基于國外檔案戰略規劃發展現狀對于我國的啟示

高文博

摘要：戰略規劃對于檔案事業的發展至關重要，本文主要闡述國際檔案理事會、美國國家檔案與文件管理署和澳大利亞國家檔案館的國家檔案戰略規劃。分析其戰略規劃并總結歸納了影響檔案工作發展的幾個要素，為我國檔案戰略規劃的制訂與研究提供有益的借鑒。

關鍵詞：檔案戰略;影響要素;啟示

一、檔案的價值及其重要性

一般，檔案是指人們在社會的各項活動中直接形成的具有保存價值的各種原始記錄，其本質屬性是原始記錄性。檔案具有各種各樣的價值，如作為查考、研究和處理問題的依憑，作為記錄人類文化發展的歷史進程，作為記載各行各業運營、發展的有關情況、成果、經驗和教訓。

二、國外檔案戰略規劃的發展態勢

戰略規劃則是一個組織確定其方向或戰略以及運用各種資源實現這一戰略而做出決策的一個過程，它一般來說規定機構的使命，制定指導機構設定目標和實施戰略的方針，建立實現機構使命的長期目標和短期目標，然后根據確定的目標決定行動的方向[1]。

1.國際檔案理事會的戰略規劃

國際檔案理事會 （International Council on Archives，ICA）是一個旨在保證世界各地的文件和檔案得到有效管理（包括永久保存和公共利用）的國際性非政府組織，它是檔案機構和檔案職業在全球舞臺的代言人。隨著環境與技術的變化，ICA于2008年7月26日理事會年度大會上討論通過了新的《國際檔案理事會 2008-2018年戰略方向》（ICA Strategic Direction 2008‐2018）[2]。

2.美國國家檔案與文件管理署

美國國家檔案與文件管理署（National Archives and Records Administration，NARA）是美國聯邦政府檔案工作行政管理的領導中心和最高管理機構，早在1997年，NARA即制訂了一個十年戰略規劃《美國國家檔案館與檔案管理署 1997-2007 戰略規劃》（The Strategic Plan of NARA 1997-2007），在2017年八月份NARA分享了2018-2022年戰略計劃草案并廣泛收集各方評論，有來自員工的評論以及來自廣泛的利益相關者的公開評論，包括其他機構、專業組織和個人研究人員。隨后NARA把這個版本提交給管理和預算辦公室（OMB），以便他們在9月11日進行審查[3]。

3.澳大利亞國家檔案館

澳大利亞檔案界重視戰略規劃的制訂實施對檔案工作的引領作用，從國家檔案館、檔案學會，到大學檔案館、州立檔案館，都制訂有相應的戰略規劃[4]。安妮·里昂，是澳大利亞政府工作組中的國家檔案館成員，在NARA的College Park基地舉辦的報告會上，里昂題為“從紅帶子到紅地毯—數字化時代檔案保管的轉變”報告描述了澳大利亞國家檔案館怎樣將其重要的數據庫服務提供給網絡，從而擴大線上公眾對檔案的使用。

三、影響檔案工作的發展因素

1.是否有明確的戰略規劃，精準的定位

長期以來，我國檔案管理部門的資源規劃遵循“為國家”的價值取向：在管理目標方面，較少考慮到社會公眾的實際生活需要，而主要服務于黨政機關的查找和利用;在管理方式方面，政府控制明顯;在協同管理方面，信息缺乏共享，信息孤島現象比較普遍[5]。面對社會的全方位發展，檔案不僅僅局限于國家政府部門，已經滲透于社會公眾生活的方方面面，遍及各個領域各個行業。

2.是否制定內涵豐富的規劃體系

NARA不僅制訂了總的十年戰略規劃，還編制了《信息資源管理戰略規劃》、《開放政府規劃》、《績效規劃》等，相輔相成并形成了一套內涵豐富的規劃體系。我國也有國家層面的全國“十一五”時期檔案事業發展規劃、全國檔案事業發展“十二五”規劃，不少地市也都隨之編制了檔案事業發展的五年規劃，但少有年度發展計劃、專項活動規劃及相關戰略、政策文件或行動計劃的制訂。

3.是否重視戰略規劃的績效評估

NARA 除編制總體的檔案戰略規劃外，還專門制訂了《績效規劃》，用來檢驗每財政年計劃的完成情況和長期戰略規劃目標之間的關聯度。在實際工作中，NARA 十分重視年度報告和工作報告的編寫，在一定程度上也體現了NARA對檔案戰略規劃的實施情況的跟蹤、總結和評估，并及時作出相應的調整，這種做法同樣是對戰略規劃的重要和有益的補充。不僅僅僅需要有戰略規劃的制定，更需要同時輔之及時的后續跟蹤監督與評估，才能實現最初的效果。

4.經濟發展水平

與此同時必須注意到的是，檔案工作的發展狀況與各國的經濟發展水平也是密切相關的，兩者存在著互為促進的關系。檔案工作也不例外。需要經濟的發展為檔案工作注入活力，增加動力。只有當檔案工作得到充分的重視以后，才會注重對檔案人員的著重培養，繼而重視檔案學教育的發展， 即有著 “發展經濟→重視檔案工作→需要檔案人員→注重檔案教育”的邏輯關系。信息資源成為經濟社會全面發展的重要戰略資源，重視檔案工作的發展，開發挖掘檔案自身的價值，從而推動經濟社會全面發展，是增強我國綜合國力和國際競爭力的必然選擇。

5.教育發展程度

此外，檔案工作的發展也與各國高等教育的發展狀況息息相關。相比較于一些發達國家的高等教育，比如美國，英國，澳大利亞，加拿大等國家起步較早、發展較快、體系相對完善，完備的高等教育發展必然會帶動檔案工作的發展與完善。與此相對的是在一些發展中國家，本身高等教育的發展就相對滯后，針對檔案專業又作為一個小而偏的專業，其發展更加緩慢。

四、結語

影響檔案工作的發展因素各種各樣，對比借鑒國外一些國家的先進做法，健全完善我國檔案部門發展中的欠缺，使得檔案事業向前大力發展。

參考文獻

[1] 吳建中.戰略思考——圖書館管理的 10個熱門話題 [M].上海：上海科學技術文獻出版社，2005：21.

[2]http：//www.ica.org/3667/reference-documents/ica-strategic-direction-20082018.html，? 訪問時間：2018-01-28.

[3]https：//www.archives.gov/about/plans-reports/strategic-plan/draft-strategic-plan，訪問時間：2018-01-28.

[4]馬海群.國外檔案戰略規劃的發展現狀及特點分析[J].檔案學通訊，2012（04）：8-11.

[5]周毅.基于信息權利保護的政府信息資源規劃研究[J].情報資料工作，2010（03）：45-49.