新形勢下的機關檔案管理探索

關文芳

摘要：我國的機關檔案管理依舊是運用著傳統的檔案管理理念進行執行，致使有很多的機關檔案在管理的過程當中有著很大的問題，大大降低了機關檔案管理的效率。想要有效的提升檔案管理工作效率，就需要機關單位當中的領導人員和檔案管理人員對檔案管理進行高度的重視，不斷的提升管理人員的專業素質，以此來進一步的提升檔案管理工作效率。

關鍵詞：機關;檔案;管理

機關檔案管理工作的高效進行對我國經濟發展和歷史成果的保護都有著極大的促進作用，因此，機關檔案管理人員需要不斷完善檔案管理機制，與時俱進地做好機制的創新工作，提升機關檔案管理工作的信息化和科學化水平，從而推動我國機關檔案管理事業的快速發展。

1檔案管理工作所存在的問題

1.1對檔案管理工作認識不足

在長期的發展中，機關檔案工作在管理上仍然存在著管理不規范，制度落實不到位，工作缺乏連續性的現象。這些問題出現的原因存在多個方面，但最主要的就是機關管理對于檔案管理的重視力度不夠。有些檔案管理工作人員對于檔案的保存存在一定的誤區，他們認為檔案管理只是單位其他工作的一部分，并沒有那么重要。所以，就只是對檔案工作進行相應的收集和保存。很多工作人員也認為檔案資料只需要他們記錄一下姓名、日期，歸檔就好。認為工作沒有任何權力，枯燥乏味。所以，很多人一提到檔案工作就覺得麻煩，沒有意思。放在檔案室中的資料不丟失，不缺頁少碼就好。因此，這也就表現出，現在的檔案管理工作是沒有辦法跟上社會發展的大節奏的。

1.2機關工作人員不穩定

檔案管理工作在發展過程中，由于機關人員工作不穩定，對檔案工作本身也會造成嚴重的影響。一是一些專職或兼職的檔案人員對于工作的責任心不強，不能靜下心來對檔案工作做一個長遠的規劃。二是檔案的工作人員對檔案業務知識了解不透徹，很多管理人員對于這個工作崗位的知識想象得太過簡單。三是對相關的管理和收集資料工作不熟悉，不能從大方面上把握檔案管理的節奏。因此，造成檔案管理上缺乏持續性。四是由于檔案管理人員的水平參差不齊，或是檔案工作人員身兼數職，檔案管理者年齡較大，對檔案工作的投入精力少，有些工作不能及時處理，從而嚴重影響了檔案工作的發展。

1.3大部分檔案歸集整理工作不能一次到位

以社保機關和地稅機關的檔案歸集及整理為例，雖然機關每年都會對檔案進行定期整理，但是效果仍然不明顯，很多時候存在事倍功半的結果。有的時候因為頁碼少寫數字，就要重新填寫，有的時候因為文件順序不對還要重新整理。這種反反復復的情況就會造成工作的拖沓和人員的不耐煩情緒。象社保機關有時檔案需要一年整理一次，存在很多開戶的企業文件資料，都要進行統一歸檔，這樣就會將工作積攢的越來越多，使得在工作過程中非常匆忙，檔案管理工作就不扎實。

2新形勢下檔案管理工作的思考建議

2.1加強機關各項檔案管理工作

機關檔案管理工作是一項政策性比較強的工作，也是專業技能要求比較高的一項工作，如果能夠采取有效的措施對機關檔案進行良好的管理，那么這些檔案的使用時間就會變得更久。因此，機關檔案管理部門需要結合檔案管理現狀制定出一系列有利于檔案管理的方案，及時發現檔案管理工作中存在的一些問題，并且高效地對這些問題進行解決，這樣就可以保證機關各項檔案管理工作做得更加到位。除此之外，機關檔案管理工作還需要專門的機關檔案管理部門和機關檔案管理人員從事對機關檔案的收集、加工和整理，爭取盡最大努力保證這些機關檔案的質量。

