淺析檔案管理信息化水平的提升路徑

張旭陽

摘 要：全面提升檔案信息化建設(shè)，對我國的企事業(yè)單位管理和發(fā)展來說意義重大。檔案管理信息建設(shè)一定要從轉(zhuǎn)變觀念入手，只有擺脫傳統(tǒng)的檔案管理模式，積極運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對信息資源進行處理，才能跟上社會發(fā)展的腳步。要提升檔案管理工作人員的培訓力度，提高檔案管理信息化效率，這對于提升企事業(yè)單位的整體發(fā)展而言具有重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;存在問題;提升路徑

隨著信息化的到來，檔案管理也隨之進行了一定調(diào)整，并進行了一定規(guī)模的建設(shè)，便于往信息化方面去發(fā)展。而在對檔案信息化管理的建設(shè)中，需創(chuàng)建較為完善的檔案數(shù)據(jù)庫和信息安全體系，以便提升整個檔案管理的質(zhì)量，提升其規(guī)范性和安全性，讓未來的創(chuàng)新更有意義。

一、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）是社會發(fā)展的必然趨勢

檔案管理工作在社會各個領(lǐng)域中所占比重越來越大，實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，也就是間接保障了檔案文件利用的便捷性。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理人員出現(xiàn)遺漏重要檔案文件的問題時有發(fā)生。在對檔案進行信息化管理后，檔案管理人員的工作質(zhì)量有了顯著的提升，最重要的是在一定程度上減少了檔案管理工作人員的工作強度，避免了檔案信息出現(xiàn)文檔存積問題，使檔案管理工作人員能夠在輕松愉悅的狀態(tài)下開展工作，這對于提高檔案管理工作效率來說意義重大。

（二）檔案類型復雜多樣

近幾年我國經(jīng)濟發(fā)展非常迅速，人們對檔案也有了更深層次的理解。隨著檔案用戶群體的不斷擴大，用戶的類型也就出現(xiàn)了多樣化的發(fā)展趨勢，不同檔案類型必須應(yīng)用不同的管理方式，否則將會出現(xiàn)非常嚴重的后果。檔案資源的具體利用方法還需要檔案管理人員從對象、目的等多個方面入手，對其進行分析和評判。檔案信息的管理工作對檔案工作人員有著較高的工作要求，企事業(yè)單位在聘用檔案信息管理人員時，一定要請專業(yè)人員對新聘請的檔案信息管理人員進行培訓。目前，企事業(yè)單位的檔案管理部門缺少高技術(shù)型人才，對檔案管理工作缺乏重視，企業(yè)的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備未發(fā)揮作用。由于缺少高技術(shù)型人才的支持，現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)無法得到有效應(yīng)用，檔案工作也變得更加復雜。

二、信息化時代檔案管理工作所面臨的問題

（一）管理信息的體制及規(guī)劃的落后

首先，我國檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。他被權(quán)限和資金所限制，從而不能在全國范圍內(nèi)進行統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計。其次，檔案信息化存在相當程度的不確定性，我國的檔案數(shù)字化正處于不斷變化和發(fā)展的建設(shè)當中，如此也就導致，在對檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進行設(shè)計時存在諸多問題，進而導致我國信息化檔案不夠全面和真實。

（二）我國檔案管理服務(wù)較為落后

檔案資源方面不夠全面和完整，在對檔案進行對接和查詢方面，又存在技術(shù)落后現(xiàn)象，從而不能滿足客戶的需求。此外，很多工作人員，還使用手工編輯和檢索，以至于出現(xiàn)無法按時歸還檔案資料等現(xiàn)象時，會嚴重影響信息的安全性和完整性。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)偏低

