淺談檔案管理中的保密工作的重要性

高洪斌

摘要：檔案管理過程中，為了保障其合理利用，需要不斷加大宣傳力度、強化檔案管理工作人員安全意識、通過不斷完善工作制度，嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》，在做好檔案保密的同時，將檔案充分利用起來，充分發揮檔案服務社會、服務人民的宗旨。基于此，本文闡述了檔案管理的必要性，對檔案管理中的保密工作重要性及其策略進行了探討分析。

關鍵詞：檔案管理;必要性;保密工作;重要性;策略

一、檔案管理的必要性

檔案是真實的歷史寫照，它不僅僅用來研究歷史，更是通過研究歷史，掌握社會發展規律。也因為檔案涉及到軍事、政治、經濟等方面的秘密，使檔案工作日益受到國家、社會和廣大民眾的關注。檔案管理工作對國家各個部門的基礎性工作的落實與發展，具有深遠影響，在國家的各項工作中占據著不可撼動的重要地位。

二、檔案管理中的保密工作重要性

保密工作的重要，并不是始于今天，在我國古代就已有保密工作。據我國古代兵書《六韜》記載，早在西周時期已采取了“陰符”和“陰書”的方法來傳遞消息，以利保密。改革開放不斷深入，保密工作不僅十分重要，而且也是十分迫切的。由于工作需要，檔案人員知密時間早，知道內容多，知密程度深，因而在保密工作方面有著比其他部門工作人員更為直接和重要的責任，要認真貫徹“積極防范、突出重點，既確保國家秘密又便利各項工作的方針”，使保密工作更好地適應在新形勢下的各項管理工作。我國在2010年10月1日起實施《中華人民共和國保密法》，該法的出臺，讓檔案管理的保密工作變得有法可依，檔案管理工作者必須嚴格執法，才能在保守國家秘密與信息資源的合理利用中尋找有效的契合點。只有在檔案保密工作做好的前提下，才能夠使檔案信息的安全得到保障，檔案工作才能進行有效地開發和利用，才能更好地為國家、企業和單位提供良好的服務。

三、檔案管理中的保密工作策略

l.加強檔案信息化管理是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。做好檔案信息化管理，是當前檔案工作中的重中之重。首先，檔案信息化的收集、生成、整合、加工、集中歸檔、保管與利用等過程中均要有嚴格的規定，嚴格身份鑒別和權限使用登錄等措施。其次，依照檔案密級完善相應的數據庫。再者，對數據庫進行經常性的安全監測，防止病毒攻擊等等，保證數據庫安全。同時，做好數據庫備份工作，防止因意外情況的發生而損失原生檔案的事情發生，確保檔案信息數據的安全，另外，要了解國內外檔案數據庫的安全保障措施實施情況、技術升級及技術發展情況，及時吸收外來先進技術，同時開發自己的軟件，切實提高我國檔案管理數據庫的保密性。

2.確保絕密檔案的安全。絕密檔案有嚴格的政治性。首先絕密檔案不要和其他檔案放在一起，一定要有專門的地方，專門的場地;絕密檔案要在嚴格保密的基礎上保證檔案的完整與安全;制定嚴格的利用開放規章制度;由專人負責等。

3.嚴格挑選涉密檔案人員，嚴格涉密檔案人員的管理與職責。涉密檔案管理人員要有政治覺悟性，良好的工作態度，并且業務能力一定要過硬，因為這類人員一般知密早、涉密深。優質的人才隊伍是保障檔案保密工作保質保量順利開展的關鍵。首先，從思想上要有高度的保密意識，敏銳的思維，嚴謹的工作作風和扎實的工作態度，應把保守檔案秘密作為一項神圣工作;應熟練掌握《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》，任何時候牢記安全第一;嚴格執行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》;嚴格遵守檔案涉密的管理與職責;經常對員工開展檔案保密教育，是增強廣大干部職工保密法制觀念的重要途徑。

4.做好涉密檔案變化的及時處理。隨著時間和檔案利用，檔案的密級也隨之調整，這樣就需要做好檔案的升密、降密、解密工作。根據不同的密級采取不同的管理措施，對于需要升密的檔案要加強保密工作，對于需要降密的檔案要繼續控制使用范圍，對于解密的檔案要公開檔案進行管理和開放利用。

5.做好檔案開放中的保密工作。檔案只有利用才能充分體現其價值，應用健全的管理制度來開放檔案管理工作體現檔案的價值之一;在檔案開放前有效鑒定其開放程度是檔案服務社會、服務人民體現的價值之二;檔案管理人員的高素質和認真熱情的工作作風是檔案開放與保密工作體現的價值之三。

6.做好檔案利用中的監督工作。檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發現并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為。具體可以從以下幾方面實施：（1）制度建設。檔案利用規章制度分為閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。（2）隊伍建設。檔案管理人員必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業;二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規;三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。（3）監督措施。在檔案利用中，檔案工作人員要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機。對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒;二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

四、結束語

綜上所述，檔案管理中的保密工作關系到保護黨和民族利益以及保障國家安全的大事。并且為適應新時期、新形勢和新發展的需要，檔案工作必須盡快轉變觀念、改變管理方式、方法，在檔案管理全面信息化的工作中，從規范檔案保密管理體制、全面開展檔案保密法制化教育工作、嚴格管控涉密檔案、健全涉密檔案人員管理出發，從而保證檔案保密工作的順利開展。

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