應(yīng)收賬款管理中的Excel技術(shù)應(yīng)用

閻冰潔 劉建生

摘要：提高應(yīng)收賬款的管理效率是企業(yè)營運資金管理的核心內(nèi)容之一，強化應(yīng)收賬款管理可以有效地提高企業(yè)資金運作的效率，增強資金的流動性。應(yīng)收賬款財務(wù)數(shù)據(jù)多樣卻龐大，能否對數(shù)據(jù)做高效的歸類與整理直接決定財務(wù)工作的效率，應(yīng)用excel技術(shù)對應(yīng)收賬款管理能顯著提高管理效率，該文結(jié)合應(yīng)收賬款的常用管理，列舉并總結(jié)出了部分實用的應(yīng)收賬款管理中的excel技術(shù)來幫助我們統(tǒng)計和自動計算，就可以有效減輕財務(wù)的工作量。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款;Excel;構(gòu)成分析;賬齡分析

中圖分類號：TP317.3? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）19-0211-03

Abstract： Improving the management efficiency of accounts receivable is one of the core contents of enterprise working capital management. Strengthening the management of accounts receivable can effectively improve the efficiency of enterprise capital operation and enhance the liquidity of funds. The financial data of accounts receivable are various but huge. Whether the data can be classified and sorted efficiently directly determines the efficiency of financial work. The application of Excel technology in the management of accounts receivable can significantly improve the management efficiency. Combining with the common management of accounts receivable， this paper lists and summarizes some practical excel techniques in the management of accounts receivable. To help us count and calculate automatically， we can effectively reduce the financial workload.

Key words： accounts receivable; excel; composition analysis; aging analysis

1 背景

應(yīng)收賬款就是指企業(yè)在銷售過程中通過賒銷， 為購買者提供付款時間上的寬限產(chǎn)生的未收貨款[1]。故應(yīng)收賬款的確認(rèn)同企業(yè)收入的確認(rèn)有著極大程度的關(guān)聯(lián)，在企業(yè)對應(yīng)收賬款的分析與管理時，企業(yè)需要考慮到多種因素。本文從應(yīng)收賬款管理及應(yīng)收賬款Excel技術(shù)應(yīng)用兩方面進行闡述。

2 應(yīng)收賬款管理概述

應(yīng)收賬款管理是指企業(yè)在進行賒銷業(yè)務(wù)時， 從授信方把產(chǎn)品或者服務(wù)提供給受信方， 由此產(chǎn)生相應(yīng)的債權(quán)并進行日常跟蹤管理， 直到賬款清理完畢的全過程[2]。應(yīng)收賬款管理的目標(biāo)主要是運用賒銷策略強化競爭的同時盡量減少應(yīng)收賬款的機會成本、管理成本和壞賬損失。運用excel技術(shù)能有效提高應(yīng)收賬款龐大、復(fù)雜數(shù)據(jù)的管理效率。

應(yīng)收賬款的收回工作便是一個重要的問題，企業(yè)可以采用合理方式對應(yīng)收賬款的產(chǎn)生、回收、清理力度。作為一個與企業(yè)生存和發(fā)展息息相關(guān)的工作， 應(yīng)收賬款中數(shù)據(jù)往往反映了企業(yè)財務(wù)狀況、資金周轉(zhuǎn)率、企業(yè)經(jīng)營效益等[3]。

2.1 應(yīng)收賬款構(gòu)成分析

在進行應(yīng)收賬款分析時，對應(yīng)收賬款的構(gòu)成分析尤為重要，企業(yè)內(nèi)部需要根據(jù)自身的管理需構(gòu)建詳盡的客戶檔案，基于客戶的購買力、信用等級、地區(qū)分布、所屬行業(yè)、產(chǎn)品市場等進行風(fēng)險評分和分類管理，從而達到針對不同客戶進行資金的優(yōu)化管理的目的。

另外應(yīng)當(dāng)進行關(guān)注的是，有關(guān)應(yīng)收賬款的客戶集中度狀況，客戶集中度較大可能會導(dǎo)致企業(yè)在運營的過程中發(fā)生經(jīng)營風(fēng)險，即若某一集中度高的客戶的生產(chǎn)經(jīng)營情況惡化，企業(yè)的經(jīng)營將會受到牽連。

2.2 應(yīng)收賬款可收回性分析

應(yīng)收賬款回收情況的監(jiān)督主要通過編制賬齡分析表進行，應(yīng)收賬款拖欠時間越長，款項收回的可能性越小，形成壞賬的風(fēng)險越大。通過賬齡分析可以揭示每個客戶的風(fēng)險性和每筆應(yīng)收賬款產(chǎn)生壞賬的可能性，并以此作為提取壞賬準(zhǔn)備的依據(jù)，企業(yè)可以運用Excel快速、準(zhǔn)確編制賬齡分析表，并據(jù)此制定有效的收賬政策，對于加強應(yīng)收賬款管理， 提高資金回籠速度，降低經(jīng)營風(fēng)險具有非常重要的意義[4]。

