高校學生檔案近況及對策

摘 要：在新時代背景下，高校檔案工作近況略有改變，在信息技術，涵蓋內容，人員配置等各方面都不甚完美。只有在技術，思想，人才，多方面創新發展，才能促進高校檔案工作順利開展。

關鍵詞：高校;檔案;情況;調查;處理

檔案在人的一生中隨時隨地發揮著作用，它是莘莘學子在大學四年時光里從事形形色色的學術活動和社會活動的參考證明，它記載了學生的高考成績和大學成績，思想評定以及參加的社會項目和家庭情況等。是一個大學畢業生的學習能力，思想水平和社會實踐能力的多方面反映。對一個學生未來的工作，升職，評定，以及從政或出國都有著非常重要的參考價值，也是社會企業進行招聘時獲得該生在校全方位信息的真實憑證。只有從各方面切實落實好各大高校的檔案工作，才能提高學生檔案對社會的信息參考價值，才能為企業招聘人才時提供詳細具體的選拔資料。高校學生檔案工作是高校學術，科研，教學，學生升學就業等諸多工作的一顆重要零件，其學術價值和社會價值都十分可觀。

一、高校學生檔案工作情況調查

1.內容缺少與時俱進，無法記錄學生動態變化。當今社會全方位，多層次，協調快速發展，個人學業成績分數的高低已經不能全面綜合地體現出一個人對社會的總體價值?？诓?，情商，組織協調能力，創新創造能力，壓力承受能力以及社會適應能力等各方面的綜合分析，才是對一個人擁有價值的客觀評價，也能切實滿足用人單位聘用人才的實時需求。而高校學生檔案的內容卻沒有做到與時俱進，其社會價值大打折扣。

檔案袋里主要裝著高中和大學階段的各種材料。具體包括個人簡歷、工作履歷表、單位證明、政治面貌材料等。內容格式化，一成不變，缺少對不同類型學生的針對性分析，因此不能靈活多變地反映學生的各方面情況。長久以來，高校學生檔案都只在學生進校時粗略地統計學生的基本信息，而在學生即將離校時又馬馬虎虎地搜集學生四年里的粗略信息，然后迅速地記錄，裝袋，其他時間幾乎從未開發利用過。這樣就會導致檔案形同虛設，在學生大學四年都未能發揮出價值。同時，檔案信息統計資料的匱乏，會導致檔案不能反映出學生的動態變化，無法對學生大學里的成長做一個完整的分析。此外，高校學生檔案內容的不全面，也會使高校學生在升學考試的選拔和考核中無法快速地提供出客觀具體的證明材料，不可避免地造成了時間和精力的大量浪費。

2.檔案信息化技術落后，查閱不便。當今社會是一個信息化的大數據時代，高新技術層出不斷，新媒體充斥著人們的生活。相對于紙質傳統文件來說，人們更傾向于借助手機，電腦，微信，qq等媒介物了解信息。在信息化、數據化理念越來越占據時代主流地位的情況下，高校學生檔案工作卻遠遠跟不上新時代的步伐。

當代中國百分之七十左右的高校，其學生檔案仍固守著代代傳承的記載手段，以傳統的紙質材料為記錄材料的不二選擇。檔案存儲方式仍是在學校選一個固定的地點，由檔案員人工操作管理。在這種相對落后的方式下，學生要想查閱自己的檔案，只能通過預約，來到檔案室按檔案員的指示手動查閱。操作步驟繁瑣，手段落后。

現今，高校雖增添了計算機，采取了相應措施初步實現學生檔案管理的網絡化。但是也只是在為檔案員管理檔案提供便利，并未做到讓檔案管理的各個環節全面實現高科技，大數據管理。此外，部分高校里要想查閱學生檔案信息，還需在學校機房或在校園網的條件下才能查閱。信息化技術的不完善，使檔案查詢大大不便，也不能高效地為社會提供該生的有效信息，使檔案的社會服務功能不能得到很好的彰顯。

3.檔案管理人員思想懈怠，業務能力欠缺。目前，高校檔案工作人員的選拔門檻不高，導致了其素質的良莠不齊。管理部門太過分散，系統化管理體制不健全，領導督查力度不夠，形成了檔案管理人員職責意識不高，辦事效率低下的不良風氣。

高校學生檔案在平時如沙粒般平淡無奇，只有在日積月累中才能閃現出珍珠般璀璨的光芒。高校領導在日常中普遍把精力更多放在高校科研，學術等工作，很容易在各種繁雜的工作中忽略學生檔案工作。缺少了領導的督查，就容易導致檔案工作人員思想懈怠，進而行為散漫。且高校檔案管理人員的待遇確實比不上其他部門，高校檔案員對其工作的期待值不高，所以他們一般只是被動地履行自己的工作職責。在上級布置任務時才按時完成工作，平時只是對檔案做一些必要的防護措施。工作時一般得過且過，抱著既來之則安之的心態，缺少在所在崗位上滿懷熱情，精進不休的態度。

從事高校檔案管理工作的人員一般都是臨時上崗，在從事檔案管理工作之前都是從事其他工作，并沒有相應的工作經驗，也沒有學習過跟檔案管理有關的知識，知識和經驗都嚴重不足。而且，檔案管理人員多為中年的女性，這個年齡段的女性在生活中承受多方面壓力，進取心和激情都遠遠不足，所以大多抱著只完成職責范圍內的工作，學會簡單操作，不出錯就行。同時，這個階段的女性精力不足，學習能力大大減退，無法快速地適應新時代發展的趨勢，信息化，科學化技術遠遠跟不上時代的步伐。

