國企電子檔案歸檔探析

李媛

摘 要 當今社會大環境下，電子檔案是國企軍工單位檔案中的重要組成，在國企黨政、人事及科研生產工作中有著舉足輕重的作用，但由于制度、人才和技術這些因素的限制，國企軍工單位電子檔案歸檔工作中存在很多劣勢，這極大影響了檔案歸檔的條理性和時效性，本文主要論述了電子檔案歸檔中存在的問題及改進措施，以此為國企軍工單位電子檔案管理工作人員提供一些建議。

關鍵詞 國企;電子檔案;歸檔

伴隨著科技的迅猛發展，在信息化時代下，辦公自動化程度持續提高，電子文檔得益于其效率及方便，不可避免地成為存儲多樣化信息的有效載體。在此情況下，用戶對檔案的需求度變高，當前的文檔歸檔管理工作缺乏切實可行的管理制度及方式，這極大影響了歸檔的完整性，因此如何突破這個瓶頸，這問題急需解決。

1電子文檔歸檔中存在的問題

1.1 電子文檔歸檔制度不完善

電子檔案雖已經過了很長時間的推廣和普及，但因國企軍工單位信息化普及度差，加之與其相關的文件歸檔制度不完善，不健全。有很大一部分國企制度及管理辦法無章可循，電子文檔歸檔方面也是無制度或制度過于簡化，缺少了必要的規范性和科學性，這會使得部門與部門之間隨意且分散，極有可能會出現無意丟失。還有一部分國企單位電子文檔歸檔的流程雖沒制度化，但確在明確執行，由于缺少了制度作為有力保障，會導致責任主體不明確，各相關合作部門互相推責或踢皮球，要么歸檔太過于隨意，要么紙質文檔與電子文檔不能同步，這極大制約著電子文檔歸檔的準確性及查文的方便性。

1.2 電子文檔收集歸檔保存難

信息技術手段的廣泛應用不斷地使工作效率加速提高，但與此同時也增加了電子文檔收集整理的困難，主要是由下列原因造成的，一是單位各部門在業務辦理過程中必然會導致極大數量電子文檔的產出，這類文檔在OA辦公系統中會到處傳遞，即便有些遵守制度或工作仔細的人會按照要求自己留存，但仍然會出現大量的電子文檔散落在各處，外加一些檔案工作人員重視程度不高，歸檔意識有欠缺，所以要想實現及時高效地歸檔難上加難。二是國企科研單位各部門之間工作會出現重合，導致責權不明，這樣會造成文檔歸檔的責任不明確，踢皮球現象的產生，給電子文檔的整理帶來難題。三是出制度的個人及部門對于文檔歸檔沒有引起足夠的重視，頭腦里沒有出了制度要及時歸檔這根弦，并且也不明確知道電子文檔歸檔的要求及流程，這會造成電子文檔歸檔的不規范及沒有時效性。

1.3 網絡安全對電子文檔歸檔的可信度造成影響

紙質文檔雖然傳統，卻可以表現文檔的真實性和原創性，然而電子文檔卻與之不同，它由于載體是光盤或word文檔及書生閱讀軟件，在保存及傳輸過程中很容易被修改或人為破壞，并且還能做到不留痕跡。與此相伴的，電子文檔在讀取及傳輸中由于網絡或載體的不穩定，極易造成文件中信息的破壞，這樣單位中電子文檔的可信度會大打折扣。并且電子文件的原創性和真實性也就變得不好辨認，極大影響可信度。

1.4 由于大學課程對于檔案歸檔沒有設置一門專業的學科來保障

致使各單位從事電子文檔歸檔人員都是由于崗位要求臨時學習相關知識，造成缺少了文件管理認知水平。從業人員素質整體偏低。

2應對措施

2.1 完善歸檔制度，建立長效機制

電子檔案是國企軍工單位科研生產的有力保障，是整個科研全過程的真實寫照，是調研各項任務的第一手資料。基于此，做好電子文檔管理工作具有很大意義。凡事預則立，不預則廢。如果想要很好地利用并管理電子文件資料，完善歸檔制度十分可行。完備的歸檔制度是國企電子檔案實現規范化及科學化的有力保障。因此，要做精電子文檔歸檔工作，國企軍工單位一定要依照國家頒布的相關電子文檔管理要求，并與本單位的各種環境及軟硬件條件結合起來，根據實際建立起符合自身的文檔歸檔制度。首先，依照制度規定，檔案工作人員要隨時利用信息化手段收集整理檔案，在最大程度上保證電子文件的隨時更新，很好地迎合文檔查閱的需求。其次，要確立清晰的檔案查閱審批流程，在符合自身實際的基礎上，不斷更新完備使用審批手續，無論是單位任何部門的任何人，有查閱科研電子文檔的需求，嚴格按照流程獲得部門主管領導的批準，這在很大程度上能阻止失泄密事件發生，有效地保障了電子文檔歸檔的安全性。最后還要做好紙質文檔與電子文檔的互補作用，整合檔案資源，進而在最大程度上促進國企軍工科研文檔管理的不斷優化。

2.2 探索電子文檔歸檔的方式

要想搞定電子文檔整理收集的困難，國企軍工單位需建立明晰的信息化檔案管理體系，從而保證電子文檔歸檔的制度化、體系化。第一，不能只是很簡單的認為這是電子文檔歸檔部門或文檔產生部門的問題，電子文檔工作是一項煩瑣且覆蓋面大的一項任務，這需要協調好兩個部門的關系，這兩者之間要定時溝通，隨時檢查，在最大程度上保證電子文檔能完整真實有效的上傳并保存。第二，檔案館要嚴格依照本單位制定的歸檔制度，將文件格式按照制度整齊劃一后歸檔，這樣可在最大程度上保障數據的及時性和可查閱性。第三，單位要優化電子文檔保存環境，并每年撥發專項資金，指定相關人員進行維護，保障電子文檔保存的安全性和持久性。

2.3 做好電子文檔安全防范措施，排除隱患

一要結合本單位實際，把檔案歸檔系統與OA辦公軟件結合，在最大程度上實現電子文檔的歸口管理，為電子文檔的保存提供保障。二要將歸檔電子文檔復制并備份儲存于標準化磁介質上或移動硬盤，保證萬無一失。三要保證電腦OA網絡登錄的安全性，要限制人員權限，僅規定特定的人員來處理，防止有人隨意進入電腦并對原始文件造成破壞。四要嚴格控制檔案館的溫濕度，保持適宜的溫濕度，防止硬盤等載體變形，讀不出來。

2.4 提升從業人員專業知識水平及素養

在國企檔案管理中，由于工作方式的多樣性，科研電子檔案管理者一定要具備極強的工作素養，由此才能為電子檔案管理人員進行有效指導。一要抓住機會支持檔案工作人員參加單位及社會上的專業培訓、信息系統培訓及計算機培訓。二要對缺乏管理意識的工作人員進行談話提醒教育，使其從內心深處感知到文件歸檔的重要意義。三要引進人才管理，讓專業人員運用更加專業的方式來管理單位的檔案歸檔，更好地促進本單位檔案歸檔工作的順利進行。

3結束語

總而言之，在國企軍工單位中，電子文檔歸檔工作是當前一項任務重大的工作。因此，要從內心深處意識到文檔歸檔的意義及重要性，竭盡全力做好文檔歸檔工作，使企業更加健康有序地發展。