ERP環(huán)境下化工企業(yè)內(nèi)部控制路徑

毛文魁

摘要：ERP是企業(yè)管理信息系統(tǒng)，有效集成了物資管理、信息管理、人力資源管理與財務管理等內(nèi)容，是一體化企業(yè)管理信息系統(tǒng)。從本質上來講，ERP系統(tǒng)即為會計電算化系統(tǒng)的產(chǎn)物。但仍需注意的是，在企業(yè)引入ERP系統(tǒng)后，其內(nèi)部會計核算與管理均明顯改變，也使得內(nèi)部控制程序與方式有所變化。基于此，文章將ERP環(huán)境作為主要研究背景，重點探討化工企業(yè)的內(nèi)部控制路徑，希望有所幫助。

關鍵詞：ERP環(huán)境;化工企業(yè);內(nèi)部控制

S化工企業(yè)下屬若干生產(chǎn)企業(yè)與輔助單位，且各企業(yè)以煤化工產(chǎn)品為主要經(jīng)營內(nèi)容。自2010年以來，主要的生產(chǎn)企業(yè)開始引入ERP系統(tǒng)，而部分輔助單位則采用用友系統(tǒng)，受系統(tǒng)不統(tǒng)一因素的影響，直接增加了內(nèi)部控制工作的開展難度。由此可見，深入研究并分析ERP環(huán)境下的化工企業(yè)內(nèi)部控制具有一定的現(xiàn)實意義。

一、ERP系統(tǒng)影響內(nèi)部控制的具體表現(xiàn)

（一）事前控制環(huán)節(jié)

基于ERP系統(tǒng)，事前控制體現(xiàn)在兩個方面：

一方面，預算控制。在煤化工行業(yè)發(fā)展的過程中，所面對的外部環(huán)境與同行業(yè)競爭愈加激烈，所以S化工企業(yè)也必然面臨嚴峻挑戰(zhàn)。為實現(xiàn)業(yè)務渠道的有效開拓并強化利潤基礎，最關鍵的就是強化預算控制力度，盡可能減少成本支出，以達到開源節(jié)流的目標[1]。對企業(yè)戰(zhàn)略目標進行有效分解，并形成具體項目，實現(xiàn)控制標準的有效細化。當前，S化工企業(yè)預算控制一般通過集團公司編制年度預算的實施，借助用友系統(tǒng)所具備的預算管理功能，科學合理地控制其生產(chǎn)經(jīng)營預算。通過對ERP系統(tǒng)的合理運用，即可有效控制固定資產(chǎn)的投資預算與費用預算，利用ERP系統(tǒng)對投資計劃進行編制，以達到基本建設投資預算的目標。

另一方面，控制授權。結合企業(yè)職能組織結構與工作人員崗位職責，合理設定業(yè)務工作人員系統(tǒng)操作權限與查詢范圍。確保ERP系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務活動都由被授權工作人員負責執(zhí)行。S化工企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務由ERP系統(tǒng)控制，在系統(tǒng)內(nèi)設置不同崗位工作人員權限，而權限分配則通過不同業(yè)務主管部門加以確定，向集團公司的ERP項目管理工作人員負責分配[2]。

（二）事中控制環(huán)節(jié)

一方面，控制業(yè)務程序。在處理業(yè)務的過程中，將經(jīng)營管理所涉及的信息作為重點，并根據(jù)各項規(guī)章制度，嚴格規(guī)范各項業(yè)務，并借助多種軟件技術在系統(tǒng)中科學整合業(yè)務處理的過程，借助ERP系統(tǒng)對各項業(yè)務操作的環(huán)節(jié)加以規(guī)范。

另一方面，控制會計系統(tǒng)。第一，會計科目。將企業(yè)會計準則與集團公司要求作為參考依據(jù)，保證會計科目設置與應用的準確性，使會計核算更加規(guī)范，優(yōu)化會計信息質量。第二，會計政策。系統(tǒng)結合事先設置程度，對折舊計提等相關工作有效完成，以免出現(xiàn)人為調(diào)節(jié)利潤的問題。第三，會計報表。利用取數(shù)公式，以會計賬簿為基礎生成會計報表，避免人為干預，提高報表數(shù)據(jù)的完整性與真實性[3]。

（三）事后控制環(huán)節(jié)

首先，數(shù)據(jù)核對方面。ERP系統(tǒng)內(nèi)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠自動化核對，主要包括總賬系統(tǒng)的往來款項和應收的一致性與總賬系統(tǒng)庫存變化和物料系統(tǒng)出入庫狀況的吻合性方面。

其次，預算執(zhí)行狀況檢查。ERP系統(tǒng)能夠對系統(tǒng)成本費用完成的狀況加以反映，堅決不允許出現(xiàn)超預算業(yè)務的執(zhí)行。

最后，制度執(zhí)行狀況的檢查。在對系統(tǒng)日志進行查看的基礎上，即可對工作人員工作內(nèi)容與行為方式進行系統(tǒng)分析，同時嚴格檢查系統(tǒng)操作人員的工作效果。

二、ERP環(huán)境下化工企業(yè)內(nèi)部控制問題闡釋

（一）預算控制方面

S化工企業(yè)引入ERP系統(tǒng)后，并未嚴格控制預算，集中表現(xiàn)在以下幾點：

第一，成本費用全面控制效果不理想。雖然ERP系統(tǒng)具備成本費用預算控制的功能，但控制成本費用具有非強制性的特征，僅結合管理需求控制，仍存在不控制的情況。

第二，財務系統(tǒng)內(nèi)不包含基本建設投資預算。現(xiàn)階段，集團公司基本建設的投資計劃是通過PDF形式亦或EXCEL形式向各單位下發(fā)，要求在具體業(yè)務中以基本建設投資計劃為重要參考。然而，因基本建設投資計劃和財務系統(tǒng)尚未連接，直接導致基本建設投資計劃和會計核算系統(tǒng)的嚴重分離，難以在系統(tǒng)中對超出計劃投資的支出進行控制[4]。

