新時代檔案管理工作的問題與策略探討

崔廣林

摘 要：社會經濟的持續快速發展，給檔案管理的發展提供了新的方向與要求。對于任何一個單位來說，檔案都是其歷史工作與發展情況的直接體現。因此，在新的時代背景下，相關的檔案管理人員必須要努力提高檔案管理工作的規范性。基于此，本文首先將分析新時代檔案管理工作中存在的問題，然后提出新時代檔案管理工作的策略。

關鍵詞：新時代;檔案管理工作;問題;策略

0 引言

近年來，我國社會經濟的發展速度持續加快，在這個過程中，社會環境也發生了巨大的改變，從而促使現代辦公技術在社會各行各業中都得到了廣泛應用。為了能夠更好地適應持續變化的社會環境，所有的檔案管理部門都應該轉變傳統的檔案管理理念與管理模式，及時發現檔案管理工作中存在的問題，并按照自身的實際情況采取合理的策略進行解決，從而進一步提高檔案管理工作的效率與質量。

1 新時代檔案管理工作中存在的問題分析

1.1 管理方式比較落后

在新時代的大背景下，雖然檔案管理領域普遍使用了計算機等信息化設備，但是信息化水平相對較低，單純地把計算機等先進設備使用在信息錄入與輸出的過程中，而檔案管理工作依舊停留在傳統的人工處理和紙質辦公階段，從而使得后期的使用與查找環節復雜化程度大大提高，甚至也可能導致文件的遺失問題。在這種檔案管理方式下，計算機、信息技術等的價值難以得到有效發揮，檔案管理工作的效率也沒有辦法進一步提高，并且也會導致資源的浪費。

1.2 管理理念不足

在新時代，雖然相關的檔案管理部門都進一步明確了檔案管理的功能和作用，但是尚未認識到檔案管理工作的重要意義，從而導致檔案管理工作的地位和管理效率難以提高。同時，檔案管理部門對檔案管理未來應用的認識水平較低，依舊停留在傳統的存儲和記錄層面，沒有認識到信息技術和大數據技術對檔案管理工作的重要意義，導致檔案管理工作的實際作用也就難以發揮。

1.3 管理工作不夠規范

從目前來看，對于檔案的基礎工作來說，在信息化發展過程中，缺乏標準化和規范化管理，工作依舊停留在發展階段。諸如網絡建設以及信息系統在配合使用方面存在一些問題，總體規范化良好的信息檔案并不多。同時，具體實施時存在著標準不夠全面統一，而且難以實現信息的開發與共享等問題。

1.4 管理人員素質有待提高

隨著新時代檔案管理工作的復雜化，對于檔案管理人員的專業素質及業務能力要求進一步提高。檔案管理工作有著一套嚴格有序的存檔、保管與檢索等技術流程，但是這方面的專項人才儲備卻遠遠不足，導致實際檔案管理遭遇技術性瓶頸。由此可見，檔案管理部門必須培養一支專業管理人才，來提升檔案管理工作的質量和效率。

2 新時代管理管理工作的開展策略

2.1 建立健全的檔案管理制度

強化檔案管理工作，要從構建與完善內部檔案管理機制入手，嚴格依據國家法律規定及檔案管理部門現實情況，制定一套科學、規范、統一的管理標準與制度，編制詳細的檔案管理條例，以便檔案管理人員具體參照執行，達到通暢有序的管理效果。而且在具體的管理條例與體制中，要進一步明確檔案管理工作的流程，從資料收集、統計處理與分類歸檔等方面都要按照統一、規范的標準和流程實施。還要配合科學的獎懲制度，來確保檔案管理工作的質量和效率。同時，檔案管理部門應結合自身發展運作規律，致力于檔案管理工作創新，以期更好地服務于今后各項事務的順利開展[1]。

2.2 提高對檔案管理工作的認識水平

檔案管理是每個單位或部門以及個人工作的一部分，是每個單位或部門歷史發展的見證，科學規范管理檔案，順應了檔案工作健康發展的總體要求，更為單位或部門的科學決策提供了翔實的資料記載。通過檔案資料分析，可以有效地查找出單位工作上存在的不足和問題所在，并制定出適合的改正措施與發展規劃。做好檔案管理工作對單位的發展建設、科學化管理、科技進步都起到積極的作用，合理的利用檔案可以降低生產成本，減少資金和人力的支出，尤其在當前經濟形勢下，要發揮好檔案作用，擴大它的社會效用，創新思路，創新發展，不斷促使單位在市場經濟建設中發揮更大的競爭力[2]。

2.3 加快檔案管理信息化進程

現代化的檔案管理工作，必須充分依靠科技信息技術的手段，融合實體檔案與信息化的技術。因此，檔案管理部門必須著力推進檔案管理的信息化進程，將電子檔案與紙質檔案相融合，重點加強電子檔案的應用和管理工作，利用其存儲便捷、占用空間小、查閱方便的特點，彌補紙質檔案不易保存的缺陷，并對文書類、影音類資料實施嚴格的電子歸檔，做好備份處理，設置雙重保險，充分發揮二類檔案的各自優勢，促使其更好地服務于檔案管理部門日常工作使用，同時提升檔案管理的質量和效率[3]。同時，檔案管理部門還要構建專業的檔案信息管理與使用網站，做好網上檔案服務功能與保密屬性的開發與完善工作，及時收集各類有價值的信息。開發和完善網上檔案的服務功能和保密屬性，及時收集案件信息等。此外，也應該確保網絡環境安全，避免檔案管理系統受到病毒與木馬等襲擊，強化軟硬件設備的防護工作[3]。

2.4 提高檔案管理人員的素質

新時代的檔案管理工作，既要講求效率，又要注重科學性，因此要充分發揮人才的巨大作用，通過建立具備專業素質與創新能力的檔案管理隊伍，來不斷儲備與培養工作水平卓越的檔案管理人才。檔案管理信息化工作的發展，要求管理人員具備較強的理論水平與業務能力，增強崗位認知與責任擔當意識。因此，檔案管理部門要積極培養復合型管理人才，堅持以人為本，調動大家的積極性和創造性，最大化地開發與利用檔案資源。還要借助輪崗培訓，提升全員的檔案管分類、保護、處理意識和技能，全面提升檔案管理的水平。

3 結束語

總而言之，在新時代的背景下，檔案管理部門必須要及時發現檔案管理工作中存在的問題，并采取合理的措施進行解決，從而要提高檔案管理工作的效率，促使其更好地為企業的發展服務。

參考文獻

[1]李曉萌，任越.大數據背景下企業檔案信息資源共建共享機制[J].蘭臺世界，2018（12）：48-50.

[2]普麗.淺談機關事業單位人力資源管理存在的現狀及對策[J].人力資源管理，2018（06）.