新形勢下對國有企業公文管理提升舉措的思考

劉君

[摘 要] 企業公文作為企業管理過程中形成的公務文書，具有特定效力和規范體式。企業公文在傳達并貫徹黨和國家的方針、政策，發布制度、規定，安排生產經營活動等方面發揮著重要作用。國有企業應高度重視公文管理工作，面對當前公文管理工作新形勢、新要求，要加強組織領導，強化隊伍建設，落實提升舉措，推動管理水平更上一個臺階?；诖耍疚木托滦蝿菹拢瑖衅髽I在公文管理過程中存在的不足及相關提升舉措進行探討，以期對國有企業公文管理工作起到一定的參考和借鑒作用。

[關鍵詞] 新形勢 國有企業 公文管理 提升舉措

中圖分類號：F272.9 文獻標志碼：A

公文管理工作是保障企業有力實施領導、履行職能、處理公務的基礎性管理工作，較為直觀反映了企業管理水平和對外形象。國有企業要高度重視公文管理，加強組織領導，強化隊伍建設，尤其要充分認識公文管理鏈條上各項工作的動態性、關聯性，突出問題導向；正確剖析當前管理不順暢、不規范的現象，進而提出有針對性的提升舉措；運用科學原則、方法及規范程序，切實提高管理效能，提升工作效率，推動公文管理工作再上新臺階。

一、當前存在問題

（一）擬稿環節的規范性有待提升

由于公文工作鏈條的關聯性，公文管理工作要“慎始慎終”，尤其在一份公文產生的開端，需要特別關注擬稿環節的管控，特別要注意文體、字詞、格式等細微之處，以精確規范的擬稿體式確保公文的嚴肅性。然而，在實際工作中，存在公文擬稿從一開始便不規范的情況，進而產生多米諾骨牌效應，影響后序環節的審批及工作效率，甚至直接導致公文出現錯誤，難以支撐企業正常的行政辦公效率。具體體現在以下幾個方面：一是公文文種使用不當。對于公文文種缺乏正確的認識，存在文種誤用以及混用等問題。較為典型的有對平級單位或不相隸屬單位使用“請示”，報告中夾帶請示事項，等等。二是公文格式不規范。比較容易出錯的地方有正文字體不統一，引用公文發文字號標注不規范，主送機關沒有正確使用統稱或簡稱，等等。三是公文用語不精練、不嚴謹。比如所描述內容與工作不夠密切，措辭不夠規范，口語化敘述語言過多等問題。

（二）管理制度執行力有待提升

結合工作實踐，部分層級管理人員存在著對公文管理制度不熟悉、不重視，未能從嚴、從實執行公文管理制度等問題。一是相關管理人員未能認識到公文管理工作的重要性，管理過程沒有將制度要求百分百落到實處，發現錯誤卻未及時糾正。二是公文管理業務鏈條較長，涉及崗位節點較多，導致公文質量控制力度減弱。尤其在發文環節，部分人員在審批時習慣于將問題留到“下一步”?？偸怯X得不規范問題最終會在核稿部門得到解決，導致從擬稿環節就出現的問題堆積在審批流程的末端。三是在實際公文管理過程中，業務部門由于不熟悉制度，同時存在怕麻煩、“臨時抱佛腳”的心態，依賴于辦公室公文管理負責人員。只有在接到具體起草公文任務時，才來咨詢具體管理要求。這導致各環節間溝通配合效率較低，未能達到銜接有序的工作效果。

（三）人員隊伍建設水平有待提升

公文管理工作具有政治性、動態性、時效性的特點，對于具體人員的業務素質水平要求較高，然而現實中并不盡人意。隊伍建設水平日益成為限制公文管理工作向更好的方向發展的短板所在。一是分支部門及基層的公文管理人員往往身兼多職，無法專注、及時地處理相關公文，有可能出現公文處理不及時、發文格式出錯等問題。二是部門具體公文管理人員學歷水平較低、敏感度不夠，對公文業務具體操作流程不熟悉，沒有對擬寫、運轉、歸檔等情況進行有效跟蹤，導致出現公文不規范、超發、誤發、逾期未歸檔等情況。三是未能完全發揮當前層級的管理主觀能動性，未能從源頭上起到監督、提醒、把關作用。在控制發文質量、精簡發文數量、提升辦文效率的創造性、積極性上有待提高。

