流程管理在電子檔案管理系統中的應用探討

石　靜

摘 要：本文以電子檔案管理系統中流程管理內容概述、電子檔案管理過程中存在的具體問題為切入點，展開具體分析，并以此為依據，提出注重開展檔案備份管理工作、注重網絡安全環境建設等幾方面重要解決措施;同時也明確了流程管理在電子檔案管理系統中的幾方面應用。希望在我國網絡信息技術不斷發展進步的影響下，電子檔案信息管理者能夠注重流程管理工作的開展，在提升檔案管理安全性的同時，不斷創新電子檔案管理模式。

關鍵詞：流程管理;電子檔案;管理系統;具體應用

引言

檔案管理工作是各行各業管理工作的重要組成內容。時代不斷發展進步，檔案儲存載體不斷更新變換，要求電子檔案管理人員能夠注重保存方式、檔案管理模式的運用。本文從電子檔案管理系統中流程管理內容概述及其管理問題入手，緊緊圍繞解決檔案管理問題的具體措施進行闡述，針對流程管理在電子檔案管理系統中的應用表現進行全面探討。電子檔案模式的出現是數字化技術發展強大的具體表現，希望電子檔案管理者能夠及時發現管理問題，從而更加重視流程管理工作的開展。

一、電子檔案管理系統中流程管理內容概述

流程管理是電子檔案管理系統中的一種重要管理模式。順利開展流程管理工作，對于提升管理績效水平具有重要影響;其能夠將電子檔案的輸入轉變為更能具有輸出價值的活動;專業化、規范化開展流程管理工作，能夠有效提升電子檔案信息管理效率。流程管理的工作內容主要包括用戶、價值、輸入資源、結構、輸出結果等幾方面重要內容。一些地區為了能夠提升物流程管理效率，也頒布了一些法律文件，這樣流程管理人員在實際開展管理工作期間，就可以嚴格按照規定內容進行工作，為今后電子檔案管理者明確流程管理內容、制定流程管理方案提供重要幫助。

二、電子檔案管理過程中存在的具體問題

時代不斷發展進步，人們在生活和工作離不開電子文件的應用。我國電子信息技術不斷提升，在對電子檔案管理系統進行設計過程中，流程管理受到了足夠重視，但是現階段仍然存在一些不足，以下幾方面內容展開具體分析。

1.可讀性問題

電子檔案與紙質檔案相比較，其可讀性會比較弱。在對電子檔案進行管理時，管理者更加依賴管理系統。一旦出現誤傳到其他系統、誤傳到其他平臺的現象，就會出現“不可讀”的問題，這樣不利于需求者對檔案進行查找使用。

2.檔案安全問題

檔案安全問題，是電子檔案管理者開展檔案管理工作中比較容易忽視的問題。在管理過程中，要認真排查安全隱患，注重考慮檔案信息載體自身的安全性。電子檔案與紙質檔案的載體存在很大區別。具體表現為：存儲電子檔案的載體是以磁盤以及各種光盤為主，載體的種類比較豐富，其在傳輸檔案的過程中會受到一些外界因素的影響。比方說網絡狀況、磁盤儲存容量等因素都會對傳輸電子檔案的速度和質量造成嚴重影響;其儲存信息數據的時間會受到一定限制，這樣會對電子檔案信息安全造成危害;一旦檔案載體被破壞，電子檔案信息的相關內容很難全面恢復，不利于提升檔案安全性。

三、解決檔案管理問題的具體措施

1.注重開展檔案備份管理工作

檔案管理部緊跟時代進步的腳步，要積極運用電子信息技術積極開展跨區域、異質檔案備份工作，這樣能夠有解決電子檔案“不可讀”問題，為需求者及時查找檔案創造條件。跨區域對檔案進行備份管理，要具備300公里以外、兩個區域不屬于同一江河流域、不屬于同一電網環境、不屬于同一地震帶等條件。在滿足這些條件的情況下，就可以進行跨區域對檔案進行備份管理。

2.注重網絡安全環境建設

人們通過網絡對電子檔案進行查找期間，要對用戶進行實名制驗證。比方需求者在輸入端輸入相關詞語之后，本人要親自進行信息驗證，這樣才能打破訪問權限;要嚴格遵電子檔案信息管理線相關條例的實際內容開展檔案查詢工作，這樣既能優化網絡安全環境，又能為提升電子檔案信息進提供重要保障。除此之外，還要建設網絡防火墻、積極運用網絡殺毒軟件，在減少計算機黑客的同時，能夠有效減少網絡病毒的侵害，這為今后解決檔案管理安全問題提供重要幫助。

四、流程管理在電子檔案管理系統中的應用

1.流程管理理念中的應用表現

用戶在流程管理工作中占據主導地位，用戶價值對構建完善的電子檔案管理系統具有重要意義。流程管理過程中可以將用戶以及與用戶相關聯的輸出活動進行統一管理，將這些輸出活動進行重新組合，從而形成了用戶、價值、輸入資源、結構、輸出結果等幾方面流程內容。

