基于信息化的集團企業財務共享服務中心的構建

王晶平

摘 要 財務共享服務中心作為近年來廣為流行的會計和報告業務管理方式，由于保證了會計記錄和會計報告的規范性、統一性，節省了在集團公司下屬企業分別設立會計辦事處的成本，因此受到集團公司的青睞。信息技術的成熟發展，為集團企業建立財務共享服務中心提供了技術支持。作為集團公司的財務總監，既要認識到當前形勢下構建財務共享服務中心的必要性與緊迫性，又要立足于集團企業財務管理工作現狀。通過制定財務共享服務中心整體規劃，明確構建財務共享服務中心關鍵要素，做好統一編碼標準，搭建信息化平臺等相關工作，充分發揮財務共享服務中心在降低集團企業運作成本，實現財務管理水平提高，支持集團企業發展戰略等方面的重要價值。

關鍵詞 集團企業 財務共享服務中心 數據業務化 網絡報銷系統

一、引言

早在20世紀90年代，財務共享服務中心在歐美國家的大型企業中就得到了應用。受到經濟全球化和會計信息化發展的影響，國內部分集團企業如中興、中鐵等，也開始借鑒國際經驗，建立起自己的財務共享服務中心。集團企業構建財務共享服務中心，既是順應互聯網發展潮流的必然趨勢，同時也是對內整合資源、對外提高綜合競爭力的一種有效手段。需要注意的是，財務共享服務中心雖然發揮的優勢明顯，但是也需要集團企業提供必要的資金、技術、人才等方面的支持。探究信息化背景下，構建財務共享服務中心的具體策略，也成為現階段集團企業高層領導研究的重要課題。

二、集團企業財務管理現狀

（一）集團企業財務管理存在的問題

1.機構冗余，效率低下。大型集團企業財會業務繁重，由于以往企業財務工作方式主要以人工為主，因此在職的財務工作人員數量較多，少則幾百，多則上千。隨著信息時代的到來，集團企業財務信息系統逐漸得到了推廣應用;這不僅讓財務工作效率大幅度提升，而且很多基礎性的財務計算工作，都可以由計算機代替人工來完成。在這一背景下，集團企業的財務機構、財務隊伍就變得冗余。這些冗余的機構、人員，除了直接增加集團企業的財務開支外，還會在企業內部形成相互推諉責任、人浮于事的工作環境，財務工作的效率也會變得低下。

2.業務流程缺乏統一的標準。集團企業下屬各個子公司的經營業務多樣，在進行財務管理時也常常面臨較大的阻力。現階段存在的突出問題是，集團企業內部并沒有一套自上而下貫徹執行的財務管理標準，下屬企業各自執行一套業務流程和管理標準。雖然這體現了財務管理的靈活性，但是也給集團企業的財務計劃執行增加了阻力。財務計劃從下完成執行，中間需要經歷較長的時間，而集團企業面臨的市場發展形勢瞬息萬變，如果這些財務計劃不能盡快得到落實，最終也會給集團企業的經營效益造成損失。

3.決策支持能力匱乏。財務部門除了要做好職責范圍財務管理內的工作外，還要以大量的財務數據作為事實依據，通過整理、匯總，為集團企業領導層的經營決策提供數據支持。集團企業扁平式的組織架構，導致財務人員被分散在不同的事務崗位，很難有時間、有精力發揮財務決策價值。例如，按照集團企業財務管理要求，當天賬目必須當天結算，并將財務數據錄入信息管理系統。但是很多財務人員為了方便，往往幾天或一周進行一次財務信息錄入，這樣不僅容易造成財務數據的丟失，而且也難以發揮財務決策的支持價值。

（二）建立集團企業財務共享服務中心的必要性

1.有利于降低企業的財務管理成本。集團公司財務機構存在業務重疊、人員冗余的問題，不僅導致財務工作效率低下，而且無形中消耗了大量的成本。建立財務共享服務中心，一方面，可以實現集團企業對下屬公司財務方面業務的垂直管理，減少下屬公司獨立設置財會機構、安排財會人員的成本;另一方面，財務共享服務中心借助信息管理系統，代替人工完成大量的財務工作，效率大幅度提升，也間接地降低了企業的財務管理成本。另外，財務共享服務中心在開展基礎的財務數據、會計信息核算時，可以避免以往人工作業中可能存在的計算錯誤等問題，減少由于操作失誤而產生的財務損失。

