“互聯網+”時代事業單位檔案管理的創新研究

王海燕

摘要：“互聯網+”逐漸開始應用到社會的各個領域，并且取得了非常顯著的應用效果。尤其是在事業單位檔案管理中，這本身就是一項復雜且系統的工作，隨著信息化進程的不斷加快，如何對單位中電子文件進行高效的管理，成為檔案管理人員需要著重考慮的主要問題。因此，相關人員應該充分利用信息化的技術手段，加強事業單位檔案管理的數字化建設，做好相應的安全防范工作，進而推動檔案管理工作的順利進行。

關鍵詞：“互聯網+”；事業單位；檔案管理；創新策略

一、檔案管理工作信息化的基本概況

檔案信息化實際上就是檔案管理模式開始由實體轉向信息化的過程，一般都是由國家的檔案行政管理部門進行統一的組織和歸納。將現代化的信息技術合理地應用到檔案管理活動中，可以實現對檔案信息的有效處理，在提高管理效率的同時，也能加快信息化進程。同傳統的紙質管理模式相比，信息化管理則是將一些高科技的手段應用到其中，如數字技術等，進而實現管理的高效化。

二、“互聯網+”時代下事業單位檔案管理的創新策略

（一）優化管理模式

1.應當保證電子檔文件的完整性

在收集電子文件的過程中，需要核對檔案內容的真實性及完善性，還要明確檔案的基本信息，并做好標注，比如，檔案的檢索條目、建檔背景以及關聯信息等。以此為基礎，方可使電子檔案符合檢索及應用要求。為了進一步保證檔案搜集的完整性，還要設立專門的檔案生成部門，及時上報檔案，對檔案進行存儲、歸類。

2.積極引入先進的技術手段，提高文化管理水準

必須嚴謹參照檔案管理的規章機制，加大執行力度，為檔案管理工作的開展提供制度保障，營造安全的網絡環境，提高檔案管理的網絡化水平。要求檔案管理人員在檔案數據庫接口位置設置防火墻，還應當設置獨立的權限，確保檔案信息存儲過程的安全性及可靠性。在保證信息完整及真實的前提下實施全面共享，發揮檔案信息的應用價值，以供相關人員應用。在此過程中，要求檔案管理人員積極引進先進的技術手段，并將檔案資料設置為只讀模式，避免不法分子利用計算機批量處理功能，對檔案信息私自篡改或刪減，最大限度地確保檔案信息的完整性與真實性。

3.提高對于非結構性數據的重視

必須首先重視檔案管理工作的地位，而后再提高對于非結構性數據的關注，非結構性數據對于企業經營及管理均具有重要的作用。尤其是在“互聯網+”理念不斷推行的社會背景下，領導人員必須重視非結構數據的應用價值，從而為事業單位的發展注入源源不斷的動力。

（二）更新技術

在“互聯網+”的大環境下，有必要利用云計算，發掘檔案信息中極具價值的信息，并完善信息資源服務，提高服務質量。每個單位的數據庫都可作為獨立的存儲單元，而后再結合數據檔案的應用需求，實施集成化管理。云計算技術的應用只要借助各類的軟件，連接數據庫接口，再設置相應的檢索功能，并在云端建立信息處理平臺，將數據庫與云端有效連接，成為統一入口。另外，還要對檢索功能實施一站式處理，將傳統的檢索功能與咨詢功能全面轉移，使之在云端均勻分布，相應地提高檔案信息管理質量。在云計算的環境下，必然會降低本地信息的處理能力，用戶在應用檔案文件時只需利用移動終端或移動網絡即可完成全部操作，這就會一定程度地減少信息處理環節的資金投入。

（三）轉變觀念，優育人才

第一，促進單位領導和管理人員轉變觀念，樹立優化實施檔案管理的正確認識，明確了解檔案信息化管理的內涵、優勢、不足和重要意義，增強信息化應用意識。第二，加大檔案管理人才的培養與引進。在管理工作實踐中，事業單位可以利用內部競聘、對外人才招聘、邀請專家講座指導等有效形式，建立較為合理的管理人才隊伍，讓更多具有良好責任心、具備檔案專業素養、綜合素質較強的人才充實加入檔案管理的行列。第三，加強輪訓學習，更新管理知識，熟練掌握信息化管理方法和技能，不斷提高管理人員的能力和素質。事業單位必須對管理人員的計算機專業知識、應用技能、綜合素質等進行有針對性培訓，注重考核管理業務能力，提高他們對檔案管理的思想認識，培養出高素質的、熱心致力于檔案管理事業的人才隊伍。第四，激勵管理人員善于運用先進科學知識開展檔案管理工作。檔案管理實質就是知識管理。事業單位要鼓勵管理人員在日常工作中多堅持學習，靈活利用掌握的新知識、新技術和新方法來開展檔案信息化管理活動。

（四）加大檔案管理的安全保障

隨著信息時代的不斷發展，人們的安全意識也不斷提高。因此，事業單位必須加強檔案管理的安全保障工作，加大安全保障的投資力度，建立專業的防火墻。同時，由于電子檔案對于計算機的依賴性，事業單位還必須加強電子檔案運行環境及存貯規格的標準化管理，規范檔管理案操作系統和應用軟件的版本，并規范電子文件的存儲格式和存儲載體，如選用光盤，以方便檔案數據的傳輸與管理。此外，對于信息的安全保障還包括積極修復受損檔案信息。因此，事業單位的檔案管理部門需要引進和完善相關修復技術，如計算機殺毒軟件、數據庫修復技術、電子信息存儲載體的修復技術等。同時注意檔案的備份，從而為檔案數據的恢復提供必要的保證。

三、結語

總之，“互聯網+”背景下，事業單位檔案管理創新工作實際上是社會發展的必然趨勢，從整體的角度來看，互聯網不僅會給檔案管理工作注入更多全新的機會，同時也會給這項工作提供一些新的思路?；诂F階段檔案管理中存在的一些問題，相關人員應該充分利用互聯網的優勢，從多角度出發改進檔案管理的工作，完善檔案管理網絡，提高資源的共享率，為事業單位發展提供保障。

參考文獻：

[1]王玲玲.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].辦公室業務，2015 （12）：74–75.

[2]潘亞麗.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].辦公室業務，2015 （7）：37–38.