大數據視角下高校電子檔案的創新性研究

李嬌

摘 要：本文從大數據視角下對高校的電子檔案管理工作進行研究。網絡的迅猛發展，信息技術的不斷變革，高校檔案工作的傳統做法必須應時代之變、社會之需而創新。先是闡明高校電子檔案的發展現狀，后針對高校電子檔案管理實際情況提出問題，繼而基于大數據視角下提出創新性、建設性的改進意見。以此推動高校電子檔案工作的進一步發展。

關鍵詞：大數據;高校;電子檔案;高校檔案

高校電子檔案是運用現代科技手段將檔案信息電子化的產物，檔案信息資源的網絡化、現代化及數據化成為未來信息管理的主流趨勢。高校檔案信息化工作的推行解放了傳統紙質檔案所帶來的諸多不便，從根本上切實提升了工作效率，節省了不必要的人力和物力等。高校電子檔案在管理上的高效、準確快速不言而喻，它在存儲空間、查閱便捷及資源共享上更是有著天然的優勢。隨著現代科技的發展，多媒體、影像處理等技術應用于高校檔案工作中，使得高校檔案工作在促進教學、科研及行政等工作中發揮重要作用。

一、當前高校電子檔案工作的發展現狀

1.高校檔案電子化管理已是大勢所趨

現代科學技術逐漸被各個高校應用至電子檔案管理之中，對海量龐雜的電子數據、信息進行網絡化與信息化管理，搭建現代化檔案人才隊伍，促使高校電子檔案管理工作高效化與科學化，從根本上提升行政辦公效率。與此同時，國家層面從檔案事業十三五規劃到教育電子化工作建設，都是大力支持高校突破以往傳統檔案工作方式與模式，創新工作形式、解放思想意識。從多地具體實踐來看，電子檔案切實提升行政效率，改善用戶體驗度與滿意度。高校檔案電子化管理已是大勢所趨。

2.電子檔案管理體系有待加強

大多數高校電子檔案管理制度規范化、體系化建設上有所欠缺，檔案人員業務素質有待提升是表現在內外兩個方面的問題。在電子檔案存儲性、安全性上缺乏技術監管，電子檔案的真實可靠性上缺少相關技術的保障，這些都是電子檔案管理體系需要完善的地方。電子檔案信息的泄漏與流失是當前國內乃至國際上普遍存在的問題，不僅是學校自身信息資源管控問題，更是上升至國家安全方面的問題。合理、科學的管理體系，是切實從根本上杜絕電子檔案信息安全問題的發生。

二、高校電子檔案管理工作中存在的問題點

1.缺乏檔案管理大局意識

在高校檔案工作由傳統方式向電子管理過渡階段，多數高校對于檔案管理工作不甚重視，對頒布執行的各項檔案規章辦法未及時高效實施到位，也就造成了一時慢、步步慢的檔案管理現狀。學校中負責電子檔案管理的專職工作者自身更是缺乏檔案意識，對于檔案產生、收集分類、鑒定、利用、以及移交等都不能很好的按要求來實施管理，使本身服務學校自身發展的工具變成限制發展的包袱。由此可見，高校在電子檔案管理工作上一方面要加強校方在執行各類檔案規章制度辦法時要堅決到位、不打折扣，有大局意識、頂層設計意識;另一方面要提升檔案專兼職工作人員的檔案意識，定期進行業務培訓、適時考核工作，針對各自學校特色要制定行之有效的管理辦法，良性推進工作人員的管理意識和水平。

2.檔案存儲安全性存有隱患

高校電子檔案是置于檔案管理系統中進行流轉、使用及管理，電子檔案的存儲大多是硬盤或磁盤中，電子檔案的安全性應考慮來自兩方面環境特征：一是檔案管理系統，二是存儲設備：硬盤、磁盤等。一般檔案管理系統的開發是由專業的外包公司進行，后續管理工作則是學校檔案部門工作者，若是不懂相關專業技術的人員進行檔案管理系統的管理與維護，很可能出現檔案系統內部或外部對“有心者”進行“攻擊”，謀求自身利益，造成學校重大損失。同樣對于存儲設備硬盤磁盤的維護與保養需要相關專業技術，并且電子檔案存儲環境要求甚高，稍有不甚可能會信息消失，對于硬盤磁盤的拷貝、修改也是比傳統紙質更為容易，以上特點都必須要求管理人員須具備過硬專業技術。由此存儲安全性隱患推導出，校方適時要對管理者進行技術培訓與業務指導，以防御信息環境下檔案存儲安全性隱患問題。

3.檔案人才隊伍班底建設不足

檔案事業十三五規劃中明確提及要加強檔案高層次人才隊伍建設，集綜合素質于一身，打造一支有紀律、業務精、素質強的高水平隊伍。當前大多數高校在檔案電子化管理上缺乏有能力的隊伍，人才班底建設嚴重不足。據相關數據顯示，高校檔案部門人才結構以40-50歲以上年紀為主，學歷以大、中專為主，這些數據都顯示出檔案人才隊伍缺乏活力，亟需輸送新鮮有活力的血液。電子檔案是依托網絡技術、現代科學技術等手段進行檔案管理的新模式、新領域，對電子檔案的管理需要的既有檔案學基礎理論、應用理論與應用實踐方面知識，也需要計算機相關技術支持的能力，同樣對于社會學、法學及結構工程等方面知識也需要具備一些。由此可見，高校檔案人才建設不足問題需要一方面引進高層次技術人才，另一方面需要校內對現有專兼職檔案干部進行業務培訓、技術指導，多層面、多渠道的增強人才隊伍綜合實力。

