推行“互聯網＋辦公” 提升企業運行效能

羅紅年

[摘? ? 要] 本文針對江漢石油工程公司辦公信息化現狀，結合辦公信息化發展趨勢，提出實現“互聯網+辦公”的思路和措施，提升企業運行效能。

[關鍵詞] 互聯網;辦公;企業運行

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 034

[中圖分類號] F270.7? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）17- 0085- 02

1? ? ? 基本情況

1.1? ?基礎條件

總體上看，公司辦公業務信息化基礎較好。據不完全統計，公司現有計算機1 938臺，基本實現管理和技術人員全覆蓋，公司機關和二級單位機關、項目管理部所用計算機占用率均超過100%。

目前公司范圍內在用的辦公業務信息系統，均為總部統一推廣，具體為公文處理（OA）系統、督辦系統、合同系統、制度系統、財務共享系統。測錄井公司、井下測試等單位自行應用了辦公業務系統。上述信息系統獨立運行，均開發有手機終端。

隨著智能手機的推廣，公司兩級機關具備了移動辦公的基礎條件。目前OA系統手機終端等移動應用效果較好。

1.2? ?主要問題

1.2.1? ?辦公信息系統少，應用范圍窄

現有公司層面應用的辦公業務信息系統，數量較少，尚未建立適應公司高效運行需要的應用體系。二級單位層面，除測錄井公司等少數單位外，其他均處于上面推廣啥就用啥的狀態，沒有新的應用。

應用范圍局限于OA、郵件、合同、督辦等業務，許多辦公業務和機關事務還沒有信息化，比如會議通知還是使用電話或即時通訊工具通知，又如蓋章申請、請假申請還需要找領導簽字，工作效率比較低。

1.2.2? ?孤島現象嚴重，協同水平低

辦公業務信息系統之間均獨立運行，在公司內部網站展示，僅能實現簡單的單點登錄，功能和數據上無法互聯互通，沒有實現集中和協同，信息孤島現象比較嚴重，體驗效果差。

1.2.3? ?移動辦公應用深度和廣度不夠

僅僅應用了手機客戶端App，功能比較有限。與計算機終端上網相比，一些使用頻率較高的功能在手機終端實現不了，移動辦公無論是廣度和深度都差距較大，總體水平不高。

1.2.4? ?投入不足與應用需求增加的矛盾比較突出

兩級機關和二級單位提出大量的信息化需求，因投入或技術力量不足，無法滿足需要。如總經理辦的公章使用、裝備管理處的設備資源共享管理、經營管理的市場準入管理、人力資源處的員工技能練賽移動答題系統。還有公司機關和部分二級單位機關搬遷武漢后，需要會議室管理、考勤管理、門禁管理等應用系統。

2? ? ? 辦公業務信息化趨勢

辦公業務信息化發展迅速，相關產品和軟件眾多，迅速融入政府、企業等領域，應用的廣度和深度明顯提升。總體而言，有兩大發展趨勢。

2.1? ?協同辦公

協同辦公，也叫協同OA，具有方便快捷、降低成本、提高效率的優勢。這里的協同，是站在企業管理的角度，以融入業務管理為目標的協同，通過協同OA系統的應用實現信息的協同、業務的協同和資源的協同。因此真正意義的協同辦公系統應該叫協同管理平臺。在該平臺上能夠部署公文管理、檔案管理、新聞管理、會議管理、人事管理、ERP等具備協同特征的應用軟件，使各種信息數據能共享使用，消除信息孤島現象。使用該平臺，領導可以在任意一點掌控全局，監控企業運行，從而達到提升效率、強化管控的目的。

協同辦公是企業高效管理的行之有效的重要工具，將傳統辦公變成數據化、網絡化、移動化、科學化的辦公方式，是企業降本增效的有效方式。推行協同辦公，對于實現辦公先進性、快捷高效性、資源使用合理性、決策依據準確性、資源配置最優化、行政管理統一化等，具有重要的意義。

2.2? ?移動辦公

移動辦公即“3A辦公”，可在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理與業務相關的任何事情（Anything）。移動辦公就是讓企業管理人員無論何時何地，都可以通過智能手機掌控企業內部管理，不受時間和地點的約束，極大地提高工作效能，降低管理成本，增強快速反應能力。移動辦公具有以下特點和優勢。

2.2.1? ?實現工作流程規范自動

每個公司和企業都存在公文的處理、收發文、各種審批、請示、匯報等流程化的工作事務。移動辦公可以實現對流程化工作的自動化，可以規范單位內部的各項工作。

2.2.2? ?做到事務處理方便快捷

使用移動辦公，無論團隊工作人員在何時何地，都可以及時審批公文，瀏覽公告，處理個人事務等等。這種辦公模式將以前不可利用的時間有效利用起來，大幅提高了工作效率和時間的使用效率。

