加強人事檔案管理信息化的幾點建議

羅天文 席凡

在我國綜合國力不斷增強的背景下，機關單位的人事檔案管理工作正面臨著極大的挑戰，不僅僅需要應對人才流動還要面對著機關單位的改革事宜。可見，該部門必須積極將自身的管理水平提升才能夠穩步運行。信息化技術的發展能夠有效地促使檔案管理效率增強，還有助于確保管理更加規范化與標準化。在實施信息化建設工作的進程中，需及時將管理者素質以及技術軟硬件均顯著提升，及時摒棄原有的滯后性管理方式，切實完善信息化管理制度、積極建設信息庫與安全管理工作等。

機關單位職工的信息均在人事檔案之中，其中涉及著人員的履歷與獎懲內容等。往往比較完備的信息會對人才價值的再次體現產生極大的積極作用，甚至還有助于人才能力的再次提升。可見 ，重視機關單位人事檔案管理信息化建設事宜是非常有必要的。實踐證明，信息化技術能夠促使工作效率顯著提升，當然在機關單位的人事檔案管理方面同樣能夠發揮其作用。

1 現階段機關單位人事檔案管理信息化建設中的不足

首先，存在著軟硬件設施基礎不平衡的現象。不同的機關單位往往會有不同的管理制度與要求，故而在對其實施信息化管理的時候也需要相應地軟硬件作為支撐。各種軟硬件資源為了保持獨立性，往往不愿主動進行互通，故而會導致現有的管理軟件不夠先進。例如諸多的掃描打印設備以及計算機均存在著不少的缺陷，例如保密性較低。甚至部分機關單位所采用的管理模式是依靠人力手動形式，未能將信息化的管理模式高效使用。其次，缺乏一定的規范性與統一性。由于共享的形式未能實施，因此不少單位依舊堅持原有的管理模式，相比較而言原有的人事檔案管理具有一定的隨意性，缺乏標準性與規范性的管理模式。各自運行管理事宜，必然會導致數據共享目標受阻。再有，未能將人事檔案信息的使用價值得以實現。在進行較大決策階段，必須積極借助完善的人事檔案來開展。目前保密工作已經有所加強，但是檔案信息的可利用性受到了限制。由此可見，現階段的人事檔案管理中忽視了檔案的可利用以及服務性。

2 提升信息化建設水平的合理化建議

2.1加強職業道德建設與專業素養培養事宜

其實在加強機關事業單位人事檔案管理水平的過程中，必須對人員的職業道德素養以及專業素養加強重視度，切實將有關人員的綜合素質提升。首先，在日常管理中使用先進的思想與專業技術理念，從而使得人員的思想意識得到全面的完善。為實現這一目標，就必須先引進科學、先進的思想理念。當管理人員認識到信息化建設的便捷性與高效性之后，方可將以往的思想阻力鏟除掉。其次，對管理人員進行專業培訓，繼而使其擁有專業化高素質的技術能力。最后，加強個人道德與職業道德的建設事宜，確保其對機密信息有明確的認知。只有當管理人員的信息化技術學習工作落到實處以及檔案管理能力提升，才能夠更加積極地從事相關活動。負責檔案管理的人員應積極樹立嚴謹的職業意識，同時將自身的個人道德與職業道德顯著提升。

2.2切實完善人事檔案信息化管理機制

首先，從業者需對新時代下的人事檔案信息化管理的必要性有明確的認知，同時還需做好相應的輔助管理事宜。其次，對現有的人事檔案信息化軟件進一步提升，使得滯后的管理軟件技術得到革新。在此基礎上，便可積極建立起完善的人事檔案信息化管理系統。除此之外，收集人事信息以及將其歸檔、分類等均需達到數字化與信息化的效果。如此一來，才能夠確保更加便捷的使用檔案數據。最后，確保機關單位人事檔案管理的領導工作以及管理事宜同管理機制之間具有統一性。其他部門的重要職責就是協助檔案管理部門實施高效管理。

2.3切實完善人事檔案信息化安全機制

首先，積極建立起全面、嚴謹的管理制度。同時依據現實情形進行合理化的完善，從而確保檔案信息安全的保障系統更加合理化。由于機關單位的檔案信息比較重要，故而必須及時對其進行備份與保存。才與此同時，將恢復機制得到完善且建立在管理系統中。其次，將人事檔案的恢復機制與備份機制均得以健全，使用的時候也必須做到規范與嚴謹。最后，職業道德是管理者必須具備的，還需具有信息化管理的安全意識。如有必要，還需對于安全技能進行專業的培訓。

3 結語

由以上內容可知，隨著經濟以及科技的發展機關單位必須積極加強檔案管理的水平，即機關單位需積極加大對先進的信息化管理力度的支持力度。無論是對于機關單位而言還是對社會發展而言，機關單位在日后的檔案管理過程中必須實施更加嚴謹科學的管理手段，切實將信息化的管理手段落實在日常的管理之中，從而推動社會主義的穩定發展。

（作者單位：湖北省十堰市房縣衛生計生綜合監督和執法局）