2.有利于實現財務信息的整合利用。在現代企業制度下，財務數據不僅是對集團企業日常運營和業務往來的直接記錄，而且也可以作為一種寶貴的資源。借助財務共享服務中心和大數據等技術手段，可以對這些財務信息進行整合利用，挖掘其潛在的利用價值，在集團企業高層領導制定經營決策、提高集團企業風險識別與抵抗能力等方面發揮重要的價值。例如，面對瞬息萬變的市場形勢，通過分析和利用財務信息，能夠減少因為信息不對稱而帶來的決策風險。

三、建立集團企業財務共享服務中心的關鍵要素

（一）流程標準化

為了打破集團企業上下級之間以及各平行部門之間的信息壁壘，構建起集中式的財務共享服務中心，需要在集團企業內部建立一套標準化的操作流程。各個下屬企業、各職能部門，財務信息管理系統都要服從于財務共享服務中心的指揮，以便實現財務工作運行效率的提升。同時，為了進一步增強集團企業員工對流程標準化的正確認識，還可以在該流程的重要節點上，引進KPI（關鍵績效指標）。這樣就可以進一步強化員工的責任意識，使其認真執行操作標準，為財務共享服務中心的盡早建成奠定扎實的基礎。

（二）組織機構與人員管理

雖然信息技術的成熟發展，為構建財務共享服務中心提供了技術支持，但是對于集團企業來說，仍然需要優化內部機構和重視人員管理，以最低的成本建成財務共享服務中心，并發揮其最大化的價值。在組織機構方面，要做到精簡機構，只保留那些直接參與財務共享服務中心建設的機構，削減成本，提高效率。在人員管理方面，一是要做好科學分配，實現人力資源的最優化利用;二是要開展必要的培訓，包括掌握構建財務共享服務中心的技術方法等，為人員管理提供智力支持。

（三）信息系統構建

信息系統是財務共享服務中心的核心組成部分，通過提高不同部門之間的信息傳遞速率，為實現財務信息資源的共享、整合與利用提供了必要的保障。在構建信息系統時，除了要注重運用現階段的一些新型技術（如電子掃描等）外，還要注重信息安全管理方面的設計。財務共享服務中心雖然給集團企業財務管理工作帶來了極大的便利，但是隨之而來的安全隱患問題也沒有得到徹底解決。在構建財務共享服務中心的信息系統時，也要注意通過技術手段解決服務中心的安全問題。

四、集團企業財務共享服務中心的設計方案

（一）財務共享服務中心的整體規劃

1.數據業務化。首先，借助集團企業的企業資源計劃系統（ERP），將集團企業及其下屬公司日常的業務記錄、資金流動等信息收集起來，然后將其保存到數據庫中;按照數據來源進行編號、分類，以便后期進行查找和校對。其次，財務人員通過操作界面，在權限范圍內驗證業務數據的完整性和準確性。如果發現部分業務數據有異常，則應當做好標記或備注，在當天工作結束后將這些異常數據上報給主管領導。數據業務化可以將以往集團企業大量的財務報表、日常賬目等，全部轉化為易于處理的電子數據，方便了財務人員利用辦公軟件進行針對性處理。

2.核算集中化。在以往的財務運作模式下，分別在集團企業的各下屬企業設立獨立的會計辦事處，將財會人員分散到各個企業、部門中。這樣一方面延長了財務工作鏈條，導致財務工作效率低下;另一方面不利于實現集中式的會計核算，一些財務問題不能得到盡快處理，給集團企業帶來了經濟損失。建立財務共享服務中心，則能夠通過虛擬集中的方式，將集團企業財務工作集中起來。例如，財務人員雖然仍然分布于各下屬公司或不同部門，但是用來處理財務數據的計算機通過網絡全部連入集團企業的財務共享服務中心，從而實現了異地辦公、集中核算。

3.財務共享。在集團企業內部，任何部門或下屬公司，都有訪問財務共享服務中心的權限。存儲于財務共享服務中心數據庫內的財務信息資源，對下屬公司的財務部門公開，便于實現財務信息的共享。這樣一來，集團公司能夠發揮自身的決策優勢，根據市場形勢變化和管理經驗，制訂出更加科學的財務計劃。同時，借助財務共享服務中心，這些財務計劃又能夠第一時間同步到各下屬公司，為下屬公司制訂財務工作計劃、提高財務工作效率提供了指導。

