高校檔案管理現狀及信息化的幾點認識

王玉慧

摘 要：高校檔案工作是高等學校重要的基礎性管理工作，要納入學校整體發展規劃中。隨著檔案種類不斷增加以及門類不斷的豐富，檔案信息的修復、保存、容錯和信息提取都非常方便。本文結合高校檔案管理的現狀和信息化建設的必要性，對高校檔案信息化建設做出初步調查與思考，總結幾點膚淺認識。

關鍵詞：高校檔案;現狀;信息化;認識

高校檔案指的是能夠反映師生在校期間的個人學習、工作水平以及道德素養等方面的書面材料。隨著我國社會經濟的飛速發展，對于以人才培養為首要任務的高校而言，以檔案的形式記錄下學校對人才的考察、選擇、培養過程及培養成果是相當必要的，這些檔案不僅是高校對人才審核的重要參考資料，也是未來國家或社會選拔人才所應該考慮的客觀信息。因而，高校應該認清高校檔案管理信息化建設的大勢所趨，以高度負責的態度完善檔案管理工作。

一、高校檔案管理信息化建設的必然趨勢

紙質檔案的形成是有歷史原因的。由于其自身的特點，紙質材料在管理、磨損、保存和修復等方面存在不足。

高校檔案信息資源的社會價值在于開發利用，開發利用的效果取決于開放時效和利用的廣泛程度。采取現代化管理手段存儲的各種信息，不僅便于利用開發，產生更廣泛的社會效益，而且能減少檔案工作人員的工作強度，提高服務效率。2008年9月1日，由教育部和國家檔案局聯合制定的《高等學校檔案管理辦法》正式發布。該文件要求“高等學校應同時歸檔紙質檔案材料和電子檔案材料”，并對高校檔案信息化建設提出了要求。信息爆炸增加了高校檔案管理的難度。高校擴招以來，學生檔案、教師人事檔案、行政人員檔案、輔助人員檔案等都呈現出激增的現象，增加了信息收集、信息篩選、信息編輯、歸檔和信息利用的難度。與此同時，對高校檔案信息的需求越來越大，高校檔案的利用效率也越來越高。隨著現代科學技術的發展，檔案管理專用軟件的開發、利用和升級，高校檔案管理的現代化和信息化已成為不可逆轉的趨勢。高校要適應時代的發展，就必須加快檔案信息管理的步伐。

二、檔案管理的現狀

1.重視程度不夠。雖然高校的檔案有重要的意義和作用，與建立科研成果相比，教學計劃的安排和其他主要項目，學院和大學的領導人通常不注意高校檔案建設，忽視各類高校檔案完成后的工作。與此同時，隨著自主創業政策的推行和就業方式的多樣化，學生和教師往往沒有意識到學籍的重要性。學生對學生成績的意義沒有一個全面的認識。他們不知道，在中國國情和制度下，學生檔案正在被轉化為個人檔案。如果不妥善保管，會給以后的工作和生活帶來很大的麻煩，導致他們的合法權益得不到法律的保護和維護。

而且，很多高校還沒有現代化信息資源管理的概念，不注重高校檔案建設不僅僅是管理層人員的通病，而且也體現在學校專設的檔案管理人員的疏忽上。身為高校專設的檔案管理人員，卻不具備全局觀念，不能認識到檔案之于學生以及學校未來發展的重要意義。很多檔案管理人員在崗位上墨守成規，不能意識到信息化的先進技術為檔案管理工作帶來的助益，拖慢了檔案管理的更新進程。也正是由于思想觀念不能與時俱進，部分工作人員依舊采用舊有的檔案歸納整理形式，安于已有的較慢的歸納整理效率，不思進取。倘若一所高校從領導層到檔案管理人員再到普通學生，對檔案管理的認識都比較淡薄，那么檔案管理信息化基本也就是空想。結合我國現今的經濟社會發展趨勢，這種淺薄的管理意識必須得到根本性改變。

2.相對傳統的管理模式。目前，高校檔案大多采用傳統的存儲和管理方式，但沒有發揮信息共享、信息提取和數據挖掘的作用。一方面，這種滯后的檔案管理模式嚴重制約著高校教研工作的發展和檔案價值的利用。同時也使得高校的檔案管理人員對工作的創新缺乏積極性，而這又進一步制約檔案管理工作的發展。另一方面，傳統檔案的保存不利于有效地面對自然和社會災害。面對火災、地震等自然災害，檔案的安全極其脆弱。這些都不利于新時期經濟社會的可持續協調發展。

3.服務模式相對單一。對于檔案管理來說，工作環境一般比較封閉，受傳統觀念的影響。大多檔案管理工作者的思想觀念還是比較傳統，工作方式也比較單一。現在的利用基本上是“登門造訪式”，普通檔案管理只滿足檔案利用的行為和數量，忽視了利用的實際效果，未能建立起有效的檔案利用體系。

4.人員專業化程度低。目前，我國的大部分高校已經逐漸增加對檔案管理信息化的重視程度，但是檔案管理工作人員專業化程度低這一基本現狀短時間內還難以根除，部分新從事檔案管理工作的人員缺乏檔案管理工作經驗，而資歷比較老的檔案管理人員則面臨由傳統管理模式向新型的信息化管理模式的轉型，所以總體來說我國高校目前的檔案信息化管理還有較大的提升空間。很多高校沒有素質優良、具備專業化的檔案管理水平的檔案管理團隊坐陣，缺乏能夠同時具有專業知識和信息技術的檔案管理人員。而且，檔案管理人員專業化程度低的另一個具體表現是人員在從業前沒有經過專業的信息化技術培訓，專業本就不對口，還不具備將計算機技術熟練運用到檔案工作中的能力，為他們日后的檔案處理工作埋下了嚴重隱患。當然，在實際工作中，專業對口的檔案管理人員數目居多，但是這些人員的年齡、學歷抑或是知識儲存是否對口就又是另外一個需要考慮的問題了。

