信息化時代對檔案職業的影響及應對策略

摘 要：在信息時代，檔案職業機遇與挑戰并存。如何利用信息時代的先進技術，更好的發揮檔案職業的價值，成為當下急需解決的關鍵問題。本文通過分析檔案職業的現狀和信息化對檔案職業的影響，提出豐富和優化館藏，提高檔案從業人員的專業素質以及建立健全檔案開放利用的法律法規的發展策略。

關鍵詞：信息時代;檔案職業;現狀;發展策略

檔案職業是指利用專門的知識和技能開展檔案管理活動，滿足社會對檔案信息和服務的需求。隨著信息化時代的發展，信息技術迅速興起，給檔案職業的各方面帶來了前所未有的挑戰，電子文件和數字化檔案大量產生，檔案信息管理系統被廣泛應用，以及通過數據挖掘和數據分析獲得信息和知識等，但與此同時也為檔案職業的變革和重生帶來了無限動力和可能。

一、檔案職業的現狀

1.檔案職業主體的現狀

檔案職業主體是檔案職業的重要構成部分，被認為是社會記憶的保護者和真實信息的提供者。我國目前檔案職業主體的現狀是人員數量不多，專業化程度低，性別比例明顯，缺乏核心的職業技能或者說檔案職業主體的核心技能還不具有普遍性，比如傳統檔案的保護技術、修復技術和檔案的鑒別能力，還有面對現代技術條件下出現的電子信息的易逝性和易篡改性的處理能力。檔案的編研水平不高，缺乏有效的調研去了解社會和公眾的需求，導致檔案二次文獻的開發帶有很大的盲目性，對社會貢獻意義不是很大。

2.檔案職業客體的現狀

檔案是人類社會實踐活動的真實記錄，只要有組織機構存在就會出現檔案，因此檔案具有形成的廣域性，管理的層次性和反映社會生活的全方位性。無論總體數量還是內容成分，檔案都構成了一種巨大的社會資源，這種社會資源對社會發展具有重要的行政稽憑、業務參考、文化傳承、法律書證與教育功能等作用。然而，所收集、保管的檔案從開放、直到開發利用并取得實際利用效果，需要一個相當長的時間過程，這就是檔案價值作用的滯后性。價值作用的滯后性是檔案職業客體的現狀，它導致社會利用者對于檔案信息內容的獲取受到較大限制，造成了社會對檔案職業“高投入、低產出”的片面認識，影響了檔案職業的社會形象與社會地位，也直接導致了檔案職業缺乏普遍社會關注的現實。社會檔案意識以及檔案管理水平又直接影響著檔案職業客體所應有價值作用的實現。

二、信息化時代對檔案職業的影響

1.檔案職業從關注檔案實體管理到重視檔案知識內容管理轉變

傳統的檔案管理活動主要是收集、整理和提供利用，利用大多是基于館藏實體檔案提供憑據。但隨著檔案職業客體數量的劇增，作為一種巨大的社會資源，它已不再是原始記錄的簡單堆砌，而應該積極投入到社會建設中來。同時在信息高速發展的今天，人們渴望的已不僅僅是獲得憑據，而是可以從海量的檔案數據中獲得自己需要的知識，這就需要檔案職業客體在掌握先進的信息技術的基礎上，對收集的檔案實體信息進行加工和梳理，分析綜合和概括，形成高度相關內容的知識庫，便于人們利用并作為決策的依據，實現檔案社會價值的最大化。信息化時代為檔案職業從實體管理到知識內容管理提供了先進的信息技術條件，網絡和通訊技術、信息處理技術為檔案信息知識內容的獲取、組織和共享提供了良好的運行平臺。檔案知識內容管理將檔案職業客體由“死檔案”變為“活數據”，同時對檔案職業主體提出了更高的技能要求，積極推動了檔案職業的發展。

2.檔案職業從重視內部利用到關注社會共享轉變

隨著社會民主化進程的不斷推進以及政府信息公開的組織實施，檔案工作已逐步從關注組織機構內部利用向重視對全社會不同領域、不同行業進行開放服務轉變。以參與社會建設、關注改善民生、開展惠及全社會的檔案知識服務為檔案職業的根基，以服務于社會發展的需要為其“安身立命”之本。并且隨著現代信息技術的發展，檔案信息服務具有了依托網絡系統，擴大利用服務領域的優越條件，檔案職業主體可以更為方便的了解社會檔案信息利用的需求和動向，調動各方面的積極性，發揮技術優勢和資源優勢，加大檔案信息網絡服務設施建設，面向社會開展權威有效的檔案信息服務，實現社會信息資源的共建共享，客觀上使檔案職業服務的著眼點更為深遠而全面，促使檔案職業從重視內部利用到關注社會共享的轉變。

