到的要做到，做到的有要記錄”。

二、閉環管理在檔案工作中的應用

用閉環管理的思路來思考檔案管理工作，可以發現，檔案工作及管理過程實際從檔案接收，到妥善保管，再到綜合運用，就是個大的閉環系統。在大的閉環環境中，我們如果將其中步驟細節繼續以嵌入閉環應用，是否能實現更大的成效呢。下面我們將以歸檔過程為主，針對歸檔階段進行流程跟蹤分析，改變現階段歸檔依靠單方面主動，開放式管理接收方式，設計閉環接口，發揮呈上啟下作用，實現提升檔案工作效率的作用。

1.歸檔環節閉環接口的設計：文件資料從產生到結束將經歷一套完整的流轉程序，在該項流轉任務完成后，下一項任務開啟前，設立歸檔接口，成為該項文件流程結束的最后一關。流程中這個接口所在的點，就是嵌入的歸檔接收閉環管理接口。通過該接口的文件將視為歸檔完成，否則視為待歸檔鑒定。凡是處于待歸檔鑒定環節且尚未通過該節點的流程事務不得開啟下一項任務操作。在沒有電子系統支撐檔案管理的單位，我們可以把這個節點設計為下一步工作必須收取確認的交接簽字的單據，在有電子系統支撐檔案管理的單位，可以把這個節點設計為接收通過確認的流程處理。例如：

（1）工程項目檔案歸檔，我們可以將歸檔接口設計在建設項目尾款付款前，財務部未見到檔案簽收確認，該項目將不得支付工程尾款，或者凡是未完成歸檔任務的項目，統計部門未見到檔案簽收確認，該項目不得納入年度完工項目任務統計，或者在竣工公文上報簽批前，未見到檔案簽收確認，該項目不予簽發上報。也就是說工程項目歸檔工作是上游工作結束的一個關口標志，下游任務開啟的前提和必須。

（2）合同檔案歸檔，我們可以將歸檔接口設計在財務部門付款前，紙質合同不歸檔或質量不規范，檔案部門未確認歸檔接收，財務部門不得或無法進行收、付款處理。

（3）文書等其他類檔案歸檔，我們可以將歸檔接口設計在對各部門年度績效考核打分前，凡是完成了年度文書檔案移交工作的部門，在得到檔案管理工作人員的確認后，該項工作任務可以得分，否則不得分。

2.管理機制的閉環統一保障支撐：按照歸檔流程設計，歸檔接口環節的上行和下行工作均涉及到多個部門間的配合支撐，如項目責任部門、財務部門、人事部門以及各類信息流轉系統研發部門等等，完善管理的機制是上述閉環執行的保障。按照不同的責任分工，搭建以檔案工作為中心與各部門相互配合的協調溝通體系、自下而上的反饋體系，才能確保檔案管理機制的閉環統一運行。

例如：按照閉環保障機制，某個為內部管理而搭建的新系統建設項目審批通過后，在系統設計工作開始之初，項目建設者必須征求檔案工作人員意見，確認內容應包含該項新建系統的流轉數據是否有歸檔要求，如需確認需要歸檔，再研討是否把歸檔步驟嵌入新系統流程流轉之中，亦或是在新系統流程結束后，使該業務流轉的相關數據必須以合規的格式自動導入檔案系統，否則系統設計將不予通過。

3.歸檔環節閉環管控的成效和作用：

（1）檔案移交人角色轉換。如不按時移交檔案，將直接導致下游工作無法開展，促使移交人對歸檔工作做的意識從被動轉變為主動。簡化了檔案員的反復催收工作，提升了檔案員的工作效率。在信息化系統應用管理領域領先的單位，該項工作則更顯輕松，檔案移交接收，只是在系統處理上一點即過。

（2）歸檔及時率有效提升。實時歸檔，不再等待一年一度。以合同檔案為例，合同檔案簽訂完成后，為完成下游收、付款等工作，合同經辦人將會盡快完成合同歸檔移交，減少了合同在外部環節流轉時限，有效降低了合同經辦人因長時間未歸檔造成的遺失、篡改 、缺損等風險，方便利用的同時也養成了及時歸檔的良好習慣。招投標資料同樣也是如此，招投標資料未歸檔，合同無法完成簽訂。歸檔流程的閉環控制，同時彰顯對內控管理有效的作用。

（3）檔案歸檔率有效提升。檔案的歸檔率是對計劃應收集、歸檔的各類文件數量（簡稱計劃數量）和實際收集、歸檔和文件材料數量（簡稱實際完整度）之間的百分比，用公式表示為：完整率=實際完成數量/計劃完整度·100%。

以工程建設檔案為例，按規定項目負責人應在項目完工3個月后向檔案室主動移交工程檔案。如果沒有下游工作不可開啟的閉環接口控制，不可避免的會有如下情況產生1. 項目人員因移交檔案資料質量不合格被退回整改，返工整改超過了年度檔案歸檔率統計截止時間，2.項目人員因個人疏忽導致工程項目資料忘記歸檔或遺漏某些項目的歸檔，3.項目人員因缺乏必要的檔案意識，對工程檔案沒有引起足夠的重視，或者根本不清楚工程檔案包括哪些內容，任意把工程檔案留在自己手中拒絕歸檔。為確保下游其他工作的正常開展，有歸檔閉環管控接口保障，工程項目負責人在歸檔工作的處理中，將不得不以主動的姿態積極配合完成該項工作，確保了歸檔率的有效提升。

（4）臺賬式接收管理，易于統計操作。檔案員每天接收各類檔案資料留有簽收痕跡，形成臺賬方便統計，減少了漏歸、不歸等問題。

4.閉環管理對檔案工作人員的素質要求：閉環管理執行以后，檔案員就成為了一個置身于萬千網絡中的抽絲人，有種一夫當關，萬夫莫開的氣勢，在這種管理環境中，檔案員的職責尤為沉重，對檔案員個人素質要求更高。

（1）檔案員要有大局意識，具備較高的敏感度。檔案員必須有敏銳洞察力，了解公司新業務開展，部門職責的變更，公司新建設、新產品、新動向，廣泛了解，提前規劃提前介入。

（2）高度的責任心和自覺的安全意識是檔案員工必須具備的條件，在專業行為上表現為對檔案保管的高度重視，對檔案管理制度如交接，利用和歸還等制度的嚴格執行。

（3）檔案員必須諳熟文檔管理的技術，無論是以實物載體的保管為主要表現的傳統檔案管理方法，抑或是以信息技術和文件信息內容為主要對象的現代檔案管理方式，與檔案的憑證性的維護、文件聯系的維護和必要的文件價值判斷與選擇息息相關，文件邏輯的體現等等專業工作重心。

（4）檔案人員要有管理的高度，也要有文化的眼光。同事能認識到檔案管理視為企業的文化積累，企業文化行為對檔案利用、展覽、編史修志等標志性的體現。公司的發展歷史，公司的人文精神，公司的社會評價都離不開檔案的客觀詮注和生動呈現。

流程是動態的可變的，但是萬變不離其中，加強管理，嚴格考核，廣泛宣傳，強化檔案意識，提供有效利用仍是我們的工作重心。在新型企業，新思維，新變化的當今，我們要隨時順應時代變革，及時調整我們的步履，敢于挑戰，勇于創新，才能不忘初心，確保繼續做好檔案工作。

參考文獻：

[1]閉環管理——百度百科詞條? http：//baike.baidu.com/view/5026237.htm

[2]覃兆劌.企業檔案的價值與管理規范[J].上海世界圖書出版公司，2010.10