論秘書的素養

張董雅

摘要：在當代，秘書工作成為一項十分重要的工作。參謀助手、承上啟下、協調服務、調查研究、信息督查，是秘書工作的幾項基本職能。辦公室是一個單位的重要部門，直接服從領導，服務全局員工，不管在公文處理、會議服務、后勤管理、檔案管理還是組織協調、服務接待等方面的工作都需要做得很細致和周到。因此，秘書作為辦公室的一個重要角色，必須具備“通才”、“全才”，具備超強的職業素養。

關鍵詞：現代秘書;職業素養;職業能力

秘書素養即秘書的素質修養，是指秘書人員經過學習和實踐所達到的水平和境界。《中華人民共和國國家職業標準秘書》規定： 秘書應當“具備較強的文字與語言表達能力、綜合協調能力與合作能力、邏輯思維與分析能力等”。大致包括道德修養、知識水平、能力結構、心理素質等。本文通過對秘書人員基本素養進行分析，提出秘書人員必須具備的職業素養，才能真正做好秘書工作。

一、秘書的知識素養

隨著社會主義市場經濟的逐步完善，對秘書人員的要求越來越高，這就要求現代秘書人員應該向復合型人才方面發展，所具備的知識結構應該系統化、全面化。

1、具備扎實的基礎知識和理論知識

秘書人員必須注重學習，認真學習實踐科學發展觀，注重理論聯系實際，在實踐中不斷進步。同時具備過硬的基礎知識，掌握聽、說、讀、寫能力，有扎實的文字功底，能夠熟練地制作各種公文，掌握一門或數門外語。

2、熟練地掌握專業知識和專業技能

現代秘書必須通曉本組織的業務，熟練地掌握本組織的經營活動和發展戰略，及時收集和處理與本單位相關的信息，同時應該熟悉各種法律法規，不越權、不失職。

3、廣博的知識結構

現代秘書工作性質決定其涉及面廣、接觸的層面大，這就要求秘書人員要廣涉各方面知識，包括社會科學、自然科學各個領域的知識。要盡可能掌握國際政治、金融、軍事、公共關系、文學藝術等知識。

二、秘書的能力素養

面對知識經濟和科技、人才競爭的壓力時代對秘書工作提出了更高的標準，除了具有科學的預見和廣博的知識，集多能于一身，還要構建自身的能力結構，

1.寫作能力。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文文體知識，應掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉化為寫作能力。

2.溝通表達能力。秘書應會說一口標準而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領導講話要簡明扼要，對群眾講話切忌啰嗦冗長、拖音帶腔，要做到都以一顆真誠的心來對待。。另外，隨著國際化交流的日益頻繁，懂得外語并能很流利地運用外語進行交流與溝通成了衡量人才的一個重要標準之一。

3.具備實用技術操作能力。隨著現代化辦公的普及要求現代秘書能靈活應用各種現代辦公設備，以便提高辦文效率和處理信息的能力。熟練掌握和使用計算機成為現代秘書的基本技能。熟練掌握打印文件、接發郵件、查詢網上信息等日常的工作事務。

4.公關協調能力。文秘人員的公關協調能力包括溝通能力、協調能力、組織能力、輔助決策能力和應變能力。一方面，協調本單位、本企業內部上下級、各職能部之間的和諧關系，營造一個互助、奮發向.上的工作氛圍。另一方面，協調是調處矛盾，協調各部門]實施應急預案，順利化解危機、幫助單位或企業渡過難關。

5.具有主動性和一定的先行能力。秘書時刻想到領導的需要，工作走在前面，要有前瞻性，及時為領導提供需求，主動協助領導做好工作既能減輕領導的壓力，促進領導提高工作成效。秘書在領導或企業中起到參謀的作用。

三、秘書的職業素養

作為秘書人員忠于職守就是要忠于秘書這個特定的工作崗位，自覺履行秘書的各項職責， 認真輔助領導做好各項工作。要有強烈的事業心和責任感，不擅權越位，不摻雜私念，不瀆職。

1.德才兼備，以德為重。一個合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當無名英雄。自覺履行各項職責，忠于職守，熱愛本職。秘書工作性質，決定其工作主要是實干。要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨。要圍繞領導的工作來展開活動，要求招之即來，來之能干，當秘書為領導提供參謀輔助的時候，工作責任重大，要做到小心謹慎，戒驕戒躁，不能粗枝大葉。只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的;沒有一個全心全意為人服務的心，是當不了一個秘書的。

2.當好領導的“外腦”。由于秘書人員直接為領導提供服務，對領導提供精力和智力補償，因而人們常稱秘書為領導的“外腦”。然而，秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發議論、自作主張、左右領導。秘書必須注意使自己的言行符合角色規范，做到既尊重領導、堅決執行領導指示，又不迷信盲從，始終把為領導提供有價值的決策依據及參謀意見作為自己的重要職責。注重進言技巧，根據領導的心理、行為特征，選擇適當場合和最佳時機，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點子上，“謀”到關鍵處，準確理解和把握領導意圖。

3.嚴守機密。保守機密既是紀律要求，又是自覺地行為和良好的習慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點對象，又是泄密重點對象。秘書人員要具有高度自覺的保密觀念和良好的保密習慣。不該說的，絕對不說，守口如瓶;不該看的，絕對不看;不該記錄的，絕對不記錄。不在私人通信上或公共場所失密泄密，要談吐有止。嚴守相關部門的機密，不在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免造成損失。

參考文獻：

[1] 蔣乃平 對綜合職業能力內涵的思考[J].職業技術教育，2001（10）：18

[2] 楊群歡 秘書職業能力調查與秘書人才培養對策[J].教育探索，2005（11）：39

[3] 丁建平 企業秘書必備的五種能力[J].辦公室業務，2006（5）：14-15

[4] 史振洪 吳良勤 段贇 秘書職業能力的分解研究[J].現代企業教育，2010（11）下：64

[5] 陸瑜芳 秘書學概論（第二版）[M].上海：復旦大學出版社，2011