淺析如何加強財務檔案管理信息化建設

徐懷洲

【摘要】當前時代是一個信息化快速發展的時代，電子計算機已成為人們生活中十分普遍的事物，而利用計算機及相應管理系統結合而產生的信息化管理技術也在社會各個領域得到了有效的應用，并很大程度上提高了各項工作管理的效率，財務檔案管理作為現代企事業單位的重要工作部分，加強其信息化建設也成為了當前時代發展所提出的必然要求。

【關鍵詞】財務檔案 檔案管理 信息化建設

財務檔案管理的信息化建設不僅能夠有效的提高財務檔案管理的現代水平，還能夠大大降低以往人工管理模式下管理工作人員的工作壓力，提高財務信息數據處理的效率與質量，對于更好的發揮財務檔案信息的重要價值有著積極的意義。本文將圍繞如何加強財務檔案管理信息化建設的問題展開分析與探究。

一、加強財務檔案管理信息化建設的必要性

（一）是應對新時期財務檔案管理工作發展形勢的必然要求

隨著社會發展速度的不斷加快，現階段的財務管理工作與以往已經有了很大的差異，財務檔案信息的價值與意義得到很大的擴展，不僅僅只是財務活動的簡單信息記錄，更發揮著指導企事業單位發展決策，幫助企事業單位優化經營發展策略等重要的任務，因此，財務管理工作的內容也相對有所增加。同時，單純從財務活動方面來看，現代企事業單位，尤其是一些大型企業其業務量十分巨大，所涉及的財務活動及所產生的相關財務信息量更是極為龐大，面對這樣的信息處理需求，單純依靠傳統人工管理往往難以完成，其不僅對于財務管理工作人員的精神和體力是一項挑戰，同時也容易因人為方面的不確定因素，造成失誤，導致財務檔案信息失真，更無法實現人力資源的優化配置。為充分保障財務檔案管理工作的質量與可靠性，加強財務檔案管理信息化建設具有很大的必要性。

（二）由信息化檔案自身的一系列優勢所決定

信息化檔案相較于傳統紙質文件檔案而言具有一系列明顯的優勢，其首先體現在存儲方面，相較于紙質檔案占用空間大、存儲信息量少、易損壞、修改備份復雜、查找困難等缺點，信息化檔案已數據形式存儲各類財務信息，主要存儲設備包括磁盤、光盤等，不僅體積小巧，便于攜帶存儲，同時其內部存儲數據信息量要遠遠高于紙質檔案同體積載體百倍甚至更多，加之信息化檔案可以利用各種的數據格式與相應軟件，實現對不同類別的財務信息的分類存儲于管理，在對信息的查找與修改、添加與刪除等操作上都十分便捷，備份也十分簡單，這些對于提高檔案信息的管理效率，提升其利用價值，降低管理壓力與成本都有著積極地作用。其次，信息化檔案可以通過網絡通訊渠道輕松實現信息的共享，在信息參照、審核，遠程會議應用等方面都能夠便捷高效的實現，避免了傳統管理方式下繁雜冗余的中間環節影響工作效率與質量，也降低檔案丟失、損壞所帶來的風險。

二、財務檔案信息化建設的主要內容

（一）建立、整理及挖掘數據

檔案信息數字化為檔案控制過程內非常關鍵的前提，另外的所有活動均將數字化當作關鍵前提。原有的檔案往往通過紙張進行保管，為了不斷提高檔案信息化水平，一定要朝數字化檔案控制進行過渡。以后財務檔案信息往往從財務檔案室內獲得，為信息保管、控制、處理、查詢、檢索、傳遞的關鍵地點。

（二）建立可靠的信息網絡

財務檔案的價值應通過使用來充分發揮，而可靠地信息網絡是保證檔案有效利用的基礎和關鍵，財務檔案信息網絡建設既要建立完整的數據體系，同時還要通過聯機與網絡通訊渠道實現數據共享和利用，在提高工作效率的同時，實現信息資源的優化配置，以及對財務檔案的有效控制。

（三）建立成熟的輔助決策系統

財務檔案數據能夠為公司負責人、機構、相關工作者開展工作奠定堅實基礎。因為工作量大，標準比較苛刻，所以應當借助相關輔助決策系統。將控制科學、電腦科學、行為科學還有控制論當作前提，營造決策輔助機制。通過這種方式不斷增強財務決策能力。

三、加強財務檔案管理信息化建設的有效措施

（一）與時俱進 更新管理觀念

信息化建設不僅僅是計算機設備等物質條件的建設，同時也需要先進的管理觀念來有效驅動，因此，在進行財務檔案管理信息化建設的同時，相關管理人員必須同時加強對管理觀念的更新，應把握管理技術發展的形勢，緊跟時代進步的趨勢，盡快形成與信息化時代相適應的財務檔案管理理念，提高對財務檔案管理信息化的認識與重視，充分發揮新的信息化管理技術的價值，并加強對自身現代化財務檔案管理技術與知識的更新與強化，提高自身信息化系統的操作與應用水平，增強自身應對和解決新管理模式下出現的新問題的能力，從而保證財務檔案管理信息化建設的價值實現。

（二）突出實效 充分發揮價值

實效性是檢驗財務檔案管理信息化程度的重要指標，這也要求在進行財務檔案管理信息化建設的過程中，應充分把握信息化管理實效性的內涵，從自身工作的實際需要與發展需求的角度出發，確保信息化建設開展的科學性，提高管理的規范性，在進行相應的軟硬件系統建設的過程中，也要與管理工作的實際相結合，確保信息化建設與財務檔案管理工作相適應，實現物盡其用，充分發揮出信息化管理的價值。

（三）多管齊下 嚴把安全關口

信息化管理模式也要面對一系列新的安全隱患問題，既包括內部威脅，也包括外部挑戰，而財務檔案信息大都具有重要的價值，保證其安全性至關重要。基于此，在進行財務檔案管理信息化建設的過程中，必須要加強信息網絡安全的建設，應從多種渠道共同著手全面提高網絡安全性。首先，為避免檔案信息丟失所造成的損失，應及時做好重要數據信息的備份工作，且至少要做好雙重備份。其次，要加強內部管理工作，嚴格對信息化系統操作的管理，合理設置操作權限，并對相應操作進行記錄，防止內部人員篡改、泄露財務信息，造成嚴重損失。再次，要加強對信息歸檔、數據整理的規范化管理，及時進行系統維護與軟硬件升級，定期進行檔案的審核，以保證系統內信息存儲的安全性域完整性。最后，要加強網絡防火墻建設，并要做好財務檔案信息加密工作，采用現代化的信息加密技術，保證網絡環境的安全性，防治外部網絡入侵所造成的安全威脅，以及信息傳輸過程中被截獲、破解所造成危害與損失。

參考文獻

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