現代信息技術下的高校檔案管理建設創新與策略

常春玲

摘 要：目前擺在高校檔案管理者面前的考驗是，如何使高校檔案管理工作與信息技術有機結合，從而解決檔案管理工作效率低下的問題。不僅如此許多的問題也隱藏在高校檔案管理工作建設中。比如對于制定管理機制和人才培養策略的導向，同樣關乎管理模式運營、檔案資料存儲、查詢服務質量、管理人員素質提升和促進檔案信息資源建設的重大決策。

關鍵詞：現代信息技術; 檔案管理;創新與策略

隨著時代的變遷，高校教育的重要地位與日俱增，國內的教育體制和教育觀念都在改變，進而促進教育事業蓬勃發展。與此同時也對高校檔案管理工作的更新推進提出了要求。明確了檔案管理工作融入信息化技術的策略，為了應對信息化時代，各個群體對于資料信息的大量需求，與高質量查閱服務的客觀事實。但新的技術與舊的管理模式之間的融合也需要不斷地探索和發掘。

一、現代信息技術對高校檔案管理建設的意義

對于現代信息技術的發展水平，已經研發出了更加高效的智能化程序運營模塊與信息網絡化共享技術。在以往高校的檔案管理中，往往對于大批量不同類型的檔案信息會存在存儲問題，而信息技術的存在可以依賴網絡服務器的形式進行擴充儲存量，并且高?？梢越M織團隊，建立本校的數據庫，對信息進行匯總錄入與分類存儲，以便達到更加高效的利用存儲空間。不僅如此，利用計算機錄入信息，會省去以往大批量手工錄入信息時，效率過慢而導致的信息不能實時跟進，從而失去信息的時效性。除此之外，利用信息技術建立的數據庫，在查詢信息時，可以更加精準與快捷。在數據進行匯總錄入之后，學?？梢岳眯畔⒓夹g來生成對應檔案的數據化報表，可以實現對檔案的科學化分析與調查。對于高校檔案中提升資料的豐富性與整體性，管理人員可以利用信息技術對于資料進行匯編與整理。與此同時，運用信息技術建立校園局域網，將檔案數據進行同步，對學生及老師建立個人賬號，設置相應權限，以便瀏覽相關信息及資料。這樣整合檔案數據的完備性，可以完成綜合利用共享數據資源并提升檔案管理工作的效率。最重要的是，隨著計算機技術的普及以及信息化時代的快速發展，我國無論是從經濟發展，還是教育民生上都取得了很高的成效，這些成果的探索經驗是非常寶貴的資源，況且以后的發展道路是不能止步與此的。檔案信息的存儲正好給了探索者一個借鑒經驗與積累成果的媒介。并且檔案資料通過信息化技術產生的數據分析，也可以體現總體框架路線的得失。那么使檔案管理走上信息化道路的導向已經是時代潮流的必經之路，具有很重要的發展意義。

二、淺述高校檔案管理與建設中的問題

目前對于沒有升級檔案管理模式的學校來說，依然依賴手工的分類整理。這與目前的信息技術發展情況來說是顯得格格不入的。信息技術的成果，早已惠及了人們生活的各個方面。光依賴傳統的人工管理模式，必然的存在一些不可避免的漏洞與疏忽，從而導致檔案信息的錯錄與丟失。就目前各高校的檔案錄入與管理的流程中，檔案的錄入過程過于繁雜，操手人員過多，管理機制不夠嚴密謹慎，這往往會降低部分機密文件的保密性。因為流程的繁瑣復雜，導致文件的積累，不能對文檔進行保存更新，這就導致了讀者查閱時的不便。從安全的角度來講，從檔案的信息儲存與傳輸過程中利用信息技術可以避免外圍運輸所帶來的安全隱患。利用網絡化信息技術來傳輸檔案資料，與以往交通人為運輸比較，有速度快，預算低的優勢。但因為網絡的開放性較強，對安全管理尺度的把控，多了很多不確定因素。

例如：對于高校的信息管理系統，網絡安全防火墻的級別低，存在許多的漏洞，網絡黑客可能會利用這些系統的薄弱點，來攻擊檔案信息管理系統，從而竊取一些信息，如學者論文以及學校的學術資料，從而導致資源的流失以及學者的損失。不僅如此，網絡攻擊者還可以利用這些漏洞，來篡改檔案資料，影響檔案的真實性。同時信息管理系統的運行需要軟件與硬件的互相配合，但目前并不是所有高校的硬件設備與軟件都能滿足實際情況的運營條件。所以設備的落后，也會降低高校檔案管理的效率。不僅如此，在后期維護與運營中，相關設備的人員運行預算，與設備升級改造，在不同時期與不同任務中，都要對設備進行調控，這都是一個需要清晰管理條例的工作。這樣才能對建設中的問題，進行一個系統化的把控，作為不斷改進的前提方案。

