信息化建設在工程建筑檔案管理中的應用研究

姚遠成

摘要：伴隨科學技術的進步，信息技術已經涵蓋并深入到社會的各領域，有力地推動了各領域向前發展的速度。將信息技術引入到建筑行業，則使得建筑施工的各企業，能夠在信息技術的引領下，再創佳績，提升企業的管理效率的同時，推進企業向可持續性發展的長遠目標前行。各建筑施工單位，在設計的環節、施工的環節，都會有大量的資料輸出，通過對于資料的解讀，施工的各部分才能夠得以細化實現。

關鍵詞：信息化建設;工程建筑;檔案管理;應用研究

對于工程項目的資料部分，傳統的模式下，都是依靠人工管理的方式實施。管理的過程中，由于資料的繁多，資料不全或資料混亂的現象更為常見，嚴重的情況下，則有可能進一步影響到施工的進展。而隨著信息技術的引入，通過檔案管理系統的應用，此部分資料查詢難，資料丟失的現象，則可以輕松化得到解決，且更加能夠為管理方面提供便利，極大地減少了檔案管理人員的工作項目，檔案管理的效率及質量方面卻得到了很大的提升。

一、信息技術在建筑工程檔案管理中的作用

（一）提高企業管理水平和效率

當前形勢下，施工企業項目均存在以下方面的特點：項目分布區域廣、資料繁雜、人員流動性強等，如對于檔案管理的方面不嚴謹、不細化，很多資料的完整性則無法保障。有了信息化管理系統的引入，對于資料的存儲、共享方面則可以實時進行，極大地方便了企業內部各部門之間的溝通。項目進展到那個環節了，上工序已經完成的情況匯總、下工序正在進行時的施工工序到達那一步了，實際的輸出資料部分與工程的進展部分是否相吻合等，各部門的管理人員及項目管理人員則可以實現實時查核的功能，監督項目的各環節是否嚴格按要求實施。

當項目進展的過程中，一旦有質量問題點發生，則可以調取上一工序的資料進行核查，查看其中直接或間接的相關點部分是否嚴格按要求實施，根據上一工序的記錄，結合此工序的現狀，給出合理、科學化的解決方案，極大地方便了管理人員之間溝通、決策效率的提升。

（二）有助于管理信息的長期性得到保障

建筑工程所涉及的項目，一般周期性都較長，如對于檔案資料的整理、存儲、采集不及時，則將導致資料遺失的現象出現，進一步使得項目的正常進展受影響。通過對于信息資料的詳細梳理，使得項目所需的信息資料更加能夠全面化，不僅有利于現階段各環節對于資料的查核，且后續的工作中，如工作的方式、方法方面中，與此工程項目部分類似，則可以借鑒并利用此部分的方法及經驗應用于其他工程項目方面。有了此部分細化性的資料，則可以實現輕松查詢的目的，提升項目管理及施工方面的質量及效率。

（三）可以節約項目管理成本

信息技術的支持下，項目所需的信息點部分，可以實現及時性、準確性錄入并存檔的作用，此部分信息數據點，通過軟件系統的分析，則可以發現項目成本管理方面存在的問題點，通過對于問題點分析與修正，使得項目的成本管理方面能夠向著人們所期望的方向發展，能夠起到減少資源方面浪費的目的。

眾所周知，項目管理成本方面，造成的影響因素較多，如提前性的策劃不到位，或實施的過程中，監控不到位，都會使得成本管理方面不受控的現象出現。為此，需要實時性通過對于項目資料的準確性錄入，監控項目的成本方面是否超標，而信息技術的應用，則給予人們的管理方面提供便利。

二、實施工程檔案管理信息化的措施

（一）提升對工程檔案管理信息化建設的認知

檔案信息化管理的過程中，檔案管理人員所起的作用巨大。因此，提升檔案管理人員對于信息化建設的認知，加強檔案管理人員的培訓工作，則成為最關鍵的部分。通過培訓工作的開展，檔案管理人員更加能夠認識到新的時期下，信息化建設方面發揮的作用以及對于以后檔案管理工作產生的巨大影響，拓寬檔案管理人員認知方面的深度，以及信息化建設的應用下，需要做哪些方面的工作，該如何去做，才能夠使得信息化建設的工作得以順利實施[1]。

當檔案管理人員都認知方面深刻化了，才能夠發揮主觀能動性，實施對于工程資料的管理工作，對于資料的分類、分工序進行細化，且工作的過程中，能夠主動性去總結經驗與方法，使得工程檔案管理的工作得以有序化向前發展。

（二）主動推進施工檔案管理信息化進程

第一，拓寬信息化管理思路。此部分的工作過程中，檔案管理人員需要以信息化技術為基礎，深挖檔案更深層面的信息點，并創設新的制度方式，以確保檔案資料的完整性。使得此部分深層化的檔案信息點，能夠服務于企業，促進企業更好地向前發展。

第二，檔案信息化建設的過程中，電子文件是其重要的載體，而實施檔案管理的軟件，則需要能夠發揮文件整合的功能，提升檔案信息管理的效率。檔案系統的安全性方面，更是人們比較關注的部分，在檔案信息化管理的過程中，通過設置相應使用權限的方式，引入智能化的方式，則更加能夠使得檔案信息的安全方面得到有效保障。

三、結束語

建筑施工管理的領域，信息化技術已經取得了突破性的發展，但相應成果的背后，人們更應該發現其中的不足之處，更加需要發揮創新的力量，加強各方面、各模塊之間的細化管理，將各相關聯的部分進行深挖，使得工程項目中的隱患點部分能夠提早暴露出來，被提前消滅在萌芽狀態，提升工程項目管理效率的同時，工程項目的質量方面更加可以得到管控。

參考文獻：

[1]趙霞.信息化建設在工程建筑檔案管理中的應用研究[J].辦公室業務，2017 （5）：57-57.

[2]張柱.基于信息化的工程建筑檔案管理建設方法探析[J].江西建材，2018 （02）：296-297.