（二）用戶權限分配方面

在ERP系統(tǒng)運行過程中，受經(jīng)費等因素的影響，仍存在多個操作人員共使用同一用戶名的情況。特別是物料管理系統(tǒng)，S化工企業(yè)中多名倉庫保管工作人員就使用相同的用戶名，而且總賬系統(tǒng)中也存在這一問題。長此以往，很難對業(yè)務真正的處理人員作出準確地判斷。

（三）物流控制方面

因S化工企業(yè)選擇使用的地磅管理系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口不同，所以無法保證ERP系統(tǒng)中實時傳入原材料計量數(shù)據(jù)信息，要求財務結算工作人員、供應工作人員與計量工作人員的有效配合，要求利用其他的平臺向系統(tǒng)中導入數(shù)據(jù)信息，使得系統(tǒng)的風險系數(shù)明顯提高，內(nèi)部控制工作開展的難度也隨之增加。

（四）報表系統(tǒng)方面

因ERP系統(tǒng)的內(nèi)部報表系統(tǒng)尚未得到有效開發(fā)，很難對所有的財務報表與內(nèi)部管理報表直接生成。當前，主要采用的方法就是借助接口程序在用友系統(tǒng)導入ERP系統(tǒng)中的財務數(shù)據(jù)信息，隨后生成報表。然而，受兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)結構不同的影響，很難向用友系統(tǒng)傳入所有的數(shù)據(jù)信息。在這種情況下，就難以自動形成報表數(shù)據(jù)，必須利用ERP系統(tǒng)對資料進行查找，對報表數(shù)據(jù)信息進行補充。

（五）生產(chǎn)過程數(shù)據(jù)方面

受諸多因素的影響，無法在ERP系統(tǒng)中實時傳入生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的物料消耗與產(chǎn)品產(chǎn)量等多種數(shù)據(jù)信息，而是要借助人工方式在系統(tǒng)中輸入各項數(shù)據(jù)信息。這樣一來，系統(tǒng)就無法將生產(chǎn)過程中所形成的相關數(shù)據(jù)信息真實且及時地反映出來，對生產(chǎn)期間物料消耗與產(chǎn)量難以實時進行控制。

三、ERP環(huán)境下完善化工企業(yè)內(nèi)部控制的具體路徑

根據(jù)以上對ERP環(huán)境下S化工企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題分析，為不斷優(yōu)化內(nèi)部控制的質量與效果，可以采用以下幾方面措施：

第一，基礎管理體系的創(chuàng)建與完善。針對ERP系統(tǒng)中尚未包含的物料流通環(huán)節(jié)與生產(chǎn)環(huán)節(jié)等，需科學合理地制定管理機制，盡量避免人為因素所引起的數(shù)據(jù)信息反映不準確的問題發(fā)生。最有效的解決措施就是完美對接物流環(huán)節(jié)生產(chǎn)環(huán)節(jié)和ERP主系統(tǒng)，只有這樣，才能夠確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶崟r性，通過對系統(tǒng)的合理運用實施控制[5]。

第二，加大預算控制力度。要求ERP系統(tǒng)涵蓋各項計劃預算與費用預算，能夠對全面預算系統(tǒng)和用友系統(tǒng)等實現(xiàn)無縫對接，更好地實現(xiàn)對預算實時控制的目的。

第三，強化組織與人員職能的有效控制。根據(jù)既有系統(tǒng)分析，因存在多個工作人員使用同一用戶名的情況，所以要通過相應措施，對業(yè)務經(jīng)辦工作人員進行有效區(qū)分。

第四，注重內(nèi)部審計的重要性。在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中，內(nèi)部審計的重要性逐漸突顯出來，為內(nèi)部監(jiān)督制度的安排提供了必要幫助。而在ERP系統(tǒng)實際運行的過程中，審計工作人員要科學評價并檢驗業(yè)務流程，進而對財務軟件可靠性加以檢測，并對內(nèi)部控制制度執(zhí)行期間存在的問題予以及時發(fā)現(xiàn)，針對存在的問題提出合理的解決意見，確保會計核算工作質量與內(nèi)部控制水平的全面提升。

結束語：

綜上所述，在化工企業(yè)的內(nèi)部控制中，要根據(jù)ERP系統(tǒng)應用的具體情況，確保系統(tǒng)規(guī)范性設置，以降低出錯率，規(guī)避人為錯誤問題的出現(xiàn)。由此可見，內(nèi)部控制制度的嚴格制定十分關鍵，在實踐工作中，要結合實際情況，采取必要的改進措施，不斷健全ERP系統(tǒng)內(nèi)控機制，從而實現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理水平的全面提升，使企業(yè)創(chuàng)造更加可觀的經(jīng)濟效益，進一步促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]王振光.淺談ERP環(huán)境下某化工企業(yè)的內(nèi)部控制[J].中小企業(yè)管理與科技，2018（17）：17-18.

[2]孫旭聰.ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制研究——基于某顏料化工貿(mào)易企業(yè)的分析[J].中國集體經(jīng)濟，2018（18）：55-56.

[3]汪玨.淺析ERP環(huán)境下的成品油銷售企業(yè)內(nèi)控體系[J].中國石油和化工標準與質量，2016，36（11）：44-46.

[4]王燕.油氣田企業(yè)在ERP管理下如何實現(xiàn)成本精細化管理[J].化工管理，2017（15）：7，41.

[5]王燕.油氣田企業(yè)在ERP管理下如何實現(xiàn)成本精細化管理[J].化工管理，2017（15）：41.