具體來分析，以賬齡分析的角度來看，企業(yè)的應(yīng)收賬款應(yīng)盡量控制在一年以內(nèi)，三年以上的則需要進行控制，因為企業(yè)的應(yīng)收賬款的年限和應(yīng)收賬款呈反向變動，從而增加壞賬計提比例，若企業(yè)的營業(yè)收入存在問題，也會對企業(yè)今后的盈利狀況造成影響。

再從信用期間的角度分析，信用期間是公司跟客戶談判而商定的付款期間，它的可控性對應(yīng)收賬款的管理起到重要作用，超出信用期間后賬款回收狀況也可以充分反映應(yīng)收賬款的可回收性風(fēng)險的大小。

3 應(yīng)收賬款管理中excel技術(shù)

應(yīng)收賬款的管理是企業(yè)財務(wù)管理的重要內(nèi)容，企業(yè)的財務(wù)部門和銷售部門只有及時地掌握 企業(yè)對客戶銷售各種產(chǎn)品提供的信用條件、 賒銷關(guān)系的時間 、 客戶付款及目前尚欠貨款 的余額等信息，才能對信用政策的執(zhí)行、客戶信用狀況等進行分析，并就存在的問題提出對策 Excel以其強大的處理表格、圖表和數(shù)據(jù)的功能 ， 能夠幫助我們及時準(zhǔn)確地提供些信息。

3.1 企業(yè)進銷存業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的采集

要對應(yīng)收賬款地進行各項數(shù)據(jù)分析，必須對企業(yè)進銷存業(yè)務(wù)明細數(shù)據(jù)進行采集，分析應(yīng)收賬款為對客戶銷售款與付款組成，另外為分析資金流通情況，應(yīng)知道企業(yè)自身的進貨與付款情況，據(jù)此可設(shè)計如圖1所示企業(yè)進銷存明細表。

3.1.1 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

進銷存原始數(shù)據(jù)的錄入中，很多數(shù)據(jù)是相對固定不變的，為加快數(shù)據(jù)錄入速度以及錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，可以使用Excel設(shè)置數(shù)據(jù)有效性中的數(shù)據(jù)序列來錄入數(shù)據(jù)。以某一企業(yè)空調(diào)批發(fā)商為例，進銷存明細表中，因空調(diào)供貨商與客戶相對穩(wěn)定可使用數(shù)據(jù)序列，進行下拉列表選擇，若供應(yīng)商與銷售方有新增，可增加序列內(nèi)容。EXCEL數(shù)據(jù)序列設(shè)置方法為：依次選擇“數(shù)據(jù)”“數(shù)據(jù)工具”“數(shù)據(jù)有效性”，在“數(shù)據(jù)有效性”“設(shè)置”選項卡下，進行如圖 2所示設(shè)置。

3.1.2 自動計算采購金額與銷售金額

采購金額=采購數(shù)量*采購單價，本例中F列使用EXCEL公式，F(xiàn)3單元格公式為“=H3*I3”;銷售金額=銷售數(shù)量*銷售單價，本例中M列使用EXCEL公式，M3單元格公式為“=H3*I3”。

3.1.3 內(nèi)部銷售記錄號自動生成

在第一個銷售發(fā)票號上輸入起始發(fā)票數(shù)據(jù)，其他單生成時銷售發(fā)票號首先判斷其他數(shù)據(jù)是否這空，若還有未填的數(shù)據(jù)，該發(fā)票號為空，否則按自動加1的方法生成。方法：在J2單元格輸入公式“=IF（AND（D4<>""，E4<>""，G4<>""，H4<>""，I4<>""），J3+1，""）”并填充到該列其他單元格。

3.2 利用EXCEL對應(yīng)收賬款構(gòu)成分析

3.2.1 客戶購買力分析

利用供銷存明細表和客戶基礎(chǔ)情況表對客戶的購買力、信用等級、進行風(fēng)險評分和分類管理。客戶情本情況表如圖3所示，利用函數(shù)對客戶的購買力，信用等級等行分析與分類管理。

這里的購買力是指進銷存明細表中，每個客戶的購買總金額，可以使用條件求和函數(shù)SUMIF查找客戶對應(yīng)的金額和，函數(shù)為=SUMIF（進銷存明細表！$L$13：$L$1995，客戶資料表！B2，進銷存明細表！$M$13：$M$1995），然后使用排名函數(shù)對購買力進行排名，函數(shù)為=RANK（C2，$C$2：$C$1000），在對供應(yīng)商進行等級劃分時，應(yīng)先確立企業(yè)對等級的要求，如購買力在前30%的為等級A，購買力在前80%的為等級B，剩下的為等級C，則供應(yīng)商等級使用IF函數(shù)為=IF（D2<（MAX（$D$2：$D$5）*0.3），"A"，IF（D2