2.流程管理方式中的應用表現

如果檔案管理者想要準確控制電子檔案信息的流程管理功能，就要以電子檔案信息資源的具體特征為核心展開深入探討。電子檔案信息管理者在實際工作中涉及到的管理內容比較復雜，流程管理的環節比較繁瑣，其與各個行業的接觸比較頻繁等。明確電子檔案管理的方向及其目標，是管理者開展電子檔案管理工作的基礎內容。現階段，傳統的檔案管理模式已經無法滿足電子檔案管理的需求，這就需要流程管理人員將電子檔案管理狀況與之進行結合，在構建完善的電子檔案管理體系的過程中，積極運用網絡信息技術對檔案進行處理;檔案管理人員要不斷創新流程管理模式，將數字化與智能化與檔案管理系統進行融合，這樣在滿足需求學者內心需求的同時，也能將一些瑣碎的檔案信息進行統一整合。電子檔案管理系統中積極開展流程管理工作，能夠對檔案管理人員的工作行為提出一定的要求，這樣就會幫助檔案管理人員樹立正確的工作觀念，調整流程管理模式，對于今后促進電子檔案管理向規范化、專業化方向發展具有重要幫助。

檔案管理人員落實流程管理方式，能夠有效避免電子檔案發生安全問題。電子檔案管理者在工作中面臨的比較嚴峻問題，就是現階段網絡信息環境為其帶來的安全問題。像人們生活中才常見的信息泄漏、破壞檔案格式等安全問題。這就需要流程管理者在工作過程中，要對電子檔案的社會價值進行準確評估，在減少安全隱患的同時，全面減少安全風險。除此之外，檔案管理人員還可以結合實際狀況進行分析，積極運用前端控制方式進行管理，這樣對于流程管理效果具有意義。流程管理體系由不同管理環節構成，每一個管理環節對解決安全問題都具有重要幫助;而在制定電子檔案管理方案過程中，可以適當減少相應管理環節，這樣在節省人力、物力、財力同時，也能不斷強化電子檔案管理力度。

很多電子檔案管理者在初開展流程管理工作時，都比較依賴管理模型。通過對管理模型的運用對大量的檔案資料進行準確篩選，在此過程中也需要管理者對那些與檔案聯系比較緊密的資料進行詳細記錄。比方說，首先管理者要記錄用戶歸還檔案的時間、借閱檔案的具體內容、檔案類別等，管理者要將檔案的相關信息重新錄入到互聯網系統中;其次，還要對檔案保存的時間以及價值進行全面分析。根據檔案管理部門人力資源狀況組建專業的檔案內容鑒定小組，這樣就會有專業的鑒定人員對檔案的相關內容進行鑒定分析，就能夠對特殊性的檔案信息進行分類處理。維護電子檔案信息安全性，是檔案管理者開展管理法工作的目標。檔案部門在對電子檔案信息進行管理時，要充分發揮其設置檔案訪問權限功能，及時更新檔案信息，對檔案進行備份管理，為今后順利開展流程管理工作提供重要依據。

通過流程管理工作，降低電子檔案管理系統的建設成本與建設風險。因此，實際開展流程管理工作中，要嚴格按照電子檔案管理辦法進行檔案儲存，這樣對于今后電子檔案管理有效性與高效性具有重要幫助。運用不同儲存方式，對不同類型的電子檔案信息進行管理，充分考慮電子檔案信息的特點，進而實現高效率儲存目標。

例如：對于一些照片類的電子檔案，需要采用JPEG、TIFF等格式對其進行保存，其對像素也有具體要求，且這些照片電子檔案像素是在300萬像素以上。而對于那些音頻類的電子檔案進行保存時，要采用MP3、WAV等格式進行保存，這些音頻類的電子檔案信息的采樣率要在44.1Hz及以上。這樣既能保證電子檔案的完整性，又能保證其真實性，為今后需求者對其進行有效運用提供重要保障，在一定程度上也幫助檔案管理部門節省了儲存成本。

五、結束語

檔案管理工作是一項工作內容豐富且復雜的工作。傳統的檔案管理方式經常會受到一些因素的限制，無法滿足需求者的實際需求。現階段，檔案管理者更加注重電子檔案管理系統中流程管理技巧的運用。但是在實際開展管理工作期間，仍然存在一些不足。像電子檔案的可讀性與安全性問題比較顯著。這就需要管理者能夠充分發揮工作積極性，將電子檔案管理現狀與網絡信息技術進行全面結合，制定更具有針對性的解決方案，設計完善的流程管理系統，為今后創新電子檔案管理工作模式做出巨大貢獻。

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作者簡介：石靜（1970-），漢族，女，山東濟南人，檔案副研究館員，山東省委黨校本科學歷，從事疾病預防檔案管理工作，研究方向：疾控事業中如何推進檔案信息化建沒。