淺談檔案管理存在的問題及解決對(duì)策

武俊美

摘 要：自改革開放以來，各大企業(yè)為了能夠更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷加強(qiáng)自身的檔案管理工作，做到有效推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的效益和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管理;存在問題;解決對(duì)策

引言

當(dāng)前市場競爭壓力不斷擴(kuò)大，企業(yè)要想脫穎而出，還應(yīng)當(dāng)提升企業(yè)內(nèi)部的管理能力。檔案管理工作是企業(yè)內(nèi)部管理的核心內(nèi)容，它實(shí)現(xiàn)了人力的合理配置，是企業(yè)人力資源部門的主要工作內(nèi)容，只有企業(yè)內(nèi)部配備高質(zhì)量人才，管理機(jī)制不斷完善，企業(yè)本身才能發(fā)展壯大。因此，企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)更新自身觀念，帶動(dòng)企業(yè)人力資源管理部門與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合當(dāng)下新型的信息化技術(shù)，構(gòu)建新型的檔案管理模式，為企業(yè)的發(fā)展助力。

1 做好新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理的重要意義

檔案管理作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，企業(yè)檔案管理應(yīng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，是一種基礎(chǔ)性信息資源，這對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非比尋常的意義，對(duì)企業(yè)管理等各方面也有著非常重要的作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)，檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)化管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不影響企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的作用。

2 企業(yè)檔案管理的問題分析

2.1 檔案管理制度體系不健全

目前一些企業(yè)檔案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所擁有的檔案資源，問題就出在其檔案管理制度體系不完善、不健全。一些企業(yè)制定的規(guī)章制度和責(zé)任體系十分不完善，在檔案的保存和使用、鑒定和移交等方面的制度均存在較大的漏洞。一些大中型企業(yè)雖然具有完善的檔案管理制度，但在檔案管理工作中不能很好地按要求執(zhí)行和落實(shí)，究其根本原因，是不重視企業(yè)的檔案管理工作，負(fù)責(zé)人不了解檔案管理的重要性，忽視檔案管理制度和制度的實(shí)施。此種問題輕則導(dǎo)致企業(yè)檔案混亂而無利用價(jià)值，重則因重要檔案的遺失而導(dǎo)致企業(yè)損失。

2.2 檔案管理工作人員素質(zhì)不高

據(jù)有關(guān)資料記載，大多企業(yè)檔案管理工作人員為兼職，特別是一些企業(yè)沒有把檔案崗位人員的選配、培養(yǎng)重視起來，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理、檔案工作軟件運(yùn)行等專業(yè)人員少之又少。新形勢(shì)下的企業(yè)檔案內(nèi)容較前豐富了、資料載體形態(tài)拓展了，但現(xiàn)崗的檔案管理工作人員思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、多媒體技術(shù)掌握、日常管理辦法、業(yè)務(wù)工作能力等元素都未與時(shí)俱進(jìn)。

2.3 管理方法相對(duì)陳舊

信息化飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，大量的電子信息也需要作為檔案進(jìn)行存檔，海量的檔案可以依托信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效的管理。但是在企業(yè)的檔案管理工作中，很大程度上依舊是陳舊的管理方式，單憑人工去記錄檔案信息，然后通過人工查閱檔案統(tǒng)計(jì)冊(cè)的方式進(jìn)行管理，卷宗的日常管理也不夠完善，這就導(dǎo)致許多檔案得不到有效的利用和妥善的保存。

3 企業(yè)檔案管理工作完善對(duì)策

3.1 建立數(shù)據(jù)化檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前我國企業(yè)并沒有建立專門的信息化檔案管理系統(tǒng)，這是制約企業(yè)人力資源管理水平提升的重要因素之一。人力資源管理部門是企業(yè)的基礎(chǔ)管理部門，但是當(dāng)前部分企業(yè)對(duì)于人力資源管理中的檔案管理工作的重視程度不夠，只是單純地過于注重企業(yè)發(fā)展過程中獲取的經(jīng)濟(jì)利潤，沒有投入豐富的資源結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理工作。因此，應(yīng)當(dāng)做好檔案管理數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的擴(kuò)充工作，擴(kuò)大數(shù)據(jù)檢索的范圍，不斷豐富內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息。在建立檔案信息庫之前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)員工的實(shí)際情況做好調(diào)查工作，如企業(yè)的員工人數(shù)、學(xué)歷水平、工作時(shí)間、職稱級(jí)別、技能證書等，做好檔案的收集工作，方便進(jìn)行信息的錄入。其次，及時(shí)掌握企業(yè)人員信息變動(dòng)情況，應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行及時(shí)的更新，保證檔案的數(shù)據(jù)庫信息與企業(yè)的發(fā)展情況具有一致性，為信息的查詢提供準(zhǔn)確性。

3.2 制定合理的檔案管理制度

由于數(shù)據(jù)化技術(shù)是新興的技術(shù)手段，因此目前傳統(tǒng)的檔案制度難以應(yīng)對(duì)當(dāng)下的需求，應(yīng)當(dāng)跟隨新技術(shù)的出現(xiàn)而不斷地完善，制定出更加合理的檔案管理制度，將具體的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，帶動(dòng)員工水平的不斷提高。企業(yè)應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的責(zé)任意識(shí)，除了注重企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益之外，更應(yīng)當(dāng)注重企業(yè)內(nèi)部的管理，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，為檔案管理工作注入新的活力。只有領(lǐng)導(dǎo)者重視檔案管理工作，相關(guān)工作人員才會(huì)從根本上提升自身的責(zé)任意識(shí)，避免在工作過程中出現(xiàn)消極懈怠的情況。完善檔案管理制度，將應(yīng)當(dāng)收集什么信息、收集方式、管理部門的主要職責(zé)等明示，保證企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作正規(guī)化。

3.3 提升工作人員水平

檔案管理人員的工作水平直接決定了檔案管理工作的質(zhì)量。當(dāng)前我國檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)落后，亟需解決。企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)內(nèi)部檔案管理工作者進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，使其掌握新的檔案管理技術(shù)，同時(shí)加大計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，加快檔案管理信息庫的建設(shè)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重招攬相關(guān)方面的人才，使檔案管理工作專業(yè)化。同時(shí)，規(guī)范檔案管理工作者的工作行為。企業(yè)當(dāng)前人才流動(dòng)率大，導(dǎo)致了崗位經(jīng)常有變更的情況出現(xiàn)，因此在檔案管理工作者出現(xiàn)崗位變動(dòng)時(shí)，一定要做好資料的交接工作，避免檔案的丟失。

3.4 發(fā)揮信息化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)也在飛速發(fā)展，企業(yè)可以將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中去，不僅可以提高檔案管理工作的效率，還可以增加檔案管理資料在社會(huì)上的影響力。而且在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)還可以為企業(yè)的檔案管理提供更全面的管理模式，從而推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理工作中仍然存在很多問題，因此就需要企業(yè)不斷地加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)和管理意識(shí)，完善檔案管理制度，建立科學(xué)化的管理體系，并充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢(shì)，這樣才能提高企業(yè)的管理水平，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

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