辦公系統在企業行政管理中的應用研究

肖華麗

摘要：現如今我國計算機行業在國家經濟發展水平不斷提升的背景下也在飛速發展，進而衍生出了很多先進的辦公系統，現代企業需要借助這些系統來優化自身的工作結構，提升工作效率，尤其對于行政管理效率的提升來說有著關鍵的意義。本文就此問題展開分析，主要闡述以流程管理為核心的辦公系統對于現代企業行政管理工作來說有著何種價值以及具體應用，并提出了一些可以創新的方面，希望理論的研究可以有助于此項工作更好地開展。

關鍵詞：辦公系統;現代企業;行政管理;應用

行政辦公系統指的是一種通用型的網絡化辦公平臺，它不僅可以在企業中使用，在事業單中也同樣適用。通過瀏覽器與服務器的結合，這樣的架構特征并不需要安裝特定的客戶端，還可以在內部配備網絡以及手機短信功能，這樣的優勢能夠極大地提升企業各個部門的工作效率。故探討將其應用于企業行政管理中的相關問題十分有必要。

一、辦公系統在企業行政管理中應用的價值

首先，行政辦公系統對于一個企業來說是其政務管理系統以及數據流轉審批工作的關鍵辦公平臺，這一系統包含著非常廣泛的模塊[1]，例如電子郵件的收發、公告通知的發布以及檔案信息管理等多個工作中的關鍵部分，這些單個關鍵部分的優化能提升每個模塊的工作效率，進而促進整體工作流程的優化，工作效率的提升。其次，這一系統在現代企業行政管理工作中的推行是企業管理模式的一次重大轉變，凸顯了科學合理的管理方式的重要價值，而不是一直將以往經驗式管理模式當做固定信條，不加以改變。企業行政辦公系統的建立也能促使企業自身的業務不斷向著自動化的方向發展，借助科學的管理模式能夠促進工作效率的提升，還能讓企業在市場中有著更強的競爭力。

二、具體應用研究

在企業內部構建起良好的行政辦公系統能夠促進企業內部各個部門之間的聯系，更好地進行資源共享，這也正好契合了信息化建設的要求以及實現無紙化辦公的訴求。行政辦公系統除了能夠有效提升多個部門之間的協同工作效率，還可以幫助企業將日常工作網絡化，其在企業行政管理工作的各個環節都有著重要的應用價值。本文主要從具體管理、業務流程以及工作監督三個方面具體展開，分析這一系統的具體應用。

（一）促進精細化管理

要使得企業行政管理工作有著穩定的工作流程，精細化的管理方式非常必要，借助行政辦公系統就可以很好地實現這一目的，通過在企業內部構建明確的管理委員會來將企業中多個部門之間的工作以及業務流程完整、全面地進行梳理[2]。再挑選每個部門中的重要管理人員來完成流程梳理并確定出一套科學完備的規范以及模板，在此過程進行之前，有必要對于這些人員進行一定的培訓，盡可能讓最終的梳理成果更加有效，讓業務流程更加規范。構建起科學的流程后，不同崗位的員工應該有特定的職責以及相應的業務流程辦理權限，對此應該明確標示，故應該先確定每個崗位應該履行的職責以及可以享受的權限，做到明確分工。此外，業務流程管理工作也要不斷細化，具體來說，應該對于業務流程進行科學分類以實現良好的管理，而且流程中的每個環節都應該有特定的責任部門來對于此環節的運行情況進行科學管控，每一環節的負責人也要定期接受考核以促使其不斷提升自身的工作水平以及責任意識。

（二）優化業務流程

在現存的企業行政管理工作中有著很多典型問題阻礙著這一工作效率的提升，其中業務流程管理就是一個要點問題。典型的如流程審批環節冗余，一個流程需要部門多次審批，在這樣的工作安排下運行效率自然非常低。此外還有業務流程不能適應企業發展的情況，必須及時更新，這樣才能提升工作效率。對此，采用行政辦公系統可以有效緩解這些問題，開發出相應的效率檢測系統來對于整個工作進行監測，這樣能及時發現工作中運行效率低的部分，進而有針對性地分析，找出導致運行效率低下的原因，再具體分析改善措施。借助這一系統能提升發現問題的速度以及準確率，讓企業找準問題，快速優化業務流程，進而促使工作效率的切實提升。

（三）強化監督體系

企業要發展，各項制度需要透明化，同樣的，關鍵工作的如文件處理流程等也應該具有透明性，對此，辦公系統在行政管理工作中所進行的工作如流程審批等可以通過實行分級管理來適度放權以實現對于流程的監控[3]。具體來說，送審文件、流程審批等工作要公開且透明，對其監控也要實現可視化，而且還要明確記錄相關工作人員的審批時間以及具體的意見。各個部門管理業務的可視化可通過分級管理來實現，強化對于流程的監控，對于每一項事務的處理都要有明確的記錄，確保后續可追蹤查看，這對于企業今后的考核工作有著極大的幫助，還能為企業限時辦結的安排提供參考。這也是行政辦公系統的一大優勢，可視化以及可監控性，讓所有環節盡可能透明或者能夠被有效監管，對于企業行政管理工作的進步來說有著重要的促進作用，能夠避免很多不必要的矛盾，讓工作的運行更加順暢。

三、創新點分析

不管何種系統，要長期發揮優勢，必然要緊隨時代發展，辦公系統也要不斷地進行創新，讓其可應用范圍更大。

（一）開發信息辦公系統

企業可以開發一套特定的內部使用信息提示系統，促使企業內部辦系統業務流程的高效運行，尤其是在業務流程審批等環節，能夠更加方便。系統可以涉及以下幾個方面：流程信息提醒、回復以及必要的流程代辦、審批等。例如客戶需要進行某一業務流程的代辦，通過信息提醒可以及時通知客戶前來辦理，若不能親自辦理，則可以在手機上選擇委托代辦，這就是系統內流程委托功能的重要性。這樣的處理方式可以極大程度上提升工作效率，避免辦理流程的拖延，而且還可以通過手機及時查看辦理進度。

（二）自動考核系統

對于員工的考核是行政管理工作中的一個重要部分，企業可以開發自動考核系統，根據自身的具體需求設置相應的模塊，如流程管理以及考核模塊、節假日管理模塊等，還可根據自身需求來添加相應的模塊，目的都是強化考核流程[4]。借助這一系統，可以對于這些方面的數據進行快速分析，并將所得數據及時輸入企業員工業績系統中，節假日的數據信息可以兩種模式，一種是全日制型，另一種是去除節假日型，這樣可以讓考核工作更加人性化，也能讓考核系統的靈活性更強。

四、結束語

綜上所述，企業行政管理工作內容繁雜但又非常重要，將辦公系統引入此項管理工作中能夠有效提升工作效率，也是企業發展、創新思想的體現。辦公系統對于企業行政管理工作中的各個環節都有著重要的作用，通過開發相應的系統功能可以實現精細化管理、優化業務流程以及強化管控。但是也要對這一系統進行及時創新，讓其更好地為企業發展服務。

參考文獻：

[1]劉建萍.OA辦公自動化系統在集團企業信息管理中的應用[J].新疆化工，2015 （2）：21-23.

[2]朱淼.電網企業辦公室行政管理的應用策略研究[J].現代企業文化，2017 （23）.

[3]王成全.協同技術在企業辦公自動化系統中的作用分析[J].黑龍江科技信息，2008 （08）：89.

[4]郭駿，姚振，張靖，etal.“協同辦公”系統在企業管理中的應用與探索[J].通訊世界，2018，341 （10）：324-325.