從表面上看，檔案管理工作較為簡單，然而需要工作人員具有很強的責任心才行，畢竟檔案管理工作較為乏味和枯燥，如此繁重的工作往往需要責任心來支撐才得以完成，然而現(xiàn)實是，工作人員的責任意識往往較為淡薄，從而導致檔案管理工作質(zhì)量不高。此外，檔案管理還要求工作人員具備一定的專業(yè)性知識，而這也是工作人員所缺乏的。兩方面決定檔案管理信息化在創(chuàng)新發(fā)展過程中，必然會受到一定掣肘。

三、提升檔案信息化和檔案管理的對策

（一）提升檔案信息化意識

從一定角度來說，檔案信息化也就是觀念信息化。在檔案信息化建設(shè)過程中最核心的力量就是檔案管理人員，他們的積極性、主動性對信息化建設(shè)有著直接的影響，因此必須使檔案管理人員在思想上將檔案信息化的意識真正建立起來，對檔案信息化建設(shè)的重要意義有正確的認識，增強使命感、責任感，對檔案信息化建設(shè)工作給予充分的重視，做好信息化過程中的相關(guān)工作。馬克思主義哲學提出，意識是有能動性的特點，社會意識也有一定的能動作用。因此，在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案意識的能動作用也是非常重要的，其已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)中的主要推動力。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

網(wǎng)絡(luò)檔案的建立能使檔案管理效率得到有效的提升，效果非常好。網(wǎng)絡(luò)檔案的建立必須要滿足兩個條件，一是建立檔案網(wǎng)站，使網(wǎng)站的作用得以充分發(fā)揮，并建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站，搭建公眾服務(wù)平臺，使檔案管理的服務(wù)功能得以提升，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺，使檔案信息得到有效地使用;二是采購相應(yīng)的硬件設(shè)備，檔案管理信息化與計算機硬件的支持是不可分割的，它是網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換、共享的前提和基礎(chǔ)。因此，網(wǎng)絡(luò)檔案的建立對檔案管理的安全性、可靠性的提升是非常關(guān)鍵的。

（三）信息化管理水平不斷提升

要想不斷提升檔案管理效率，最有效的方式就是提升信息化管理水平，方法有兩個：一是建立健全管理制度，結(jié)合檔案管理的相關(guān)規(guī)定實施檔案管理，做到有法可依，使管理效果得到提升;二是轉(zhuǎn)變管理方式，由以往傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化管理模式進行轉(zhuǎn)變，使提升信息化管理水平的目的得以實現(xiàn)。

（四）建立檔案信息遠程查閱體系

首先，提升檔案信息遠程查閱服務(wù)能力。設(shè)置不同檔案的公開級別，建立檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)公開標準。對已經(jīng)公開的信息，相關(guān)部門要以指定的格式在網(wǎng)站上進行發(fā)布，使網(wǎng)站信息向規(guī)范化、標準化方向發(fā)展。檔案管理部門通過鏈接來整合本地資源，使檔案信息資源網(wǎng)得以完善。其次，提升檔案信息內(nèi)部查閱服務(wù)能力。對于不能在網(wǎng)絡(luò)公開的檔案信息，應(yīng)結(jié)合相關(guān)程序?qū)n案利用者進行確認后，可在檔案館進行遠程訪問。最后，建立檔案館間異地出具檔案證明機制，結(jié)合試點先行、穩(wěn)定推動、不斷深入的原則，利用合作協(xié)議簽訂等手段，使檔案館間的合作深入開展。以實踐為基礎(chǔ)，將異地檔案證明這一新方法進行不斷地嘗試，通過數(shù)據(jù)脫機交換、備份等功能，使檔案證明由以往的傳真形式向聯(lián)網(wǎng)打印方向進行改進，使利用者城際之間的奔波得以大大減少。

四、結(jié)束語

綜上所述，文章首先針對新形勢下的企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的實際要求，進行了深入細致的分析，深入探討了相關(guān)工作發(fā)展的重要意義，并在此基礎(chǔ)上，提出了新形勢下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的是幾點建議，對相關(guān)的責任人切實負起責任，希望本次探究工作能為相關(guān)工作的發(fā)展提供一定的幫助。

參考文獻：

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