淺析高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)

涂小麗

[摘要] 財(cái)務(wù)檔案管理是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，在當(dāng)前的工作中沒(méi)有得到充分重視，其在高校發(fā)展中的應(yīng)用價(jià)值未能充分發(fā)揮。分析了當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理中存在的問(wèn)題，提出推進(jìn)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策，以期實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案利用效率，為高校發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支撐。

[關(guān)鍵詞]高校財(cái)務(wù)檔案;管理現(xiàn)狀;信息化建設(shè)

[中圖分類號(hào)]F253.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

1 財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的必要性

高校會(huì)計(jì)檔案是高校在教學(xué)、科研、招生、后勤保障等工作中形成的記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種會(huì)計(jì)資料，是反映各種歷史經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的證明，也是高校制定決策、編制下年預(yù)算的重要依據(jù)。科學(xué)、高效地管理會(huì)計(jì)檔案對(duì)高校發(fā)展意義重大。

隨著高校會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的推進(jìn)，高校財(cái)務(wù)管理基本進(jìn)入信息化階段，財(cái)務(wù)預(yù)算、報(bào)賬、核算逐步實(shí)現(xiàn)信息化，但是對(duì)于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)加工處理過(guò)程中形成的檔案數(shù)據(jù)資料，仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主。同時(shí)，隨著高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校的規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)頻繁使得檔案信息資料數(shù)量迅猛增加;由于各種審計(jì)財(cái)務(wù)工作檢查的需要，檔案查詢和利用的頻次也在不斷提升，如果需要查閱以前年度的檔案資料必須到檔館調(diào)閱，紙質(zhì)檔案查詢不便，耗時(shí)耗力，大量的財(cái)務(wù)檔信息被閑置忽視失去其應(yīng)用價(jià)值，傳統(tǒng)的檔案管理方式明顯已不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。

高校財(cái)務(wù)檔案信息化是利用信息技術(shù)搜集、整理、歸檔、傳輸、保存會(huì)計(jì)信息資料，打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在形成及查閱中的物理空間限制，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化共享，提高檔案信息查詢速度和利用效率。

2 高校財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理意識(shí)薄弱，軟硬件配置不足

目前，高校財(cái)務(wù)工作重點(diǎn)大都集中在預(yù)算編制、執(zhí)行及會(huì)計(jì)核算等方面，而忽視了工作中形成的會(huì)計(jì)檔案管理。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，財(cái)務(wù)人員對(duì)檔案管理也缺乏正確認(rèn)識(shí)，將會(huì)計(jì)檔案管理工作視同保管資料，沒(méi)有配備專業(yè)檔案管理員，多由會(huì)計(jì)人員兼任，很少進(jìn)行檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)，缺乏既懂財(cái)務(wù)又懂檔案，還能進(jìn)行信息化處理的專業(yè)人才。其次，根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，財(cái)務(wù)部門保存一年，部分學(xué)校財(cái)務(wù)部門沒(méi)有專門的檔案室，直接將會(huì)計(jì)檔案存放在財(cái)務(wù)部門的辦公室內(nèi)，不滿足會(huì)計(jì)檔案防火、防潮、防蛀等保存要求。嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)工作效率，降低檔案管理質(zhì)量。

2.2 管理制度不健全，責(zé)任不清

高校普遍遵循國(guó)家統(tǒng)一的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，但大多未能結(jié)合本校實(shí)際制定一套完整的檔案管理制度，缺乏規(guī)范的檔案管理程序，立卷、歸檔、保管、移交、查閱、銷毀等沒(méi)有明確規(guī)定，缺乏明確、完善的流程指導(dǎo)，造成歸檔不及時(shí)，歸檔目錄不清晰，資料不全，無(wú)法保證會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性。

2.3 管理方式落后，查詢不便

高校多以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，一方面隨著高校財(cái)務(wù)管理體制改革的深入，會(huì)計(jì)核算精細(xì)化管理的要求越來(lái)越高，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)核算工作中所需要的支撐材料不斷增多，使得紙質(zhì)檔案數(shù)量成倍增長(zhǎng)。如會(huì)議費(fèi)報(bào)支，需要附有會(huì)議通知、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算、參會(huì)人員簽到表、會(huì)議費(fèi)用發(fā)票等原始資料。另一方面，由于財(cái)務(wù)檢查、預(yù)決算審計(jì)、科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收等需要經(jīng)常性的查閱、復(fù)印檔案資料，紙質(zhì)檔案查詢耗時(shí)長(zhǎng)、效率低、易破損，還有部份檔案（如超市的收銀小票、汽油費(fèi)發(fā)票）隨時(shí)間推移，字跡會(huì)消淡，造成查詢困難。

不重視電子檔案的采集、保管，沒(méi)有建立系統(tǒng)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的電子文檔、程序文件等沒(méi)有及時(shí)備份歸檔管理，容易造成數(shù)據(jù)遺失。

