如何提高檔案管理人員的素質

劉麗華

摘要：檔案管理工作是一項專業性較強的工作，隨著信息、科技的高速發展，面對新時期檔案工作環境下，檔案管理人員的素質要求在社會發展中表現出來的重要性越來越明顯，也帶來了新的挑戰。本文通過對新時期檔案管理環境下人員素質現狀進行分析，對檔案管理人員的素質提出更高的要求，以便在工作中更好的勝任檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：檔案管理工作;人員素質;作用

在這個信息發達的時代，由于各種檔案信息過多，同時也由于對檔案管理的不完善，時至今日，使得檔案管理雜亂無章。事實證明，老舊的管理方法已經不再符合現今的潮流趨勢，為此，我們要求檔案管理人員必須采用現代化的手段對檔案進行科學管理，只有這樣才能符合現今信息社會的特點。因此，把檔案管理信息化是目前管理檔案人員主要的方向，同時也是檔案管理工作者工作發展的一個大方向。

一、檔案管理工作的作用

檔案管理是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件，所以是管理性的工作。檔案管理的服務性是說，檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分，通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案管理的政治性是說，在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

二、加強檔案管理人員思想品德的教育

品德素質是一個人在社會生活中思想與行為的具體體現，換個角度想，任何人做事情首先都是“德”放在第一位的，更不用說作為一名檔案管理工作人員，其道德的要求水平更高，良好的品德素質是必不可缺少的。這點我們可以分為兩個層次來講：

（l）對工作的責任感，通常的檔案管理工作工序多且繁雜而且較無聊，工作單一，但同時涵蓋量過大，對于在工作上任何一個失誤都會間接或者是直接影響以后的工作，這樣不僅會給以后的工作埋下隱患，還會造成工作人員因此失誤產生煩躁不堪的心情，本身這項工作就是極其考驗一個人耐心的，因此我們不得不將這方面的因素考慮在里面。所以，必須要求檔案人員要嚴謹地認識檔案管理工作，以確保做好維護檔案的完整與安全的工作。

（2）檔案管理人員本身理應具備的職業素養，比如說謙虛謹慎、勤奮好學。前面講到，檔案管理工作本身具有看似簡單卻很復雜的特性，而在現今社會中，面對檔案的不斷增加，作為檔案管理者一定要轉變對檔案管理的觀念，下硬功夫研究目前最有效的規律和特點，通過不斷的學習與探索，找出行之有效的經驗與做法。同時主動去適應工作上的強度問題，發揚不怕苦不怕累的愛崗敬業精神，擁有一個好的職業素養習慣。

三、加強檔案管理人員文化素質的教育

檔案管理人員對于檔案管理是具體工作的實施者，毫不夸張的說，檔案工作人員職業素質的高低、工作的認真與否直接影響這項工作的質量。而隨著現今社會的不斷進步，科學的飛速發展，檔案門類也在不斷地增加，新的規章制度陸續出臺。面對這些新的挑戰，檔案工作者只有加強自身的學習，努力進取，才能使自己不被淘汰。只有具備廣博的知識和豐富的經驗，才能更好地做好檔案管理工作。這也是檔案管理人員最起碼的職業素養，切不能出現“做一天和尚撞一天鐘”的事情發生。

四、加強檔案管理人員業務素質的教育

在規章制度日益完善的現代社會，許多方面的工作都有了比較明確的規章制度，正所謂“沒有規矩不成方圓”，特別是條框過多繁瑣的檔案管理工作，其工作必須要按照規定的原則和標準來進行。作為一名檔案管理人員如何掌握和理解好這些原則就成了現在最重要的問題，同時，這不僅是業務素質能力高低的具體表現，也是作為一名管理人員是否能做好這項工作的一個合格保證書。所以，對于一般的檔案管理者應當不定期的進行培訓，通過培訓，使得具備良好的業務素質，下面列出幾個方面：

分析問題的綜合能力。檔案本身在未進行分類時便顯得比較雜亂無章，而作為一名檔案管理人員首先要做的便是將檔案文件進行有效科學地分門別類，通過整理，使其成為高質量、容易查找的案卷。而這點，就需要管理人員本身具有很強的綜合分析問題的能力，這不僅包含了對檔案的了解層次，也從側面考驗了作為一名管理人員的文化水平素養。這里不是簡單的將檔案做一些處理，涉及的許多問題都需要管理人員自己慢慢甄別。從另一方面講，只有了解到檔案本身是何如形成的，才能有效地對文件之間的歷史聯系進行歸類。

管理人員本身有一定的文學功底。通常管理人員在對檔案整理分類時，需要根據檔案的不同進行標注，有的環節需要用文字來標注，舉一個例子，如卷目、標題等，要分別這些，對于管理人員來說要求具有很強綜述能力，不僅僅要求用詞的準確，同時表述要一目了然。不然雜亂無章的進行分類的話，不僅使得檔案使用起來麻煩無比，更是直接或者間接影響了檔案的使用，這點作為檔案管理人員理應引起重視。

不同技術的靈活操作能力。檔案工作看似簡單，但其整理工作是一項要求擁有良好的技術性的工作，不僅每一項工作有具體的操作指？耍？同時需要管理人員根據實際情況去掌握或者把控，把理論與實際結合以來，這樣才能把工作做得更加完善、更加出色。

簡單來說，國內檔案事業的崛起必定要先依靠檔案管理工作者整體工作能力的不斷提高。檔案管理人員只有不斷加強自身職業素養，才能適應當今信息社會對于檔案工作的需要。

簡單來說，檔案管理看似簡單卻繁瑣無比，而作為一名檔案管理人員工作能力高低好壞直接或者間接地影響著檔案資料的使用。在現今的信息時代，人們越發講究效率，只有將每一項工作做好，才是對工作最大的回報。作為一名檔案管理人員更是如此。