2.2.3? ?解決相互溝通協作問題

不管是公司部門之間或是部門員工之間，都會存在溝通協調不到位、信息不通暢而影響工作的問題。使用移動辦公后，每個部門都建立不同的群組，可以通過軟件系統功能，降低溝通成本，倍增工作效率。

2.2.4? ?管理平臺功能強大靈活

作為移動平臺的工具，很多要在電腦上處理的工作都可以通過移動辦公的手機、平板電腦等終端來完成，移動辦公的功能與電腦辦公一致。還可以針對業務需求，進行專業的定制開發，自由設計移動辦公的功能。

2.2.5? ?操作易學簡單方便實用

移動辦公的使用既不需要電腦也不需要網線，只要一部可以上網的智能手機或者平板電腦。同時也不用再因為工作而一直待在辦公室，即使下班也可以很方便地處理一些緊急事務。

3? ? ? 推進“互聯網+辦公”的工作思路和措施

公司辦公業務信息化屬于信息化建設的重要組成部分，要堅持“頂層設計、統籌規劃、突出重點、分步實施”的指導思想和“六統一”原則，加快構建與特色一流目標和石油工程企業特點、與協同化移動化趨勢相適應的辦公業務信息化體系。

3.1? ?工作思路

結合調研情況和公司實際，我們提出“兩優先、兩加快、兩步走”的辦公業務信息化工作思路。兩優先，即優先整合現有應用系統、優先發展移動辦公。兩加快，即加快實現協同辦公，加快實現信息化與機關業務的深度融合。兩步走，即分兩步走在2019年前實現辦公業務協同化、移動化兩大目標。第一步，2019年12月前，對現有應用系統進行整合，實現手機終端與辦公計算機的定制開發，完成公司機關的辦公協同和移動化。第二步，2020年12月前，完成覆蓋公司和二級單位機關的協同和移動辦公，將經營管理、市場管理、人力資源、設備管理等部門的應用需求納入辦公業務信息化體系，實現深度融合，及時進行完善，形成江漢工程特色的辦公業務信息化體系。

3.2? ?工作措施

3.2.1? ?提高站位，充分認識“互聯網+辦公”的迫切性和價值意義

通過互聯網+辦公，實現辦公協同化和移動化，是互聯網條件下管理創新的組織部分，是適應市場化專業化的必然選擇，是構建現代治理體系的重要支撐。具體而言，體現在“兩個迫切需要”。一是公司瘦身健體后，迫切需要在管理層加快信息化步伐，全面提高管控和運轉效率;二是行業競爭日益殘酷，市場瞬息萬變，石油工程企業業務流動、信息流動、人員流動加劇，隊伍、人員分散，迫切需要加快移動辦公。

實現互聯網+辦公后，由傳統辦公轉變成數字化協同智能辦公，實現工作流程化、無紙化。不僅僅是應用一些系統和軟件，更重要的是辦公模式和管控模式的轉變，機關管理上實現兩個轉變：以傳統手段為主轉變為信息化手段為主，以辦公室電腦為主轉變為手機移動為主，極大提高管理效率和現代化水平。同時IT耗材、紙張、電話費等各項辦公費用的減少，見到明顯的降本效果。

3.2.2? ?綱舉目張，明確實施“互聯網+辦公”的管理和技術路線

管理路線主要是堅持六個統一。即統一規劃、統一標準、統一設計、統一投資、統一建設、統一管理。辦公信息化是一個系統工程，需要建設一個合理的、安全的、開放的、可擴展的全公司范圍共享使用的綜合辦公平臺，統一入口，統一管理，共享各種系統和信息資源。

技術路線就是“以我為主、兼容并包”，既保證集團公司信息系統應用，又保障自主應用系統運行。辦公系統業務流程是隨辦公業務開展不斷變化調整的，是一個長期堅持開發、維護的系統，一方面要持續投入，如短信費用、開發費用、升級費用，另一方面由于對廠商存在依賴性，廠商售后服務質量不一，選擇售后有保障的廠家也是關鍵之一，除此以外培養自己的運維團隊也能解決一些開發需求。

3.2.3? ?上下融合，建立相應的運行制度和工作體系

一是辦公業務線上和線下都要建立一套管理制度，明確紀律要求，納入部門和個人考核，做到及時、規范，確保應用效果。二是加強信息化基礎建設。保障相關費用，每年短信費用、開發費用、升級費用等費用納入機關財務預算;加快無線網絡建設，PC、筆記本購置等與之適應;加強網絡維護，確保運行暢通。

3.2.4? ?雙管齊下，從技術和管理入手構建安全保障體系

高度重視安全保密工作，針對協同移動辦公帶來的安全保密風險，制定嚴密細致的防范體系，嚴格業務管理權限，積極消除各種安全隱患，嚴防網絡信息安全和失泄密事件發生。

3.2.5? ?重視人才，建強公司信息化隊伍

信息化人才是公司三支人才隊伍的重要組成部分，要做好人才引進、培養和提升工作，建立及培養自己的核心開發團隊，提高信息化專家待遇。