淺談新時(shí)期如何做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

余永強(qiáng)

摘 要：檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案行政管理部門的重要職責(zé)，也是依法行政的基本任務(wù)，做好檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和服務(wù)工作是檔案行政管理部門最基本的工作要求。隨著信息化的發(fā)展，高科技管理技術(shù)逐漸應(yīng)用于檔案儲(chǔ)存、收集、匯總等方面，在很大程度上提升了我國檔案管理的水平。本文基于新時(shí)期的時(shí)代特點(diǎn)，從人員、技術(shù)等幾個(gè)方面對(duì)新時(shí)期做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)；改革建議

近年來，隨著多媒體技術(shù)的發(fā)展，我國檔案工作從內(nèi)容、領(lǐng)域、技術(shù)等方面都發(fā)生了巨大的變化，信息化管理模式成為主體。《檔案法》規(guī)定：縣級(jí)以上的各級(jí)地方政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)的檔案事業(yè)，并對(duì)本區(qū)內(nèi)的行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。因此，在新時(shí)期，我們需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的重視，提升檔案業(yè)務(wù)水平。

一、現(xiàn)階段檔案指導(dǎo)工作中存在的問題

第一，檔案管理人員素質(zhì)低下。在我國，對(duì)于基本的檔案管理人員的職業(yè)建設(shè)具有相對(duì)的滯后性，并且對(duì)現(xiàn)有的檔案人員缺乏必要的培訓(xùn)，這使得很多的從事檔案工作的人員缺乏一定的專業(yè)性，這就造成了在傳統(tǒng)的文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案，還是業(yè)務(wù)檔案方面，都存在著指導(dǎo)不到位的問題；

第二，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式的領(lǐng)域需求無法得到滿足。隨著檔案管理工作逐漸向信息化過度，檔案部門指導(dǎo)的范圍隨之逐漸呈現(xiàn)出大范圍的拓展，比如，小范圍單一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍已經(jīng)擴(kuò)大到了社區(qū)、農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)、就業(yè)培訓(xùn)等多個(gè)領(lǐng)域，因此，現(xiàn)存的傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在數(shù)量比例上就已經(jīng)無法滿足實(shí)際需求，且，對(duì)于相關(guān)的人員培養(yǎng)和招募在短期內(nèi)無法實(shí)現(xiàn)，這在很大程度上影響了檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的效率；

第三，技術(shù)化水平較低。檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了技術(shù)化和科學(xué)化，而我們的業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法還并不完善，相對(duì)滯后。檔案指導(dǎo)人員必須對(duì)現(xiàn)代化的辦公軟件進(jìn)行熟練的操作和一定程度的理解，要熟悉計(jì)算機(jī)軟件的管理系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化的原理，并精通電子檔案的特征，才能對(duì)各單位和部門實(shí)現(xiàn)良好的指導(dǎo)。

二、做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)重視，建立完善檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)規(guī)范

當(dāng)前在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)過程中的問題，有一部分是重視程度不夠所引起的。針對(duì)這一情況，積極聯(lián)合宣傳部門和培訓(xùn)教育機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案管理在本單位和社會(huì)中的歷史意義和現(xiàn)實(shí)需求進(jìn)行宣導(dǎo)，增強(qiáng)檔案管理人員的工作意識(shí)和責(zé)任感，幫助立檔單位了解國家相關(guān)法律和地方法規(guī)對(duì)檔案管理在管理硬件和軟件上的要求，促進(jìn)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視與規(guī)劃，并納入有關(guān)人員的崗位職責(zé)。提升檔案工作人員職業(yè)素養(yǎng)，督促立檔單位從國家發(fā)展的實(shí)際需求出發(fā)，建立健全相關(guān)的機(jī)構(gòu)和組織，制定完善策各項(xiàng)工作的業(yè)務(wù)規(guī)范，使得檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作做到有規(guī)可循，實(shí)現(xiàn)檔案管理統(tǒng)一制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）創(chuàng)新檔案工作思路

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力。創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識(shí)，有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，也只有如此才能有創(chuàng)新動(dòng)力。檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新，就要改變既無動(dòng)力，又無目標(biāo)的狀況，努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。只有日日思變、天天求新，堅(jiān)持貼近社會(huì)，貼近群眾，貼近現(xiàn)實(shí)，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場(chǎng)、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會(huì)上“熱”起來。

（三）提高人員素質(zhì)，推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)工作的專業(yè)化

我國正在建設(shè)服務(wù)型政府，從本質(zhì)上來說，檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)也是一種服務(wù)，專門為檔案管理工作提供專業(yè)的知識(shí)和技能方面的指導(dǎo)服務(wù)。在人員素質(zhì)方面，我們先要提高我們的服務(wù)意識(shí)，深入了解自己的工作本質(zhì)，積極進(jìn)行專業(yè)技能的提高，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高法制政策水平和專業(yè)水準(zhǔn)。隨著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)日新月異，科技水平不斷提高，新事物、新方法、新領(lǐng)域不斷產(chǎn)生，針對(duì)這些情況，需要加強(qiáng)自身建設(shè)，不斷在知識(shí)儲(chǔ)備、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)技能上加強(qiáng)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行專業(yè)性的管理。例如：針對(duì)各基層單位性質(zhì)不同，在指導(dǎo)工作中也應(yīng)該抓住重點(diǎn)，如對(duì)于城建部門指導(dǎo)應(yīng)重點(diǎn)放在基建檔案上，宣傳部門重點(diǎn)應(yīng)放在照片和音像檔案上。

（四）推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)職能轉(zhuǎn)變

1.強(qiáng)化服務(wù)職能

檔案工作人員要樹立高度服務(wù)意識(shí)，站在全方位服務(wù)的高度位置上，對(duì)檔案的來源、使用、保管進(jìn)行調(diào)查研究，加強(qiáng)信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對(duì)用戶要起到參謀和咨詢作用。

2.強(qiáng)化綜合協(xié)調(diào)職能

綜合協(xié)調(diào)就是檔案工作者把檔案合理有序地滿足每個(gè)用戶的需要，提高檔案的利用率。在實(shí)際工作中，協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，積極主動(dòng)地為用戶服務(wù)，做到不推、不擋，合理快捷地安排好用戶對(duì)檔案的利用。

3.提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平

檔案工作者業(yè)務(wù)水平的高低，直接影響著檔案的利用效果，檔案工作者必須努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，提高服務(wù)本領(lǐng)。每個(gè)檔案工作者都要成為多面手，而且業(yè)務(wù)技術(shù)要精，這樣才能擴(kuò)展服務(wù)面，提高服務(wù)質(zhì)量。

4.強(qiáng)化聯(lián)絡(luò)職能

檔案是一種信息資源，一經(jīng)利用，將轉(zhuǎn)化為巨大的精神財(cái)富和物質(zhì)財(cái)富，因此，檔案工作者應(yīng)走出辦公室，進(jìn)入社會(huì)，進(jìn)入市場(chǎng)，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，了解社會(huì)和市場(chǎng)需檔情況，主動(dòng)地為用戶服務(wù)。變過去用戶走進(jìn)檔案室借用，為主動(dòng)服務(wù)上門，不斷提高檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的作用。

結(jié)束語

路漫漫其修遠(yuǎn)兮，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作任重而道遠(yuǎn)。新時(shí)期，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，不但需要業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員熟悉檔案方針、政策及業(yè)務(wù)知識(shí)，還要有高度的社會(huì)任心，檔案工作人員要更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，自覺提升自身能力，大膽創(chuàng)新，不斷探索，使檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作在檔案管理工作中發(fā)揮自身更大的作用。

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