2.4 安全保障措施不到位

由于查詢頻繁，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱過(guò)程中容易破損、丟失，此外，部分紙質(zhì)檔案如超市收銀小票、汽油費(fèi)發(fā)票等隨著時(shí)間推移，字跡逐漸消淡，時(shí)間長(zhǎng)了就無(wú)法辨認(rèn)。而實(shí)施電算化以后的電子檔案存儲(chǔ)在U盤等磁介質(zhì)中，多數(shù)學(xué)校未建立電子檔案安全保障系統(tǒng)，電子數(shù)據(jù)在傳輸和保存過(guò)程中可能遭受網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客攻擊，容易被篡改、盜用，安全隱患大。

3 推進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1 提高檔案管理意識(shí)，配備檔案信息化軟硬件設(shè)施

財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)需要檔案管理人員熟練掌握財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、檔案管理及信息網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技能，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案在高校未來(lái)的財(cái)務(wù)管理、內(nèi)部控制、審計(jì)檢查等工作中的重要性，組織相關(guān)職能部門人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確專人從事檔案管理工作，在工作過(guò)程中定期參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)及信息化檔案技術(shù)，熟練掌握財(cái)務(wù)、檔案管理、信息網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)，使檔案管理人員能夠采用科學(xué)的方法和信息化手段對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、整理、保管。通過(guò)專業(yè)素質(zhì)與信息素質(zhì)的提升不斷優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍，從而適應(yīng)信息化檔案管理工作的要求。

財(cái)務(wù)檔案管理信息化需要完善相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，配備大容量的存儲(chǔ)器與服務(wù)器、安全穩(wěn)定的操作系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、高拍儀、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。設(shè)置專門檔案室，檔案室必須適合紙質(zhì)文件和電子設(shè)備放置，安裝防火門、防盜門、監(jiān)控設(shè)施等硬件，滿足檔案管理防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防塵、防霉要求。

3.2 完善檔案管理制度，規(guī)范工作流程

完善的制度是實(shí)現(xiàn)檔案有序管理的保障，高校應(yīng)按照國(guó)家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等制度及規(guī)范的要求，結(jié)合本校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算流程，梳理檔案管理的流程，完善紙質(zhì)檔案管理制度，包括財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔、保管、移交、銷毀、保密以及檔案管理工作人員職責(zé)等，規(guī)范立卷范圍、歸檔要求、保管、查閱使用等具體工作流程，明確相關(guān)人員的責(zé)任，定期檢查。建立行之有效的檔案信息化管理制度，包括數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)監(jiān)控制度、數(shù)據(jù)備份制度等。通過(guò)制度規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理工作的流程與環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作有章可循，推動(dòng)高校財(cái)務(wù)檔案科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.3 建設(shè)財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享

高校可以利用檔案管理軟件，結(jié)合現(xiàn)在的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，從原始會(huì)計(jì)資料的填報(bào)、核算到歸檔形成電子檔案，按照《電子文件與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）》的要求收集、保管。還可以通過(guò)現(xiàn)代化信息采集技術(shù)與設(shè)備，如掃描、刻錄、拍照上傳等方法，將重要的、容易受損的或利用頻率高的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并建立電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系， 避免紙質(zhì)檔案破損、遺失。

同時(shí)借助于學(xué)校智慧校園建設(shè)，搭建財(cái)務(wù)檔案信息平臺(tái)，建設(shè)財(cái)務(wù)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，形成數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息，并通過(guò)其預(yù)留的拓展接口，實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他部門管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和功能拓展，打破檔案在形成及查閱中的物理空間限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化共享，提高查詢輸出速度和利用頻次，充分發(fā)揮檔案信息在高校內(nèi)部控制、預(yù)算決策等方面的數(shù)據(jù)分析和科學(xué)支撐功能。

3.4 加強(qiáng)安全防范

首先需按照檔案保管制度求配備檔案管理硬件設(shè)施，指定具有較強(qiáng)責(zé)任心及高度保密意識(shí)的人員進(jìn)行管理，檔案查閱、調(diào)出、銷毀嚴(yán)格按規(guī)定履行登記、審批手續(xù)，確保各種存儲(chǔ)介質(zhì)安全。對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案資料按照國(guó)家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，一式兩套，一套供查閱使用，一套封存;并需要定期檢查、定期復(fù)制，重要的資料打印輸出紙質(zhì)檔案共同保存，以防止存儲(chǔ)介質(zhì)損壞造成檔案數(shù)據(jù)丟失。

其次，提升相關(guān)人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，必須注意財(cái)務(wù)檔案信息使用傳輸過(guò)程的安全保密，將檔案重要程度分級(jí)，采用不同級(jí)別安全策略管理，嚴(yán)格區(qū)分用戶訪問(wèn)權(quán)限，妥善保管系統(tǒng)登錄密碼;加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)，做好網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，安裝殺毒軟件，建立完善的防火墻技術(shù)、認(rèn)證技術(shù)及數(shù)據(jù)安全管理技術(shù)，加密存儲(chǔ)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，有效隔離外部非法訪問(wèn)及病毒;加強(qiáng)對(duì)信息化平臺(tái)和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的監(jiān)控安全定期檢測(cè)和實(shí)時(shí)監(jiān)控，定期升級(jí)，修補(bǔ)漏洞，保障系統(tǒng)使用安全。

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