3.對檔案職業的法制環境建設提出新的要求

在檔案職業活動中，檔案館保存的大多數檔案都是政府信息。政府信息由于涉密的原因，一般推遲甚至拒絕對外開放，而大多數公眾對國家事務也是缺少積極參與的意識，認為政府的事情有政府辦，與公眾關系不大。所以不管是出于公眾的原因還是處于政府的原因，對公眾的知情權都很難保證和實現。但隨著社會信息化和人們生活水平的提高，公眾意識到知情權是自己的一項基本權利，并且熱心參與政府事務和國家建設，因此，為了公民的知情權得以實現，對檔案職業來說，應該在相關的法律法規中明確對公民信息知情權的保護。隨著信息時代的到來和公眾信息意識的增強，公眾對信息的獲取有了更高的要求，對開放檔案的時效性和全面性有了更高的期望，然而在現行的法律法規中，對檔案具體的開放范圍不夠明確。特別是在檔案信息化建設過程中，對網上信息的開放內容和范圍，比如哪些可以全文公開，哪些只能提供目錄檢索，并沒有明確的規定。信息時代，由于計算機技術和網絡技術的飛速發展，信息的計算、存取和傳播能力都有了很大的提高，網絡信息容易不留痕跡的篡改和獲取，人們的隱私受到了很大的威脅，因此在我國檔案職業的法律法規中要加大對公民隱私權的保護。

三、檔案職業在信息化時代的應對策略

1.豐富和優化館藏結構，加快檔案的數字化建設

在檔案的歸檔范圍確定和收集中，應豐富館藏內容，優化館藏結構，提高館藏質量，以對國家和當地有用，對社會有價值的角度考慮，積極更新檔案的歸檔范圍，將確有價值的都列入進館范圍，同時切實開展檔案鑒定工作，精簡館藏檔案的內容。各專業性檔案館應淡化檔案的政治性，轉變重藏輕用的消極觀念，以滿足社會利用需求為宗旨，突出館藏檔案的社會化與平民化，以滿足更多普通利用者的需求。

2.提高檔案從業人員的專業素質，積極促進自身職能范圍的拓展

我國檔案工作者群體的文化程度和專業化水平偏低。長期以來，由于檔案工作的封閉性以及檔案價值實現的滯后性，使得檔案工作者在該職業上難以獲得成就感和歸屬感，工作積極性不高，自我提升動力不足。但隨著信息化時代的發展，檔案的數字化建設、數字檔案信息的長期保存、電子文獻原始性的鑒別以及各類機構檔案信息資源的開發與整合，對檔案從業人員的技術能力提出了更大的挑戰。同時從檔案利用的角度來說，由于獲取信息的廣泛性和時效性提高，社會公眾更希望的是通過廣泛收集數據、深度挖掘數據、精密分析數據而獲得的能直接參與決策的有價值的信息和知識，這就對檔案職業活動提供相信服務的方式提出了挑戰，對檔案從業人員的專業性提出了更高的要求。為此，檔案部門在引進人才和專業化人力資源的建設過程中，不光要引入檔案專業人才，還要引入掌握數據庫存儲、挖掘和分析技術以及現代先進技術的高端技術人才。同時加強對現有檔案從業人員的繼續教育、培訓和考核，增強其對檔案專業及信息相關學科的理論和方法的學習和應用能力，掌握信息時代的新技能，增強自身對數據的敏感性且有整合信息資源提供知識服務的新理念。

3.健全檔案開放利用的法律法規來改善檔案職業的法律環境

隨著現代信息技術的飛速發展，公眾對獲取信息和知識有了更高的要求，使得檔案信息資源的開放利用工作有了創新性發展，與此同時給檔案職業法制環境建設提出了新的課題。應加強對檔案開放工作的法制化管理，在無損國家和個人安全利益的同時，實現全方位、系統的開放檔案，對那些可以提前開放的檔案和到期不宜開發需延期開放的檔案都應對其具體時間做出規定，爭取早日開放，實現檔案應有的價值和最大限度地保障公民的知情權，同時處理好檔案開放與保密的關系。促進檔案開放、保障公民的知情權的同時離不開對公民隱私權的保護，檔案部門要制定出統一的對隱私類檔案的利用原則，并通過法規的形式規范檔案利用行為，出臺檔案的開放利用期限表，避免利用的隨意性和人為性，保障檔案職業活動中公民隱私權的實現。

信息化時代下各種信息技術的進步，為檔案職業的發展轉型帶來機遇，同時也凸顯檔案職業的缺陷和漏洞。筆者通過分析檔案職業的現狀和信息化對檔案職業的影響，提出豐富和優化館藏，提高檔案從業人員的專業素質以及建立健全檔案開放利用的法律法規的發展策略，以期對檔案職業在信息化時代下的轉型有借鑒意義。

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作者簡介：謝翠香（1978-），女，西北師范大學檔案館館員，計算機應用技術專業碩士，研究方向：數字檔案館建設，數據挖掘。