（二）統一編碼標準

集團公司下屬企業、分支機構數量較多，且由于各自負責不同的業務，因此在相互之間的財務數據不能通用，這就給集團公司開展財務管理和進行財務風險防控增加了難度。針對這一問題，在組建財務共享服務中心時，要求在集團企業內部推行統一的編碼標準。簡單來說，就是根據各下屬公司業務上的特殊性，由集團企業制定標準化、規范化的業務編碼。這樣即便是各下屬公司業務不同，也能夠通過編碼對財務數據進行分類存儲和快速識別，從而減輕了財務共享服務中心的運行壓力，對提高財務數據的分析、利用功能也起到了積極幫助。

（三）組織設計

為方便財務共享服務中心的管理和運行，除財務共享服務中心業務部門外，增設財務共享服務管理部和財務小組兩個單位。財務共享服務管理部是財務共享服務中心的管理機構。該部門由集團財務管理人員和外聘專家組成，在集團財務共享服務中心主要負責制定財務計劃和發展目標，調配管理資源，為高層決策提供支持。財務小組負責財務單位和業務單位更好地結合，為財務活動向業務部門延伸提供支持，促進財務部門和業務部門之間的交互流程。財務共享服務中心主要負責支持集團各分支機構的財務核算，集中各分支機構的日常財務報銷、審核、報表編制等職能，通過信息化平臺為集團提供實時的財務服務。

（四）信息化平臺的建設

1.企業資源計劃系統（ERP）。ERP系統是集團財務共享服務中心的核心，財務共享服務中心業務集中到ERP系統進行賬務處理。采用ERP系統能夠實現集團的整體控制和優化，對集團進行基于流程的集成化管理。主要包括生產管理模塊和財務管理模塊等。

一是生產管理模塊。通過對集團的整個業務過程的有機整合，實現企業低庫存、高效率、降低管理成本的目標。本模塊將各個分散的流程銜接起來，實現生產流程的連貫，保證生產的順利進行，不會影響物流交貨的時間。二是財務管理模塊。財務模塊和一般的財務軟件不同，財務管理模塊能夠與其他模塊相互集成，直接接收前端操作形成的數據，實現數據便捷錄入，減少了人工錄入的工作量，同時避免了人工錄入時間長、效率低的問題。系統實現數據單點錄入，能夠保證原始數據的唯一性，數據查詢相應快速準確。

2.影像管理系統。第一，掃描模塊。掃描模塊是影像管理系統的基礎模塊，是其他模塊運作的前提。掃描模塊通過掃描紙質票據，通過條碼將其區分為電子單據。掃描模塊通過軟件和影像錄入系統的組合獲得影像。集團對不同地區和業務處理進行了統一的編碼，對票據的條碼管理，實現實物和各系統數據的無縫連接。影像錄入系統能夠識別指定區域內的條碼，發揮業務處理和查詢等功能。識別條碼后，模塊根據條碼的影像對文件進行分組和記錄，方便后續模塊的信息處理。第二，傳輸模塊。經過掃描設備識別后的信息，會暫時存儲在服務器中，然后經傳輸模塊檢測通過后，按照一定的分組順序進行傳輸。為了解決同一時間傳輸流量過大，導致財務共享服務中心網絡擁堵的問題，影像系統設計中提供了即時上傳和定時上傳兩種模式。即時上傳就是在掃描系統完成掃描后，立即將影像傳遞給上一級的服務器，同時做好備份留存;定時上傳就是在傳輸前，先檢測財務共享服務中心網絡系統的穩定性以及傳輸影像文件的大小。如果文件較小，則轉為即時上傳，否則采用定時上傳，在系統網絡負載較小時完成傳輸。第三，業務處理模塊。對于上傳的財務數據，還需要財務共享服務中心進行集中處理。通常來說，業務處理模塊的功能分為以下幾大類：其一，進行單據分類。根據不同的分類標準，將財務數據分別存放到一個文件夾中，方便系統識別并采取相應的處理措施。分類依據有數據上傳時間、數據來源等。另外，系統還能夠對單據處理情況進行自動反饋，如果出現了意外情況，系統自動告警，以便財務人員進行重新核查。其二，普通業務處理。單據分類簡化了業務處理流程，可以利用財務共享服務中心自帶的一些數據處理軟件，完成財務業務的處理。其三，對處理結果進行考核統計。由于財務處理直接影響集團公司效益，考核統計是必不可少的功能。根據考核結果，可以直觀反映出財務共享服務中心存在哪些不足，為下一步進行技術優化提供了方向。