三、網絡信息技術下高校檔案管理建設的策略。

1.新技術時代下的服務模式

在探索高效的檔案管理模式過程中，要使信息技術與檔案管理機制進行有機結合，將開放新、豐富性、便利性這些信息化技術的優勢充分的利用到革新的高校檔案管理工作模式中。在信息化技術的幫助下，以往人工管理模式時，存在的手續繁瑣，效率低下而使得用戶在查詢檔案信息時感到的不便都會一去不復返。而且利用網絡信息技術，使得高?？梢酝ㄟ^這個渠道來借鑒國內外高校管理的先進經驗，引用網絡查詢平臺，賬號實名制度等高效的管理案例，既可以使得用戶的檔案信息得到保護，也能夠提升用戶查詢資料時的精確性，提高運營效率。減少查閱時的流程，節省時間，和增強檔案管理的系統化與條理性。

2.建立與完善的檔案管理機制。

完善檔案管理的機制運營與劃分清晰明了的部門職責分工，對提升高校檔案管理效率都起到至關重要的作用。其次要健全相關檔案管理工作的其他部門，使其檔案管理工作穩中有序的進行。但想要對檔案管理機制進行查漏補缺，首當其沖的是要重新編纂檔案管理機制條例，明確工作責任制，使得每個管理者各司其職，明確目標，從而優化人才資源的利用。其次要針對性的對于調動管理者的工作積極性，進行獎懲機制制定，對于工作熱情高漲，積極進取的管理者，要給予相應的褒獎。但對于那些忙里偷閑，三天打魚兩天曬網，三分鐘熱度的管理者，可以對其作出警告，再犯者辭退以來示眾，明確檔案管理機制的公正無私，獎懲分明。然后高校自身也要積極與其他高校形成工作合作，并且要積極促進檔案信息資源的共享，避免發生公共資源的空滯。

3.提升檔案管理者的綜合素質與技術

充分的引進與吸引先進人才，是提升高校檔案管理效率的長久之計。對于管理者的資格審查也要制定相應標準，選拔那些有豐富的檔案管理經驗與能夠熟練運用計算機操作的復合型人才。在此之外，這類的人才也要進行系統的培訓，使他們具備對信息數據分析和整理的能力，最重要的是要有對檔案資料的保密意識。逐步建立起一流的人才資源庫，同時高校可以根據學校的資金和實力，來引進國際優秀的檔案學者，在學校開設相關的學術專業。也適當的對在職檔案管理組織人員進行交流學習，多舉辦高校之間的培訓合作，有利于促進檔案管理人才的技術交流。使得檔案管理工作的效率與模式不斷優化，進而達到一定的先進水平，打造高校檔案管理的先行優秀模范。促進檔案管理技術大體進入一個不斷升級改造的道路。

4.檔案管理服務的精準化

在檔案管理中，不同的檔案資料類型，所需要進行的資源分配與管理性質也不同。對于一些內部含有機密性質的特殊檔案資料和普通的學術檔案，學校要依據老師和學生不同群體之間的實際需求進行有針對性的設定管理服務條例。與此同時要認識到高校檔案是改進學生培養工作及大學生社會聲譽的依據與根據。因此也要關注學生成長檔案的管理工作進程。教師在教學研究方面的資源調度都是有高校教研檔案系統服務。所以高校中的檔案服務重點應當給予更多資金去建設和完善檔案基礎數據庫，并且積極做好個性化檔案服務數據庫，從而提供優質且高效的信息查閱服務。

例如：對于研究生與本科生的需求就是要做好有關碩士、博士與本科論文的查閱服務，從而使得他們在學業上的研究可以更加便捷與高效。但對于其他人群的查閱需求，就要做好續集檔案的整理工作，實名制登錄查閱，既充分利用資源又保護了資料的儲存。

5.加快檔案的共享流程建設

時代的快速發展，使得信息技術突飛猛進，高校應該結合當下社會實情與自身師資力量，使得檔案數據庫的資源更加豐富。同時為社會相關機構以及大學生查詢資料提供更加完備的服務。推動數據共享流程的建設，需要學校加大對相關項目資金的投入，使其技術可以得到新的升級改造，同時穩固物質資源的供給。但是在加速檔案共享流程建設過程中，要明確的掌控信息共享的權限，使得資源在給定時間和一定范圍內利用局域網傳播，避免檔案資源的流失導致資料的時效性與價值貶低。其次要逐步的將以往的紙質檔案錄入為電子信息檔案，這樣不僅節約了儲存的成本，也使得資料共享時的便捷性。

四、結束語

高校檔案管理相比于其他領域的檔案管理，高校的管理工作有其明顯的特殊性。首先在服務群體中，高校的目標群體主要為教師與學生，比較有針對性。其次對于儲存的檔案資料屬性上，多為學籍檔案、學術論文，教育科研資料和小部分的校史記錄。雖然多為文字檔案，但價值性很強，需要做的信息安全工作很重要。若只依賴人工管理，工作量大，嚴密性差，并且檔案管理流程負載很大，會導致工作效率低下。因此，采用信息化技術管理與人工管理的有機結合的新模式，可以帶來很大的改良，不僅提升了檔案管理的效率，也節省和節約了資金與時間，還可以為服務群體提供更加快捷的服務。所以現在的高校管理者應當重視這個問題，并加以改變傳統的管理理念，加快檔案管理信息化建設的任務與策略。

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