信息化時代下高校檔案管理的創新及發展

摘 要：信息化時代下，對高校檔案管理形成一定的影響，使檔案管理更加信息化、智能化，為高校檔案管理人員工作帶來一定的便利，減輕檔案管理人員工作壓力與負擔。然而，高校檔案管理在工作中依然存在一定的問題，影響到檔案管理工作質量的提升。對此，本文著重分析信息化時代下高校檔案管理創新的意義，論述信息化時代下高校檔案管理存在的問題，提出信息化時代下高校檔案管理創新與發展策略。

關鍵詞：信息化時代;高校;檔案管理;創新;發展

信息化時代下，高校檔案管理模式應不斷的創新，找尋可持續發展路徑，進而才能夠滿足高校教育教學發展需要。高校檔案管理工作涉及的信息與范圍較為廣闊，檔案管理人員的工作量也在隨著提高。基于檔案管理對高校教育教學發展的心源性，應重視檔案管理工作，轉變管理模式，實現檔案管理工作與信息化技術的相融合，進而促進高校檔案信息化的發展。

一、信息化時代下高校檔案管理創新的意義

1.提升檔案管理工作效率

在高校以往檔案管理模式中，以紙質檔案管理模式為主，這樣的檔案管理的工作效率并不是十全十美，存在一定的問題。例如：紙質檔案管理模式，會隨著時間的推移，檔案資源會出現泛黃、損壞的問題發生。同時，高校檔案管理模式較為特殊，隨著高校辦學規模的拓展，檔案管理數量也在隨之增加，這為檔案管理人員在查找檔案資源中形成一定的難度，需要花費較差的時間找尋所需的檔案資源。而信息化時代下，高校實現檔案信息化管理模式，能夠改變這樣的模式。高校檔案信息化管理模式，能夠將紙質檔案管理形式轉變為電子檔案管理模式，不僅為檔案管理人員節省工作時間，還能夠提升檔案管理人員工作質量，進而增強高校檔案信息運用率。

2.檔案管理發展的必經之路

創新是一個國家發展的原動力，只有不斷的創新才能夠更好的適應社會發展需要，同理高校檔案管理也是一樣，需要在信息化時代下，走創新之路，進而實現檔案信息化管理模式。檔案信息化管理模式中，很多新進的檔案管理設備運用到檔案管理中，進而促進檔案管理事業的進一步發展。例如：運用大數據，能夠快速的分析、提取檔案信息，增強檔案信息運用率，進而為高校辦學提供針對性的檔案信息數據。可見，信息化時代下，高校檔案管理創新的必然形式，是高校可持續發展需要。

二、信息化時代下高校檔案管理存在的問題

1.檔案信息化管理模式認識不足

當前很多高校并沒有意識到檔案信息化管理工作的重要性，管理理念還停留在傳統檔案管理模式中，不能夠適應社會發展需要。同時，在思想意識上沒有意識到檔案管理的重要性，大都認為，檔案管理與高校發展沒有較多的關系，只是在形式上進行檔案管理工作，并沒有意識到檔案管理工作的對高校未來發展的重要性。這種落后的思想觀念，對檔案管理模式創新形成一定的阻礙，導致高校檔案管理水平底下。

2.檔案管理人員信息化能力底下

信息化時代下，高校檔案管理信息化模式，對檔案管理人員專業化能力與素養提出新的要求，檔案管理人員不僅應具有專業化能力，還能夠具有一定的信息素養，能夠更好的運用檔案信息化管理設備工作，進而促進檔案管理信息化發展進程。然而，從當前高校檔案管理人員綜合素養來看，部分檔案管理人員信息化素養不高，不能夠有效的運用先進設備開展檔案管理工作，導致檔案信息化管理模式流于形式，并沒有在高校檔案管理信息化模式中發揮其根本效益，進一步影響到高校檔案管理質量的提升。

三、信息化時代下高校檔案管理創新與發展策略

1.轉變檔案管理思想觀念

信息化時代下，對高校各方面管理工作形成深遠的影響，需要高校與時俱進，緊跟時代發展步伐，從觀念著手，轉變以往陳舊的管理理念，提升認識對檔案管理的認識，意識到檔案信息化管理模式對高校未來發展的重要性。在轉變檔案管理思想觀念中，應具有高瞻遠矚意識，意識到高校檔案管理對高校未來發展的重要性，提升對高校檔案管理的重視度，樹立檔案信息化管理模式理念，并且將這種理念普及到每一名教職員工思想意識中，增強教職工對檔案管理的重視度，進而促進檔案管理信息化發展進程。觀念支配行動，只有從思想觀念上意識到檔案信息化管理模式的重要性，才能夠使檔案管理工作向優質化、服務方向發展，進而才能夠徹底轉變傳統檔案管理模式。