二、新形勢下國有企業公文管理提升的具體舉措

（一）規范管理流程，提高公文管理工作效率

嚴格按照上級現行的公文管理相關制度開展工作，持續強化流程管控力度，確保企業公文管理流程規范。一是強力發揮企業辦公室（行政部）歸口管理職能，建立公文擬辦審核機制。同時，將重要文件的要點在擬文時列明，相關部門可以快速掌握。通過案例培訓的形式，加強、推動公文起草、審核等擬制流程入心入腦，從源頭上保證公文管理流程規范、高效。二是建立績效考核機制，將公文管理工作情況納入績效考核。按季度通報排名，并建立定期檢查機制，對直屬機構、各區供電局公文處理情況開展定期巡查，有效掌握基層公文處理工作狀態，基層單位更能發揮主觀能動性，從而使問題得到解決。三是疏通問題收集渠道，利用培訓交流、創新孵化系統、合理化建議等途徑，收集問題及建議，納入問題庫。及時發現問題、解決問題，確保公文管理工作運轉高效。

（二）聚焦創新驅動，優化公文管理數據網絡

新形勢下，成熟的“云大物移智”技術，對公文管理來說非常重要。一項公文管理制度，如果能夠通過技術手段固化在業務系統（如OA）中，將在很大程度上可以確保落實程度達到100%，省去了許多再強調、培訓、宣貫和通報等的管理成本；尤其是發揮技術手段“對事不對人”的特點，能夠很好地減少具體開展公文管理、執行相關制度時的阻力，真正釋放管理活力，做到控下來、關起來。對此，具體有以下幾方面建議：一是利用信息技術，打造科學有效的公文管理系統，實現公文管理工作信息化、自動化，準確無誤地推動公文管理各環節有效落地。二是通過打造公文管理行為分析系統，將公文的起草、排版、會簽、簽發、分發、處理、整理、歸檔等整個流程進行智能分類、全程跟蹤，抓取關鍵行為，形成數據庫。結合數據分析、審核、監控技術，支撐新形勢下公文審核、公文運轉、控制發文數量的各項數據統計要求，提高公文管理工作效率。三是建立公文管理提醒系統，利用短信、郵件等方式確保公文管理的時效性。實時查詢公文處理進度、保證公文時效性，確保公文管理符合相關制度要求。

（三）加強隊伍建設，提升公文管理人員素質

由于公文管理工作具有業務鏈條長、涉及崗位多的特點，提高基層隊伍的工作素養及能力就顯得尤其重要。一是要重視積累日常的工作經驗，注重考量公文管理人員綜合素質，增加考核評估測試以及獎懲機制，定時檢查公文管理人員的工作情況。針對優秀工作人員、工作成果進行表揚，強化專家認證力度，建立良好的職業發展通道。二是結合國有企業特點，加強對工作人員業務能力的培訓，定期為公文管理人員增設公文管理培訓，要求其熟練掌握公文管理的知識、程序及處理方法等。突出強化案例教學，每個季度對公文辦理情況進行總結和通報。將企業公文管理過程中產生的問題作為案例，列為公文管理人員參加培訓時的必修、必讀內容，建立起常態化培訓及案例點評式培訓方法；同時，通過開展時間管理、執行力等課程，強化公文管理人員的責任心以及時間觀念。三是可以通過“請進來，走出去”的模式，邀請省級專家到企業授課，到管理先進的企業對標公文管理工作，開拓管理視野，汲取先進經驗，促使自身的管理水平不斷提高。

三、結語

新形勢下國有企業公文管理工作水平的高低，關系著國有企業對外形象，反映了相關工作人員綜合素質及業務能力，體現了企業領導干部的工作作風、工作效率效能。國有企業應當以問題為導向，通過規范管理流程，發揮信息技術的創新驅動作用，加強公文管理人員隊伍建設，不斷提高公文管理工作效率，聚焦打造公文管理的數據網絡，聚力提升公文管理人員自身水平及職業素養；精益求精、進一步推動公文管理水平，適應新形勢下對國有企業的各項工作要求，支撐企業更好、更快發展。