在對客戶購買力分析基礎(chǔ)上，企業(yè)可以借助客戶的財務(wù)報表，了解客戶償債能力， 資本保障程度，是否有充足的抵押品，，根據(jù)同行業(yè)反饋信息了解企業(yè)信譽，現(xiàn)場調(diào)研了解企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營情況[5]，確定客戶的信用等級，進而確立對客戶的賒銷期限，并根據(jù)每月賬齡分析，實時調(diào)整信用等級及賒銷期限。

3.2.2 產(chǎn)品銷售分析

利用EXCEL可以對產(chǎn)品銷售情況做單獨的分析，比如對各種產(chǎn)品進行數(shù)量與金額的統(tǒng)計分析。方法為選擇“插入”——“表格”——“數(shù)據(jù)透視表”，將品種拖入行標(biāo)簽，將數(shù)量與金額拖入行標(biāo)簽后的數(shù)值，計算每種產(chǎn)品的銷售總數(shù)據(jù)與銷售總金額，若還想得到產(chǎn)品的銷售平均值，可再次將金額拖入行標(biāo)簽后數(shù)值并在下拉菜單上選擇值字段值，并在彈出窗口中選擇平均值，也可以將客戶字段拖入報表篩選，就可以只查看某個選中客戶銷售統(tǒng)計數(shù)據(jù)。還可以統(tǒng)計每個客戶每種商品的銷售情況，只要在上述基礎(chǔ)上，將客戶拖入行標(biāo)簽就行。

也可以將客戶字段拖入報表篩選，就可以只查看某個選中客戶銷售統(tǒng)計數(shù)據(jù)，例如選擇長安，得到如圖4所示結(jié)果。同樣，對客戶收款金額統(tǒng)計分析也可使用數(shù)據(jù)透視圖。

3.2.3 應(yīng)收賬款余額分析

應(yīng)收賬款余額的高低與企業(yè)所處行業(yè)特性、商業(yè)模式和客戶特點等因素相關(guān)，應(yīng)收賬款余額增幅與營業(yè)收入漲幅一致，相對合理。如應(yīng)收賬款余額增長幅度大大超過營業(yè)收入漲幅， 可能隱含著產(chǎn)品競爭力不足，在產(chǎn)業(yè)鏈中處于弱勢地位，信用管理或內(nèi)部控制缺陷[6]。企業(yè)應(yīng)制作每月應(yīng)收賬款余額表，本例中建立一張2018年4月余額表，如圖5所示。

若4月進銷存明細表中銷售記錄有100條，收款記錄有20條，則長安的應(yīng)收賬款余額公式為=SUMIF（進銷存明細表！$L$3：$L$102，C12，進銷存明細表！$M$3：$M$102）-SUMIF（進銷存明細表！$S$3：$S$22，C12，進銷存明細表！$T$3：$T$22），并用拖動填充方式計算其他客戶應(yīng)收賬款余額。

3.3 利用EXCEL對應(yīng)收賬款賬齡分析

減值金額的確認(rèn)， 鑒于日常的可操作性與可執(zhí)行性， 一般情況下按金額是否重大來區(qū)分， 金額大的進行單獨測試， 不重大的， 用賬齡分析法、余額百分比法等[7]。

應(yīng)收賬款通過賬齡分析可以揭示每個客戶的風(fēng)險性和每筆應(yīng)收賬款產(chǎn)生壞賬的可能性， 且為賬款管理提供充分的依據(jù)。應(yīng)用EXCEL進行賬齡分析， 將會使分析更加準(zhǔn)確、快捷， 可以加強應(yīng)收賬款管理、提高資金回籠速度、降低經(jīng)營風(fēng)險 [8]。

賬齡分析法將應(yīng)收賬款拖欠時間（即賬齡）的長短分為若干區(qū)間，計列各個區(qū)間上應(yīng)收賬款的金額，并計算每個區(qū)間上應(yīng)收賬款占總應(yīng)收賬款的比例，例：在D3單元格使用公式為=C3/B3，并將該列所有比例值單元格格式設(shè)為百分比，將公式填充至該列其他單元格，即可計算所有客戶末到期比例，其他各期比例值計算方式相同。并為每一個區(qū)間估計一個壞賬損失百分比，然后，用各區(qū)間上的應(yīng)收賬款金額乘以各該區(qū)間的壞賬損失百分比，估計各個區(qū)間上的壞賬損失，例：C11單元格公式為=C9*C10，其他各期估計壞賬額計算方法同。最后，將各區(qū)間上的壞賬損失估計數(shù)求和，即為壞賬損失的估計總額。如圖6所示。

4 總結(jié)

利用EXCEL技術(shù)對企業(yè)應(yīng)收賬款分析，可以隨時掌握客戶購買力、信用等級，及各期應(yīng)收賬款情況，對超過1年大額應(yīng)收賬款，應(yīng)逐個追蹤客戶經(jīng)營狀況以防難以回收，成為壞賬，通過壞賬率與壞賬額也可以分析本企業(yè)經(jīng)營狀況，提高企業(yè)對資金監(jiān)控效率。

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【通聯(lián)編輯：謝媛媛】