提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

閆利

摘要：辦公室文秘在企事業(yè)單位中承擔(dān)著“管家”的身份，不僅僅需要服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，還需要服務(wù)好員工。現(xiàn)階段文秘崗位工作特點(diǎn)是多而雜，需要面臨各種突發(fā)事件。因此，文秘崗位想要保證工作質(zhì)量和水平，需要從員工個(gè)人素養(yǎng)、制度建設(shè)兩個(gè)方面處理，增強(qiáng)員工抗壓能力、完善辦公室管理制度，加強(qiáng)人文關(guān)懷等方法，讓辦公室文秘工作質(zhì)量再上一個(gè)臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：辦公室文秘;質(zhì)量;策略

一、引言

企事業(yè)單位的辦公室秘書不僅承擔(dān)著“顧問”的身份，也是辦公室的“大管家”。在企事業(yè)單位項(xiàng)目工作中，在中間進(jìn)行管理和協(xié)調(diào)，其重要性，因此提高辦公室秘書工作質(zhì)量對(duì)整個(gè)企事業(yè)單位都具有重要意義。辦公室秘書是在辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)辦公室的日常行政事務(wù)和秘書工作，起草，裝訂和交付各種文件;及時(shí)處理上級(jí)文件的簽字，交付和催促;回收，清理和銷毀文件;收集，管理秘書的文件并對(duì)其保密。記錄各種會(huì)議和會(huì)議事務(wù)等各種工作。文秘工作多而雜，想要在多而雜的工作中實(shí)現(xiàn)崗位價(jià)值，提升工作效率需要有著一定的策略方可。本文結(jié)合實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對(duì)辦公室文秘工作質(zhì)量有效策略進(jìn)行研究。

二、文秘工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)

2.1 辦公室工作的重點(diǎn)

在文職工作中，要提高秘書工作質(zhì)量，確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，這要符合以下工作原則：

1）辦公室文秘的后勤服務(wù)作用。保證整個(gè)工作的協(xié)同進(jìn)行，做好各個(gè)部門的合作和銜接。及時(shí)匯報(bào)工作細(xì)節(jié)，并與高級(jí)管理人員進(jìn)行溝通，使工作中的重要信息及時(shí)傳遞給上下級(jí)。同時(shí)關(guān)注發(fā)展形勢(shì)，積極協(xié)調(diào)上級(jí)與各部門之間的關(guān)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)改變計(jì)劃。

2）提高文件處理能力。本著“嚴(yán)格檢查，緊急處理”的原則，努力加快文件的操作和處理，確保正式文件的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，使文件能夠及時(shí)地傳達(dá)和實(shí)施，并指導(dǎo)文件的執(zhí)行。安全生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)。

3）我們應(yīng)該提高工作的可預(yù)測(cè)性。要做好工作防范，強(qiáng)調(diào)“全面，務(wù)實(shí)”，在工作的超前和遠(yuǎn)見中加大工作的主動(dòng)性，努力確保工作中沒有錯(cuò)誤。

4）要加強(qiáng)監(jiān)督監(jiān)督職能，狠抓工作落實(shí)。重視重要工作的工作監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)的指示，做好過程監(jiān)督，發(fā)揚(yáng)釘釘子精神，并通過電話，協(xié)調(diào)等及時(shí)提醒確保按時(shí)間節(jié)點(diǎn)所有工作順利進(jìn)行的方法。

2.2 辦公室工作難點(diǎn)

1）工作“沉重”，辦公室中有三項(xiàng)任務(wù)：一是決策人員和智囊團(tuán)的角色;二個(gè)是對(duì)上級(jí)和下級(jí)的服務(wù);另一個(gè)是保密工作。這些任務(wù)非常重要。該辦公室還充當(dāng)外界的“窗口”。如果辦公室工作出色，辦公室工作質(zhì)量高，會(huì)給來訪者一個(gè)好的印象，反之亦然。因此，辦公室工作與整體工作密切相關(guān)。

2）工作“苦”。工作強(qiáng)度非常高，超過了一般部門的工作量。“馳翰未暇食，日昃不知晏;沉迷簿領(lǐng)書，回回目紛亂”用這首詩(shī)可以很好的描述秘書埋頭文稿，不知早晚的情況。

3）工作“雜”，辦公室不僅僅涉及公司內(nèi)部的各種數(shù)據(jù)信息，還需要接觸外部的交接外聯(lián)，工作設(shè)計(jì)內(nèi)容多且雜。

三、辦公室文秘工作質(zhì)量水平的優(yōu)化策略

3.1 建立健全辦公室管理制度

完善辦公室秘書工作中的獎(jiǎng)懲制度，為的是提高工作效率和質(zhì)量。通過制定合理有效的獎(jiǎng)懲制度，明確獎(jiǎng)懲措施，以激勵(lì)工作，提升辦公室秘書的積極性和主動(dòng)性，保持他們對(duì)工作的熱情，并確保所有工作的順利完成。同時(shí)，完善的獎(jiǎng)懲制度可以提高員工的競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，要增加對(duì)辦公室秘書工作的評(píng)價(jià)和監(jiān)督，并結(jié)合對(duì)辦公室工作效率和工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，以保證各種制度的科學(xué)性和各種制度的有效性，使管理制度能夠發(fā)揮對(duì)秘書人員的約束和監(jiān)督作用，有效提高辦公室秘書工作質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)人性化管理，做好人文關(guān)懷

