民辦高校人事檔案管理的現狀與建議

朱興榮

摘要：民辦高校不具備人事檔案管理權，只能委托當地人力資源公共服務機構進行存檔工作、從業人員構成復雜、教職工流動性大等特征。針對這些問題，民辦高校采取了不同的對策進行改進，為檔案的科學管理打好堅實基礎。

關鍵詞：民辦高校；人事檔案；檔案管理；問題與建議

自上世紀90年代以來，我國民辦教育得到長足發展，民辦高校與公辦高校相輔相成，成為社會主義教育的一個有機組成部分，一起為社會主義教育事業做出積極的貢獻。但要實現可持續發展必須做好檔案管理工作。因此，在當前要對民辦高校的人事檔案管理進行針對性的分析，并提出相應的改進措施與方法。

一.當前民辦高校人事檔案管理的現狀

（一）人事檔案委托存檔在所管轄的人力資源公共服務機構。

民辦高校不具備人事檔案管理權，只能委托當地人力資源公共服務機構進行代管檔案工作。然而民辦高校是一個知識分子的聚集地方，每年都有大批的本科生、碩士博士畢業生到校任教。年輕教師年年都有大量科研材料、職稱評定材料、專業進修、學歷提升、年度考核等反映老師個人德、能、勤、績的檔案形成。民辦高校又是人事檔案的高產區，按照國家人事檔案管理規定，必須將形成的檔案材料及時歸入個人檔案。由于民辦高校的人事檔案委托在當地的人力資源公共服務機構進行存檔，民辦高校很難做到隨時歸檔，隨時調檔。

（二）從業人員構成復雜

民辦學校都是來源主要有三部分：專職教師、退休教師、兼職教師。專職教師是指與本單位簽訂勞動合同，且專職從事本校教學研究活動的群體。退休教師是指從公辦高校退休的教授聘任到民辦高校擔任專業帶頭人或從事教學工作。兼職教師是指從社會和其他高校聘請的中青年骨干教師擔任兼職教師。

（三）職工的流動性較大

與公辦學校相比，民辦高校教師隊伍多元化，師資隊伍不穩定。民辦學校接受的社會保障要少得多，感到晚年的生活無保障，缺乏歸屬感和安全感。大多數民辦學校教師仍在努力考編制內的單位。很多年輕輕都是只是以民辦學校為一個跳板，一旦有合適就會選擇離職。雖然我國《民辦教育促進法》及其《實施條例》對民辦學校都是管理問題作了一些規定，但是在實際工資中，這些政策執行是不力的，教師普遍感到自身權利得不到保障，后顧之憂得不到解決。因無人事編制，檔案一般是拿在自己手里，不愿交予單位保存管理。

二、解決當前民辦高校人事檔案管理問題的有效措施

（一）建立完善的檔案管理體系，認真做好人事檔案管理

檔案工作是學校工作的重要組成部分，是做好學校管理工作的基礎，是衡量學校管理水平的重要標志。民辦高校的領導應將檔案工作應納入學校工作計劃和發展規劃，納入領導工作的議事日程。在崗位設置、人員編制、經費預算、庫房設施等方面給予必要支持和保證。

學校在國家現有政策規定下，發揮自身的人才聚集優勢，加強檔案的領導和管理，挑選具有專業技術知識、又有責任感的教師專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作。實行檔案“四同步”管理，在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作和人事檔案的歸檔。

（二）建立健全的人事檔案管理規章制度

依據中組部、國家勞動人事部的規定要求，制定行之有效的管理辦法和建立科學的管理制度。如制定適合于本學校的人事檔案管理辦法、歸檔范圍、考核制度、保密制度、借閱制度。確保民辦高校的人事檔案管理，有法可依，有章可循，實現人事檔案規范化管理。從檔案收集、鑒定、歸檔、到移交檔案室實行統一管理，防止人事檔案丟失。由于人事檔案的收集歸檔涉及每個教職工，要比文書檔案的歸檔程序復雜。歸檔范圍不明確、歸檔職責不清、材料移交不及時、檔案內容收集不全、整理不規范，都會影響到人事檔案的齊全率、完整率和準確率。即使有材料歸檔，也達不到國家人事檔案的歸檔要求。歸檔的材料信息錯誤百出，影響到日后使用的真實性和有效性。因此建立健全人事檔案管理規章制度，人人遵章守法，層層把關檢查，才可確保檔案的規范化管理。

（三）建立人事檔案管理考核激勵機制

隨著社會科學技術的進步和不斷發展，民辦高校的師資隊伍學歷層次、專業技能、科研水平也不斷提高，每年有大量的高學歷、高層次的專業人才進入民辦高校任教。從而構成了學校教職工人事檔案內容豐富多彩、材料數量逐年增加。而且人事檔案屬于永久保存范圍，伴隨人的一生。因而學校的人事管理、辦公室及用人部門應將教職工在不同階段、不同時期形成的檔案應隨時向檔案館移交。為全面系統做好民辦高校人事檔案管理工作，上級主管檔案部門及學校人力資源部應將人事檔案工作納入本單位績效考核中，公平公正科學地評價檔案管理部門的工作業績，并且規定對每份歸檔材料進行審核鑒定，確保歸檔的檔案的質量和歸檔數據的規范完整。將人事檔案管理納入工作人員的崗位職責和分管領導的目標考核依法管理，使之檔案管理逐步變成自覺的行動。

（四）加強人事檔案計算機信息化建設和檔案全文數字化管理

檔案管理手段滯后、信息化水平不高，是制約人事檔案工作發展重要因素之一。很多學校的人事檔案管理多年來還處于手工操作階段，無歸檔文件目錄、檔案不分類、不編號、也不裝訂，直接放在袋子里。查找檔案憑經驗、憑記憶。針對這一問題，學校要加大對檔案工作的投入、包括計算機硬件設備和計算機檔案管理軟件以及檔案人員的業務知識擴展的培訓。隨著信息化社會的發展，現國家檔案部門已提出檔案信息化、數字化管理是檔案事業發展的必要條件。各級政府部門、企事業單位已在人事檔案整理規范的基礎上，實行全文數字化掃描，大大提高了檔案管理科學性、安全性、保密性和有效利用。民辦高校要加大對檔案信息的開發與利用，采用現代計算機及網絡技術管理檔案，購置必要的現代化設備逐步實現學校檔案網絡化、信息化、數字化管理。

（五）加強院校之間檔案人員的業務學習與交流，不斷提高檔案管理的業務水平和工作能力

加強人事檔案隊伍的建設，定期或不定期開展檔案業務培訓指導。采取政府與民間社會學術團體相結合的模式，舉辦多種形式培訓檔案業務培訓班、召開檔案學術研討會或經驗交流會，參觀學習。加強院校之間檔案人員的業務學習與交流。

總之，規范管理教職工人事檔案，對民辦高校校的發展和管理有著重要意義。領導干部和管理人員的觀念必須與時俱進，打破傳統觀念和管理模式，提高服務質量，實現人事檔案管理的效益最大化，為社會經濟建設的人才需求服務。

參考文獻：

[1]中華人民共和國民辦教育促進法[2].2002，12

[2]《檔案學概論》，中國人民大學出版社 吳寶康