4.存儲時間與讀取效力不易把控

高校電子檔案信息數據一般存儲于硬盤或磁盤這樣的移動設備之中，這類機械性設備區別于普通存儲物品，本身是帶有一定技術屬性的，需要定期進行數據信息維護、保養等，才能確保永久讀取設備里的數據信息。隨著科學技術水平不斷發展，磁盤、硬盤等存儲設備的維護技術也隨著更新換代，管理工作者需要極其高的專業素養，時常還要對現有使用的硬盤、磁盤等存儲設備進行檢測，保證它同計算機設備的融合、嵌在連接、傳輸正常等功能。如若磁盤、硬盤等存儲設備發生“消磁”等失效作用，那么存儲設備里的信息便會產生丟失或讀取失真等現象。由此可見，電子檔案存儲設備時效性與讀取效力很難確保、不宜把控，這些需要專業人員提供技術支持，更需要管理者在執行過程中嚴格按規章操作實施。

三、大數據視角下電子檔案管理工作的優化對策

1.將“大數據理念”根植于電子檔案管理與利用服務工作中去

大數據時代下，高校電子檔案工作的發展必須與大數據環境相互融合，且借助大數據等技術手段，才能實現電子檔案管理與利用服務工作中的銳意創新。要整體數據分析而非部分片面的信息樣本，要整體效率的提升而非枝葉片段的改善，大數據技術與高校電子檔案工作相融合，一定要透過事物表象從而直逼發展規律，這才是與之相融合所要達到的目標。

以學校綜合發展、利用用戶群體及國家人民利益等為基本需求點，對本校電子檔案進行多視角、多維度的深層次挖掘，以此達到大數據技術與電子檔案信息融合后帶來的改革創新效果。例如：今年全國各地高校都在進行本科評估工作。學校部署學科發展、制定戰略定位，會依據好多權重因素，其中會參考學科、學科群整體建設情況。從高校電子檔案信息系統中對該學科、學科群的數據進行多視角、多維護的深層融合，從而獲取關聯數據，繼而對學科及學科群建設情況有個整體化、多視角、立體式的了解。

樹立“以用戶為中心”、“為學校發展為導向”的電子檔案工作核心原則，構建以大數據技術、現代化手段等為依托的電子檔案管理信息化綜合服務平臺，摒棄傳統檔案工作中費時不省力的工作方法，開發電子檔案管理與服務工作新模式，以此來實現電子檔案服務工作的現代化、集約化、科技化與數據化。傳統檔案工作更多的收集、管理、保管等工作，側重于保存檔案。檔案的利用服務工作也是待用戶“上門”，以此進行被動的信息服務工作。依托大數據技術的電子檔案管理信息化服務平臺，則是根據用戶每次檢索需求、信息分析等特征進行檔案信息利用服務推送。隨著互聯網絡發展，智慧校園建設工程深入推進學校中，這種基于大數據技術的服務平臺進行信息推動的案例會越來越多，并且用戶體驗度、滿意度也會越來越好。

2.實現高校電子檔案信息連通功能 增強“互聯網+”檔案的意識

大數據時代下高校電子檔案要是想有大的發展與作為，必須實現高校電子檔案信息的連通功能，打造彼此平臺、模板的信息孤島現象，增強“互聯網+”思維。首先，是要將信息連通的思想植根于學校領導頭腦中，使校級領導認識到實現電子檔案信息連通功能所產生的連鎖效益，增強領導的“互聯網+”意識。從學校頂層上進行電子檔案工作的總體規劃，制定管理規范，明確實施細則，責任到部門、到具體人員，并將電子檔案工作建設成果劃入年終績效考核之中。其次，向學校的二級單位（學院、各黨委行政處室）傳達做好電子檔案工作的重要性，各自做好單位年度歸檔工作，定期對各單位兼職檔案人員進行業務培訓、技術指導，使其樹立責任意識，切實從根本上提升各單位檔案管理工作的辦事效率。最后，提升檔案部門在學校中的地位，增強檔案部門話語權、執行權，從而保證檔案部門在推行電子檔案建設總體規劃中的進度。在工程建設過程中，若出現二級單位信息數據“阻塞”、技術不兼容等情況，檔案部門可直接從后臺進行部署操作，以此保證工程正常推進。數據庫的管理權同樣要交予檔案部門進行全權負責，確保后期檔案信息資源共享平臺的建設。

電子檔案數據庫的建立必須要依托《國家電子政務標準化實施辦法》《電子文件歸檔實施規范》等國家層面制度，以全國范圍內高校優秀推廣的檔案管理系統為參考標準，還要保證各類數據庫錄入總庫中信息的兼容性等問題。只有這樣才能真正實現檔案信息資源的連通，達到共享、共用、共贏。

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