企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式應(yīng)該加強(qiáng)人性化管理，通過人性化管理，才能夠消除秘書崗位負(fù)面情緒，保證秘書能夠以良好的心態(tài)去面對(duì)工作。另一方面，有必要及時(shí)了解秘書的心情，找出秘書因某些事情而產(chǎn)生的不良情緒，并及時(shí)進(jìn)行心理指導(dǎo)和安慰。在實(shí)際工作中，發(fā)現(xiàn)企事業(yè)單位的秘書崗離職率高，主要原因是其他部門職員不理解辦公室文秘崗的辛苦，讓辦公室文秘職員工作沒有成就感，易受到誤解。公司必須要重視每個(gè)員工的心理訴求，提升員工個(gè)人成就感。

3.3培養(yǎng)全局意識(shí)

作為辦公室的管理人員，文秘崗位必須要有良好的全局意識(shí)。考慮問題，需要從大局出發(fā)。有時(shí)候需要文秘人員犧牲小我的時(shí)間，來完成企業(yè)工作，為員工謀福利。

在具體的工作中，文秘工作人員要著眼全局，站在全局高度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，解決問題。同時(shí)不要僅成為領(lǐng)導(dǎo)的傳話筒，要發(fā)揮崗位職責(zé)，在自己的職責(zé)范圍內(nèi)為企事業(yè)員工發(fā)出聲音，不能只做到下達(dá)，而做不到上聽。在工作中，突出重點(diǎn)、把握重點(diǎn)，掌握項(xiàng)目管理基本知識(shí)，有計(jì)劃有步驟的定期匯報(bào)、開展工作。

3.4 加強(qiáng)心理素質(zhì)培訓(xùn)，增加抗壓能力

眾所周知，秘書崗位是一個(gè)得罪人的崗位。很多員工接受信息是從辦公室發(fā)出的。員工不敢直接和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)話，感覺自己委屈時(shí)，就會(huì)將負(fù)面情緒發(fā)泄給文秘。長(zhǎng)期以往，文秘就會(huì)積累大量的負(fù)面情緒，容易出現(xiàn)焦慮、暴躁的特征，對(duì)于提高文秘工作質(zhì)量和水平都有著阻礙作用。

針對(duì)這一情況，需要對(duì)文秘工作人員進(jìn)行心理素質(zhì)培養(yǎng)，掌握釋放負(fù)面情緒的方法，提高個(gè)人的抗壓能力，在壓力的環(huán)境中，磨練個(gè)人意志，在文秘崗位上實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值。

具體操作方法，企事業(yè)單位可以組織辦公室成員定期學(xué)習(xí)排壓方法，做好員工的心理情況調(diào)查，對(duì)于有明顯心理問題的文秘職員應(yīng)該調(diào)整崗位，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人文關(guān)懷。

3.5 做好禮儀培訓(xùn)，留下美的印象

在企事業(yè)單位中，辦公室作為接待外來人員、服務(wù)內(nèi)部人員的重要崗位。對(duì)外工作中，辦公室文秘人員的形象代表了企事業(yè)單位的形象，好的形象能夠消除雙方矛盾，有利于增進(jìn)雙方友誼，樹立企業(yè)良好的形象，有利于提高合作成功率。對(duì)內(nèi)服務(wù)中，辦公室文秘通過微笑服務(wù)，讓普通員工感受到企業(yè)關(guān)懷，感受到同事之間的親切，能夠更好的消除上下級(jí)之間的隔閡，有利于解決內(nèi)部問題，提高文件、通知及時(shí)高效的到大基層，保證了企業(yè)項(xiàng)目的整個(gè)運(yùn)作效率。

具體禮儀培訓(xùn)方式，可以邀請(qǐng)專業(yè)的禮儀培訓(xùn)人員對(duì)辦公室文秘進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工掌握基本的社交利益、站姿、坐姿等。

3.5 提升總結(jié)歸納意識(shí)，用心做好文秘工作

上文已經(jīng)闡述，文秘工作是多而雜的工作，很多資料有交叉、重合的情況。在這種情況下，文秘就需要對(duì)數(shù)據(jù)、文件定期整理，做好資料匯總，讓資料能夠?yàn)楣芾碚咛峁Q策。具體的方法為：

首先，對(duì)近期工作進(jìn)行主次劃分，通過整理企業(yè)近一個(gè)月的所用項(xiàng)目，然后對(duì)所有項(xiàng)目進(jìn)行歸類，分清主次，確立各個(gè)項(xiàng)目的開始和結(jié)束時(shí)間。

其次，根據(jù)主次設(shè)定具體工作，每個(gè)周對(duì)所有項(xiàng)目的進(jìn)程進(jìn)行匯總，并做好記錄。

最后，每季度和每半年整理所有項(xiàng)目，對(duì)下一階段工作再次進(jìn)行規(guī)劃。

結(jié)束語

很多人說文秘工作沒有技術(shù)含量、沒有發(fā)展前景。這種思想是有誤區(qū)的。縱覽全文，文秘工作是個(gè)磨練意志、鍛煉溝通、歸納等多種能力的重要崗位。在這個(gè)崗位上，辦公室工作人員必須掌握禮儀技巧、溝通技巧、項(xiàng)目管理的基本知識(shí)以及做好上傳下達(dá)、同時(shí)企事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)人文關(guān)懷、建立健全辦公室管理制度，保證整個(gè)工作運(yùn)行有章可循，提高文秘的工作積極性，繼而保證工作質(zhì)量和水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚祖京.辦公室文秘工作質(zhì)量及水平提升方式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018.

[2]賀建東.辦公室文秘工作規(guī)范化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（8）：25-25.

（作者單位：河南省交通運(yùn)輸廳高速公路少林寺至新鄉(xiāng)管理處）