探析如何優化檔案管理效果

王麗娟

摘要：在目前的現狀下，檔案管理工作日益體現了重要性，各個行業也逐步認識到優化檔案管理模式具備的價值所在。進入新時期后，檔案管理工作以及信息化手段正在實現銜接與融合，因此在根源上轉變了管理檔案的流程與方式。檔案是人類文明發展到一定歷史階段的產物。隨著經濟發展速度的不斷提升和社會生活的迅速變化，檔案管理及其對社會的有效服務明顯滯后于社會發展，為此必須在充分了解檔案管理意義的基礎上，重視檔案管理工作，全面提升檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理工作;重要性;具體措施

檔案管理工作涵蓋了檔案歸類、檔案整理、檔案存放以及檔案調取等各項相關操作，因此有必要構建完整度較高的檔案資料系統。與此同時，關于當前施行的檔案管理各項工作也要體現便捷性，并且對于最根本的檔案安全予以保障。從當前現狀來看，作為負責管理檔案的機構與部門就要致力于探尋全新的檔案管理方式與管理手段，確保能夠達到最優化的檔案管理效果。

一、檔案管理工作的意義及作用

合理科學的對檔案進行管理，不但可以對企業或單位的業績給予衡量，還可以對企業或單位的管理水平給予衡量。由于檔案中所記錄的內容包括著發展過程的優秀成果，因此，檔案可以為日后企業或單位的發展提供最完全的準備資料，方便做出科學合理的分析，是制定發展方向最好的參考資料。隨著我國的全面發展與進步，檔案管理工作不僅在觀念上需要改變，在管理的方式上同樣需要改變，利用新的理念與方式從全面角度反映出現狀和成果。因為企業或單位的資源取向、模式、戰略，以及未來的發展都受檔案管理工作的影響，所以檔案管理工作為企業或單位取得市場競爭，全面發展有著重要的意義。

檔案管理工作主要有兩項重要的作用：其一，作為考察依據的作用。作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據，因此，檔案作為真實憑證而存在。例如：企業重要文件存檔、手稿、印信等;其二，作為參考的作用。由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據。同時，檔案的參考性和內容非常廣泛與豐富，任何地區或公司等都有自己的檔案管理工作室，所以，當所涉及的難題需要參考檔案的時候，只要到有關檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作等。

二、檔案管理工作具備的重要性

首先是妥善保留珍貴的單位檔案資料。從根本上來講，檔案本身構成了企事業單位自身擁有的珍貴資料與寶貴財產。這是由于，單位檔案以及個人檔案都承載著珍貴的資料與信息。在此前提下，單位關于目前現存的各類檔案資料就要做到妥善予以保留，確保有關人員能做到隨時調取并且查閱現有的檔案信息。從現狀來看，單位針對檔案管理已經能借助多種信息化手段。面對信息化趨勢，關于管理各類的檔案信息尤其需要關注信息安全，避免檔案信息受到竊取或者被篡改。

其次是理順檔案工作的基本流程。在負責管理檔案的專門工作人員看來，檔案管理本身具備繁瑣性的特征。這主要是由于，檔案管理本身包含了復雜度較高的操作流程與步驟。因此在目前實踐中，改進檔案管理就是要集中于理順現有的管理操作流程，借助信息手段來替代原有的人為管理操作。只有如此，檔案管理才能體現優良的實效性，在簡化流程的同時也符合了良好的檔案管理綜合效果。

第三是方便提取與調用檔案。檔案資料本身含有較多的關鍵信息，因此有必要允許相應個人或者相關組織依照特定權限來調取上述的檔案信息。具體針對調用某些檔案信息來講，關鍵在于設置查閱相關檔案的權限。在某些情形下，相關人員如果超出了既有的檔案查閱權限，那么不可隨便查閱檔案或者調用檔案信息，如此才能有效防控檔案丟失或者檔案信息遭受篡改的可能性，保障檔案信息安全。

三、有效開展檔案管理工作的舉措

從現狀來看，檔案管理工作應當側重于綜合性的檔案歸類、檔案信息搜集、檔案借用以及歸還、信息存檔以及檔案維護等。由此可見，檔案管理的流程本身具有復雜性。作為檔案管理的有關負責人員來講，其應當意識到自身具備的檔案管理職責所在。同時，作為上述的管理人員還要注重提升自身的綜合素養，確保能夠緊密結合檔案管理有關的各個操作流程。具體而言，目前針對檔案管理仍需關注如下的工作改進舉措：

（一）全面提升人員專業素養

截至目前，某些負責管理檔案資料的專業人員仍然欠缺應有的專業素養。在此情形下，上述人員通常很難切實遵照相應流程來施行檔案管理，以至于表現為混亂的檔案管理狀態。為了全面加以改進，有關部門在現階段就要致力于培育綜合素養較高的檔案管理人員，確保此類人員針對信息化手段能夠予以靈活適用。只有運用日常培訓的方式，檔案管理人員才能逐漸擁有優良的檔案管理專業素養。

（二）優化檔案管理的基本操作流程

檔案管理流程通常應當包含搜集各類檔案資料、整理并且歸納檔案資料、妥善保留檔案資料以及調取資料等。在目前看來，為了顯著簡化現有的檔案管理流程，則需更多引進全新的信息化手段。這是由于，建立于信息化手段之上的檔案管理流程具有更加顯著的實效性與便捷性，并且還能避免某些瑣碎與繁雜的檔案操作流程，進而提升了管理工作效率。

（三）保障檔案信息安全性

面對信息化的當前時期背景，關于檔案管理有必要更多注重于確保信息安全。檔案信息本身涵蓋了較多層面與領域，因此作為有關負責人員應當能夠借助相應手段來全面防控檔案信息遺失。具體針對查閱檔案資料來講，應當設置必要的檔案加密措施。相關人員在不具備特定權限的前提下，則不能夠隨便予以查閱。經過全方位的檔案加密處理，應當能在根源上消除檔案丟失的隱患。

經過綜合分析，可以得知檔案管理工作本身體現為繁雜與瑣碎的基本特征。但是不應忽視，檔案管理工作對于全過程的單位運行具有不可忽視的重要價值。截至目前，很多企事業單位都已逐漸意識到有序推行檔案管理對于提升單位工作效益的必要性，并且也在探求適合于管理本單位各類檔案的舉措。未來在實踐中，關于檔案管理仍然應當歸納其中的珍貴工作經驗，據此服務于檔案管理綜合效果的優化。