淺析機關文件收發和文書檔案工作

陶榮明

摘 要：在機關行政管理辦公中，主要工作之一就是文件的收發和對文書檔案進行管理，但是隨著科學技術的發展，辦公自動化的進程加快，給文書檔案管理工作帶來了風險和挑戰。機關單位在行政管理工作不斷創新的今天，在工作形式和內容上都發生了重大的變化，也對崗位工作者提出了更高的要求。本文通過研究行政崗位的文件管理工作，從而加強機關單位與文件管理工作之間的關系，提高行政工作的工作效率。

關鍵詞：機關單位;行政管理;文件收發;文書檔案工作

機關單位工作者通過整理文書資料，從而方便領導查找和調取，可以這樣說，機關單位的工作很大一部分都是在與各種文件打交道。在新時代下，我們要利用科學的管理手段，提高文件管理工作效率，通過提高文書檔案管理工作，進而推動整個部門的工作進程，推動機關行政管理工作現代化、科學化、規范化。

一、機關單位的文件收發工作內容

機關單位的日常需要與大量的文件打交道，文件收發是日常工作的重要內容，看似簡單，但卻十分繁瑣。在辦公信息化的時代，機關單位的文件收發多采用電子化傳送的方式，因此公務人員每天上班需要登錄電子公文，信息收取文件，瀏覽文件的大概內容，如果是信息類和參考類，不涉及本單位的通稿、長期規劃、人事任命、制度總結，則不需要打印出來。如果是本單位的文件，例如會議通知、命令、通報等，則需要打印出來并畫出重點信息，按照文件內容的輕重緩急，交與領導閱讀處理。一些信息類不需要下發的文件，則可在事后打印出來進行傳閱，或者上傳到機關內部系統，讓大家網上閱讀。公務人員也要自行記錄打印出的文件，標注出文件的簽讀情況和截止日期，實時追蹤文件的處理情況。通過平郵、會議、傳真等形式帶回單位的紙質檔文件同樣先處理急的和重要的文件。當天的文件盡量做到當天處理，下班前簽收完當天的文件，如果做不到，則需要簽收重要文件。空閑時需要將紙質檔案文件掃描存檔，按照文件的內容格式進行文件檔案管理。

二、機關單位文書檔案管理工作

文書檔案的主要內容是各級行政機關曾經使用過的公文，工作人員需要根據文件類別，標注好各個文件的內容，按照一定的要求進行管理和擺放，當領導需要時，可以方便領導隨時調取資料，并對領導的決策提供相應的數據支持和材料來源。

（一）對文書檔案的分類

整理文書的內容，并根據內容對文件進行分類處理，有些文件記載著重要的內容，因此對其妥善保管、合理分類，有助于管理工作的延續性。要制定分類計劃，并在具體工作中嚴格遵守，制訂分類細則作為分類依據，讓檔案分類工作變得更加簡單和順暢。

（二）保證文書檔案的完整

文書檔案的內容大體上可以分為兩種，外來文件與本單位的文件，機關單位工作以這些文件內容進行開展，因此我們一定要保證文書檔案的完整性。隨著辦公電子化時代的來臨，文書檔案的下發大多是電子化文件材料，一定要對這些電子化的文書資料進行登記和歸檔。使用計算機對文書檔案進行管理，雖然大大的提高了工作效率，但是仍然要注意保證文書檔案的完整性，必要時進行打印和存放，以防重要資料、數據的丟失。

（三）有價值的文書檔案進行立卷工作

在對文書檔案進行管理和分類的時候，有一部分是有價值的文書檔案，因此我們要挑選出來，對其進行立卷工作，方便日后的查找和再次利用。立卷過程較為復雜，要對文書檔案進行收集、整理、分析、保護等，有些文書檔案的下發不是一次性的，要做好積累工作，在最后文件下發完成后，再對文件進行綜合分析和整理。日后也要經常對這些有價值的文書檔案進行檢查，以防出現破損的狀況，同時我們還要對一些過時、沒有價值的文書檔案進行銷毀，防止浪費檔案空間資源。

（四）日后查閱管理

機關對文書檔案的管理不只是為了收集和存放這些文件，更主要的是日后的檔案借閱，因此我們要建立相關的借閱制度，保證檔案的保密度，對檔案的借閱人員進行嚴格的審查，要有相應的借用手續，經文書檔案管理工作領導審批后，才可進行查閱。同時規定一定的期限進行借閱，并在歸還時檢查文書檔案，如果發現案卷存在拆封、增減、污損的情況，要追究借閱人員的相關責任。檔案管理工作要有嚴格的程序，外來單位和個人一般不得進行文檔的調閱。

三、加強機關單位文書檔案管理工作的有效措施

（一）提高公務人員的綜合素質

任何一項工作的開展都離不開人，高素質的工作人員不僅能夠有效的開展工作，同時還可以促進部門之間的交流合作，協調相互間的關系。行政崗位的工作人員要有較好的職業道德和操守，文書檔案管理工作看起來簡單，但是卻需要從業人員有著較高的專業水平，同時也要有責任心，更加細心，重視檔案管理工作，保證工作的質量。單位要加強對行政崗位的工作人員進行培訓，使之樹立起大局意識，盡職盡責，在日常工作中能為領導提供建設性的意見，促進工作改革創新，遇到問題時能夠做出科學合理的判斷，并能夠及時的解決，保證工作的順利進行。

（二）借助信息化手段提高文書檔案管理工作

辦公自動化的發展，讓很多工作都離不開信息技術的支持，文書檔案管理工作也要順應時代發展的潮流，將計算機系統應用到文書檔案管理中去，從而實現文書檔案管理工作的信息化、電子化、數字化。利用計算機加強文書檔案管理工作，使文書檔案管理工作更加高效便捷，通過建立信息化的檔案管理平臺，方便管理以及日后查找、利用。加強電子化信息系統文書檔案管理的安全性，防止信息的丟失和泄露。利用信息化手段方便管理，提高工作效率，減少一些不必要的麻煩。

結論

機關單位的文件收發和文書檔案管理是一項基礎的工作，也是一項特殊的工作，在信息化時代，文書管理工作越發的重要，因此我們要努力提高公務人員的職業素養，結合信息化手段，從而促進文書檔案工作規范化、制度化。

參考文獻

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