2.2重視軟硬件設施建設

要想完善建設機關檔案數字化管理體系，首先需要滿足完整存儲、隨時調閱、信息準確、歸類合理的要求。其次還需要加強對相關性認知領域的分析，并按照既定的建設標準進行綜合調整，才能真正實現該管理模式的功用，提升工作效能。因此，機關檔案管理人員必須重視并加強軟硬件設施建設，加大資金投入，對掃描儀、微機、備份磁盤等及時進行更新換代，改進基礎設施建設，才能滿足機關檔案管理的需求，并且符合數字化建設和發展的要求。另一方面，相關人員還應當重視數字化管理體系的安全建設，只有借助各種先進的手段和技術才能保障機關檔案信息的安全性，提升抗風險能力，排除各種安全隱患。

2.3規范人事檔案的交接工作

人事檔案是在管理工作當中最為復雜的系統，因為人事檔案的管理需要檔案人員具有強烈的責任感，而且能夠在認識檔案的管理當中嚴格遵守規章制度進行交接工作，需要檔案管理人員和接管人員當面清理檔案的遺存業務，正確的核對檔案在走，要做出借走檔案的順序和詳細情況、原因等，而且還要準確的記錄交還時間，做好借據的整理。最后就是要把檔案當中過于零散的材料進行歸檔，嚴格的依照檔案移交程序進行移交工作，并在移交的檔案上寫上時間、地點以及人物等，明確的清點交接過程當中的檔案數量，在最后簽上自己的名字。

2.4完善檔案管理制度

現如今在我國的機關單位當中并沒有制定完善的檔案管理制度，想要有效的提升管理工作的工作質量，那么就需要對檔案工作的管理制度進行制定，在構建完善管理制度的時候需要遵循以下三點：第一，在完善管理制度的時候需要運用科學、合理的建議，能夠從機關單位的實際情況，而且不違背個人利益的前提之下進行完善;第二，所制定出來的管理制度需要具有簡明實用的特點，能幫助管理人員更好的進行整理;第三，具有保持制度的約束性，不僅要對管理人員進行約束，也要對機關領導進行約束。

2.5強化檔案的現代化管理

機關檔案管理工作要打破傳統的檔案管理方式，集合現代計算機技術、網絡技術、信息技術等對檔案管理模式進行創新，實現從實體管理模式向數字化、網絡化模式進行轉變。實現文檔一體化管理，推進辦公自動化，轉變傳統的公文書寫方式，建立統一的機關檔案管理平臺。實現機關檔案信息從接收、歸檔、整理、存儲到開發利用的現代化管理，建設檔案數據庫，充分體現機關檔案管理信息化建設的先進性、科學性和實用性。機關檔案建設時需要注意加強自身網絡建設，實現網絡對接的無縫隙化，機關單位檔案管理時如果能夠做好自身的檔案數據庫建設，所有的檔案化資料能夠及時地查找和分析處理，必將對檔案的現代化建設產生較大的助推作用。

2.6搞好檔案的開發利用

機關檔案管理工作的最終目的就是要服務單位發展建設、服務群眾生產生活，充分體現挖掘機關檔案的價值。在機關檔案管理工作上要不斷前行，積極探索，讓機關檔案管理工作更加規范、更加科學，開發利用更加充分。加強機關檔案的開發利用，既是扭轉過去工作被動局面的出發點，也是進一步發展機關事業，增強機關檔案服務功能的歸宿點。而加強機關檔案信息化建設，極大地方便了機關檔案的查找利用，為領導和各業務工作及時準確地查找材料，提供了有效的參考依據，使機關規劃、編制、建設等活動更有預見性和可行性，從而充分發揮機關檔案管理工作的服務功能。為此，必須轉變觀念，樹立服務意識，加強館（室）藏建設，創造開發機關檔案信息資源的物質條件，拓寬服務領域，增強開發機關檔案信息資源的能力，從而充分發揮機關檔案信息資源的作用。

3結語

在機關單位，不管是縣直還是鄉鎮，檔案對我們的業務的開展都有著較為重要的作用。檔案管理集成了機關單位業務及人事變化的延續，對機關事業的發展有著較好地促進性作用。但伴隨著社會經濟的快速發展，特別是大數據云儲存等現代信息儲存方式的發展，這就需要我們不斷地提高自身的綜合管理水平，及時創新工作方式，提高檔案管理的水平。

參考文獻：

[1] 肖海.機關檔案管理創新模式研究[J].卷宗，2017（12）.

[2] 李云華.機關檔案管理的創新發展路徑探索[J].勞動保障世界，2016（15）.

（作者單位：察布查爾縣農業農村局）