衛生院檔案管理問題闡釋與管理經驗

韓曉麗

摘 ?要：基層衛生院在實際管理工作開展過程中，要針對具體管理問題建立切實有效的工作機制，建立健全更加系統化的檔案管理制度，從管理規范化入手提升整體管理質量，為衛生院檔案管理、開發、利用等效果優化奠定堅實基礎。本文對衛生院文書檔案管理工作對醫院發展的重要意義進行了簡要分析，并集中闡釋了工作開展過程中存在的問題和相關處理措施，以供參考。

關鍵詞：檔案;利用率;提高

前言

基層衛生院檔案工作對衛生院的諸多方面均作用巨大，包括發展、醫療服務、公共衛生服務等，可以說是衛生院發展的一項關鍵因素.其形成于衛生院的多個活動中，包括衛生管理、醫療服務、公共衛生、藥品管理和行政人事管理等，在這些工作中形成的各類文字、圖表和照片等具有很高的保存和科研價值，這些資料的管理既和衛生院的歷史發展息息相關，更和我們的實際工作關系密切，以方便更好服務廣大群眾，所以加強基層衛生院的檔案管理工作意義重大.

1衛生院檔案管理工作應用計算機技術的必要性

利用計算機技術能夠更方便的進行檔案管理的各項工作，比如通過對檔案的全文收集，相關閱檔人員可通過計算機直接查看全文。應用計算機技術對檔案的收集、整理、檢索利用、鑒定、統計、上報進行全流程管理，能夠將人為干預的情況降低到最小，有效避免不必要的錯誤。利用計算機進行檔案統計工作，只需要簡單的指令就能夠完成，提高了工作效率和準確性。衛生院檔案管理工作需要記錄的內容是非常龐大的，利用計算機技術能夠將這些繁雜的內容化繁為簡。檔案管理人員利用計算機能夠方便直觀的了解誰借閱了檔案資料，什么時間歸還，逾期未歸還計算機會主動提示。計算機能夠永久的保存衛生院的檔案資料，不會因為長時間的翻閱造成檔案損壞。由此可見，在衛生院檔案管理工作中應用計算機技術是非常有必要的。

2衛生院檔案利用率低下的原因

2.1檔案收集效率不高，檔案重視程度不夠。衛生院從衛生院的醫療、行政、人事、后勤等方面出發，制定了與實際相適應的管理制度，管理制度較為健全。但

是在多數的衛生院，檔案管理的相關制度較為欠缺，只有極少數的衛生院會把檔案管理工作的成績作為工作項目的考核目標。這在很大程度上降低了檔案工作人員的積極性，從而導致工作質量下降，檔案收集效率低下，很難形成完整的檔案資料，無法為衛生院的管理者提供及時準確的參考信息。

2.2缺乏專業的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平。在檔案管理中，管理人員是核心因素。檔案管理員水平的高低將直接影響衛生院的檔案管理工作的質量。目前，在衛生院中檔案管理人才的缺失現象十分普遍，部分領導由于缺乏對檔案管理工作重要性的認識，委派非專業人士進行檔案管理工作，這在很大程度上降低了檔案管理水平，從而導致檔案無法得到有效利用。

2.3硬件投入不足，缺乏基礎保障。一部分比較偏遠的衛生院，經濟條件較差，檔案管理硬件落后，管理技術水平較為低下，很難按照相關檔案保管標準進行檔案資料的存入。這嚴重影響檔案管理工作的進行，造成檔案資料收集不全，無法發揮其自身的利用價值，利用率低下。

2.4管理模式落后，缺乏健全的檔案管理制度

現階段，我國在醫療檔案管理上并未制定相關管理制度，且責任劃分也不明確，而在這種檔案管理制度、管理職責和考慮標準紛紛缺乏的狀況下，各個基層衛生院的檔案管理模式也各不相同，應付上級檢查是一些地區進行檔案管理的主要目的.這種不健全的檔案管理制度讓各地區的衛生院管理非常混亂，很難進行檔案信息的收集.當前，基層衛生院雖已基本落實硬件配置，但因為人員技術水平不高，加之管理部門未重視檔案管理工作，所以也就讓一些衛生院的檔案管理系統流于形式，還是需要借助手工來完成實際的查閱和歸檔，傳統管理模式仍然占據主導，難以真正提高其工作效率.

3提高衛生院檔案利用率措施

3.1要利用計算機網絡提升檔案管理效率。計算機網絡具有方便、快捷的優勢。利用計算機網絡技術，可以大大提高檔案人員的工作效率，提升檔案管理的質量，從而提高檔案利用率。但利用計算機網絡進行檔案管理也存在一定的缺點，主要是檔案資源保密事項無法得到充分保證。衛生院利用網絡技術進行檔案管理必須嚴格按國家保密規定，嚴禁將檔案資料傳送到網上進行公開。即使是衛生院的內部局域網，仍然需要加強警惕，防止非相關人員閱讀涉密的檔案資料。

3.2提高檔案利用率人是最關鍵因素。在檔案管理中，人是最為關鍵的因素，起到統籌規劃和具體執行的作用。在檔案形成過程中既需要領導的統籌規劃，又需要具體工作人員的收集、整理和匯編。檔案的后期利用是全員參與的過程，只有大家充分認識檔案的價值，正確地利用檔案，才能真正提高檔案的利用率。檔案管理水平直接取決于檔案管理人員。要想提高衛生院的檔案質量，使檔案得到充分利用，就必須提升檔案管理人員的整體素質。這既需要培養檔案管理工作者的文秘、歷史學、目錄學、社科情報知識水平，還需要檔案管理工作者了解計算機的相關知識，這樣才能提升檔案管理的水平和效率，形成高質量的檔案，為提升檔案的利用率奠定基礎。

3.3全方位搜集資料，提高檔案質量。檔案材料來源是影響檔案質量的基礎因素。檔案資料來源于衛生院的方方面面，每個人都是潛在的檔案資料來源者。因此檔案管理人員需要在單位中具備一定的協調、應對能力，能夠處理好各方關系，收集各方面材料。此外，檔案后期的材料整理、鑒定、保管對檔案質量的提升也具有重要影響。這是一項需要較強操作性的工作，衛生院檔案管理者必須在了解相關管理規定，按照要求，合理分類、整理匯編檔案材料。衛生院通過科學的研究，在檔案整理、服務方式等方面做出創新，可以幫助提升檔案質量，從而提高檔案利用率。檔案管理工作是一項看似簡單，實際十分繁瑣的工作，要想保證檔案質量，管理人員必須具有充分的耐心，從細節出發，做好每一項小工作。

3.4完善檔案管理規章制度。俗話說，“不以規矩不能成方圓”，要想提高檔案利用率，就必須建立檔案管理規章制度。一般來說，檔案管理制度囊括歸檔制度、保管制度、借閱制度、保密制度、統計制度、文書檔案分類編號制度，每一項制度都深入檔案管理的每一個細節，對檔案管理工作做出最為嚴格的規定，保證檔案管理有制度可循。

4結束語

造成衛生院中檔案利用率較低的原因有：檔案收集效率不高，沒有健全的檔案資料;缺乏專業的檔案管理人才，無法提高檔案管理水平;硬件投入不足，缺乏基礎保障。解決這一問題的途徑有：利用計算機網絡提升檔案管理效率;提高檔案利用率人是最關鍵因素;全方位搜集資料，提高檔案質量;完善檔案管理規章制度。

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