4.學生檔案重視性不高，缺乏保密意識。檔案對個人來說非常重要，它作為一個證明文件，會貫穿一個人一生的始末。然而，由于高校以及社會等各方面宣傳力度不夠，學生對檔案的重要性缺乏正確的認識，導致部分學生對檔案的保密意識薄弱，泄漏了自己的檔案信息，造成了不可挽回的后果。并且，學生對檔案的認知度不夠，檔案知識嚴重缺乏，平時對檔案都是抱著一種可有可無的態度，只有在需要的時候才心急火燎地回學校有關部門咨詢，查閱。這樣就會引發很多不必要的問題，也使學生在就業時多了很多不必要的麻煩。而每年，高校里都有因為各種原因而無法正常寄出的檔案，滯留在學校，常年累月，浪費了學校大量的空間和資源。學生因中途退學，掛科未通過，學分不夠，受紀錄處分等原因不能正常畢業的，這些檔案不能通過正規的檔案傳遞方式寄出，必須學生來學校親自領取，而學生檔案意識的缺乏，給自己和學校都增添了很多負擔。

二、針對高校學生檔案工作近況對策

1.高校檔案豐富化，分階段動態記錄階段。高校作為一個為社會提供高素質，高知識水平人才的基地，不僅要完成傳授專業知識的任務，也要密切關注社會動態，根據社會發展趨勢調整自己對學生的培養計劃。而檔案作為一項對學生來說尤為重要的記錄材料，也必須做到根據社會的實際需求更新改革，加強檔案內容的豐富化。

高校檔案可以在原有的基礎上適當地增加一些項目，將英語四六級證書，普通話等級考試證書，計算機等級考試證書，科學創新性獎章，多種社會實踐證明材料，體育項目獲獎證書，征文比賽獲獎證書，演講比賽獲獎證書及學生誠信檔案材料，大學生心理健康測試情況等匯入檔案。檔案內容的多層次化，全面化，豐富化，將大大提升高校學生檔案的價值，也更有利于社會各界人士通過學生檔案對高校畢業生進行篩選，評價。

同時，學生檔案不要等到學生快畢業了才匆匆歸檔，建議在大學四年的每學期期末時都對學生本學期已經形成的檔案材料進行歸檔。這就避免了臨時整理檔案的手忙腳亂，無法全面細致地審核所報材料的真假。分階段整理檔案，也能更詳細具體地反映出學生的動態變化，同時給學生一個警醒促進作用，讓學生在每學期結束之時對自己本階段取得的成績有一個正確的評價，從而反思自己，不斷提高自己。

2.高校加大高新科技的投資力度，促進檔案技術發展。高校除了加強科研項目的研究力度以外，也要加強基礎設施建設。應該加大高新科技的投資力度，不斷地引進新型高新科技?？梢蚤_發出一套屬于自己的完整、具體、科學的檔案管理系統，聘請專業人技術員，定期對系統進行維護，升級，保證系統的安全性，先進性，運轉的流暢性，以及統計數據的完整性，可靠性。

同時，建議高校的檔案查詢不要局限于本校的校園網范圍內，可以在保證安全的基礎上擴大覆蓋面。這樣，能方便學生隨時隨地對自己的檔案信息進行查詢，對自己的基本情況也有一個大概的了解，也方便了企業招聘時更為方便快捷地對高校應聘人員的基本情況有一個真實的了解。

在新媒體成為當今人們日常生活不可缺少的一部分的情況下，建議高校學生檔案查詢不要只局限于學校機房或官網查詢。應促進學生檔案的新媒體化，讓學生可以通過手機，電腦，微信，微博，qq等多種手段查詢。例如學?？梢蚤_發幾個微信公眾號，將學生檔案查詢作為一個模塊來供給學生或單位查詢。

3.重視檔案工作，加強檔案人員的培養。高校領導在工作會議上可以適當強調一下檔案管理工作，提高檔案工作人員對工作的重視性。同時，高校可以加強對檔案人員的篩選力度，選拔出更多具有專業技能，熱愛檔案管理工作的人才來從事高校學生檔案工作。高校還可以形成督查小組，定期檢查學生檔案的管理情況，在糾正檔案管理工作失誤的同時，還可以扭轉檔案管理人員工作時消極散漫，得過且過的不良風氣。

高?？梢圆扇∽剷?，講座，會議等形式，向檔案管理工作人員普及檔案管理的有關法律知識，提高檔案工作人員的法律意識。還可向檔案工作人員介紹檔案工作的價值和意義，提高檔案人員的責任意識和工作熱情。高?？梢远ㄆ诘貙n案工作人員進行專業技能培訓和高新技術操作培訓，增強檔案工作人員的知識和技能。

4.加強檔案知識的多層次普及，引起學生重視。高校除了提高從事檔案工作的有關人員的檔案知識掌握水平外，還可以在校園里加大檔案知識的多層次普及，引起高校學生的重視。除了向學生普及檔案的重要性以外，還可以把檔案的所含內容，傳遞方式，保管方式等知識向學生全方位普及。讓檔案意識逐漸融入學生的思想，不給自己和學校增添不必要的麻煩。

可以在高校里面對全體人員開展跟檔案有關的主題講座，也可以通過校報，校園官網，學校宣傳欄，校園各種公眾號，傳播與檔案有關的知識。還可以通過舉辦跟檔案有關的征文比賽，知識答題比賽等手段提高參與度。讓學生意識到學生檔案的重要性，從而提高保密意識，并自覺配合檔案工作。

作者簡介：王獻聰（1997-），女，漢族，河南南陽人，河南理工大學，本科學士，研究方向：檔案管理。