2.增強檔案管理服務意識

對于檔案管理人員而言，在檔案信息化管理模式中，應不斷的提升自身服務意識，使檔案管理更好的滿足高校發展需要。首次，檔案管理人員應充分認識到檔案信息化管理模式的重要性，轉變工作態度，重視本職工作的意義，增強自身服務意識，進而更好的為檔案管理工作服務。其次，增強檔案管理人員工作重視度，對于高校而言，檔案管理工作與教育教學工作息息相關，是一項重要的工作。因此，信息化時代下，應增強自身工作認知度，使其運用信息技術更好的進行工作，使檔案信息化管理模式在工作中發揮其根本性效益，進而促進檔案管理模式的創新與發展。最后，提升檔案管理安全意識。在高校檔案管理信息化模式，應將檔案安全管理放在首位，對檔案信息進行加密，例如通過特有的公式算法進行檔案信息加密，確保檔案信息安全性。同時，設置檔案訪問權限，增強檔案信息安全性，進而提升檔案管理工作質量。

3.構建檔案管理信息化平臺

信息化時代下，對各行各業的管理模式形成一定的沖擊，與此同時，為各行各業的發展帶來一定的契機，尤其是高校檔案管理事業的發展具有較大的貢獻。高校檔案信息化管理模式，以信息化檔案歸檔、收集等先進信息技術為支撐，以此能夠提升檔案管理人員工作效率與質量，高校檔案管理帶來較多的效益。因此，高校應在檔案信息化管理中，加強技術投入，為檔案信息化管理模式提供支撐。

首先，構建檔案管理信息化機構，借助互聯網技術提升檔案管理模式。在此背景下，高校應借助校園網特性，結合檔案管理信息化工作的需要，在互聯網平臺中，開展獨立的檔案管理主頁，促進高校各個部門檔案信息共享模式。借助校園網，實現檔案管理部門與各個部門信息交流模式，進而實現檔案資源共享模式。其次，高校在檔案管理中，應借助計算機技術，構建適合檔案管理存儲的軟件，實現檔案資源的信息化收集、歸檔工作。例如：借助大數據技術與云計算，構建檔案管理數據平臺，借助云計算分析、提取檔案資源，為各個部門提供針對性的檔案服務，進而實現檔案管理創新模式。

4.優化檔案管理信息化設備

信息化時代下，高校運用現代化管理方法，實現檔案管理信息化發展與創新模式，進而增強檔案管理質量。因此，在檔案管理信息化設備上應做到完善與充足，構建科學歸檔系統，借助計算機軟件在互聯網平臺中開發檔案管理軟件，進而促進檔案管理信息化發展模式。同時，在教學檔案管理中，應做好檔案資源存儲工作，借助微縮技術與光盤技術存儲教學檔案資源，增強存儲量，并且在存儲中配置輔助設備，進而增強檔案管理存儲量。檔案管理信息化設備的完善，對開展檔案信息化管理工作提供有力保障，進而實現檔案管理工作的進一步發展模式。

5.提升檔案管理人員綜合素養

檔案管理人員是高校檔案信息化管理工作的參與者，尤其是一線檔案管理工作者，他們管理檔案水平直接影響到檔案管理質量的提升。因此，信息化時代下，應重視檔案管理人員綜合素養的提升，增強檔案管理人員管理能力，進而更好的為檔案管理工作服務。首先，樹立檔案管理人員服務與創新意識，鼓勵檔案管理人員在工作中進行創新，提升其檔案管理服務質量，進而促進檔案管理工作的創新發展形式。其次，加強培訓工作，為了增強檔案管理人員工作能力，需要高校為檔案管理人員開展培訓發展，構建合理的培訓方案，通過培訓提升檔案管理人員綜合素養，進而使檔案管理人員更好的為企業發展服務。再次，聘請專業化檔案管理人員加入到高校檔案管理工作中，構建一支優秀的檔案管理團隊。最后，在薪資福利待遇中，應給予檔案管理進行調整，滿足其物質與精神上的需要，帶動檔案管理人員工作熱情，使其更好全身心的投入到檔案管理工作中，進而促進高校檔案管理工作持續發展。

四、結語

綜上所述，創新高校檔案管理模式，不僅是高校教育教學發展的需要，也是檔案管理工作持續發展的需要。而信息化時代背景下，為高校檔案管理帶來創新契機，有助于實現高校檔案信息化管理模式。因此，高校檔案管理應重視檔案信息化管理模式的構建，轉變檔案管理理念，增強管理人員綜合素養，進而促進高校檔案管理模式的創新與發展。

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作者簡介：吳哲（1982-），女，漢族，廣東醫科大學，中級職稱，本科學歷，碩士學位。