三、當前高校檔案信息化建設的對策

針對當前高校檔案管理信息化建設發展現狀和存在的問題，筆者就如何加強高校檔案信息化建設談幾點膚淺的認識。

1.加強檔案信息基礎設施建設。要把檔案信息化建設納入高校的總體規劃，就必須加強檔案信息化建設的基礎設施建設。促進整個管理工作的過程中，有必要提高計算機網絡技術水平在高校的檔案，讓每個檔案空間存儲信息充分發揮它的功能，然后加強校園內部局域網的建設，以促進學生和教師查閱檔案和其他信息資源。此外，我們應該與網絡連接從而實現遠程利用檔案的單位通過校園局域網，實現檔案的數字化管理。

在這方面，西北師范大學檔案館已經走在了前列。學校領導大力支持檔案管理工作，劃撥充裕的專項資金，用于檔案信息化建設和打造高科技新檔案館;檔案館領導有前瞻意識和超前眼光，依托西北師大校園網的“信息門戶”，打造先進的檔案管理系統。檔案管理人員與各處室工作人員多次溝通，對學校資料做好統一安排，科學合理地分類。各個單位所產生的檔案可直接上傳至新系統，便于所需之人在授權后即可在校園網直接查詢，力爭“讓信息多跑路，讓人少跑腿”。通過檔案管理平臺，為師生提供更便捷的服務。

2.建立健全檔案信息化規章制度。加強高校檔案信息化建設，首先，制定相應的管理系統，檔案信息化的工作過程，操作平臺管理系統的軟件和硬件，和檔案安全保密系統應該建立，這樣才能真正做到有章可循，有章必依。其次，建立崗位責任制和管理人員安全管理措施。要規范數字化文件、電子文件的制作者，避免在搜索時含糊不清、文不對題以及識別不清等問題。此外，應該對用戶的行為進行有效的監控，避免一些非法操作造成不必要的損失。同時，對電子檔案的借閱、歸還還應制定統一制度。檔案部門作為“把關人”，可以在一定的職權范圍內對傳播的信息內容與形式做出自己的決定，從而影響檔案信息的組織、加工和傳輸，發揮其“把關”的職能。

為科學有效地實施管理，在檔案信息化建設之初，西北師范大學檔案館領導就依托國家法律，制定和完善了《西北師范大學檔案管理制度匯編》《西北師范大學檔案電子簽名法》《西北師范大學檔案館電子檔案管理辦法》《西北師范大學檔案館信息化建設實施綱要》等規章制度，以使檔案信息化建設順利有序地開展下去。

3.強化檔案信息管理工作中的組織協作。檔案信息化建設，就是借用光電信號對檔案進行保存、管理。因此，需要高校的相關部門建立統一的信息管理系統，將各部門之間的信息管理整合起來，根據信息化建設的總體要求，做好溝通和管理工作。加強軟硬件建設和管理;加強對檔案管理系統硬件操作平臺和軟件系統環境的可靠性、安全性和可用性的評價;加強檔案管理的基金投資，依靠高校的學科能力強，確保檔案管理的連續性和備份、存儲私有云端的數據避免自然災害造成損失。

4.提升檔案工作人員的綜合素質。檔案信息管理的對象是看不見的無形客戶，服務模式要求公開、透明、全面，所以要求相關人員更新服務理念，不斷拓展服務領域，提高服務質量。因此，檔案信息化需要大量的檔案工作者的思想和專業技能。對于一些特殊的檔案材料，對其寫作水平和綜合素質提出了更高的要求。所以這就要求相關人員具備熟練的計算機技能和一定的獲取判斷和使用信息的能力，在檔案業務知識方面也要有一定的了解，既要對檔案的管理，又要對計算機的操作和管理方向有所了解。高校應該增強對檔案管理人員的培訓機制，定期聘請檔案管理方面的專業人員進行培訓講座。此外，高校應該針對管理人員制定嚴格的績效考核制度以及勝者生存的競爭制度，根據檔案管理工作人員的工作水平對其工資進行層次劃分，激勵其提高自身的職業素養。

檔案信息化建設是一項積累長、投入大、見效慢的工程，因此學校需要不斷加大信息化建設所需的人力、物力投入，完善檔案基礎設施，推進檔案數字轉化，加快檔案信息建設，讓檔案發揮最大的社會效益。

參考文獻：

[1]景 陽.網絡環境下對高校學生檔案管理的幾點認識[J].蘭臺世界，2018（08）：85-87.

[2]周向東.電子檔案管理在高校檔案管理中的分析[J].辦公室業務，2017（18）：145+132.

[3]林 敏.現代信息技術下的高校檔案管理建設創新與策略[J].科教導刊（下旬），2017（03）：11-12.

[4]馮秀清，劉 洋.高校檔案管理工作現狀與發展策略[J].黑龍江生態工程職業學院學報，2014，27（04）：113-114.

[5]張 濤，楊 飛.以就業為導向的高校學生檔案管理方法優化探究[J].蘭臺世界，2014（11）：19-20.