外貿英語函電的語言特點

朱秀敏

摘要：外貿英語函電是貿易雙方進行信息交流的主要方式之一，對貿易活動的順利開展起著重要作用。作為一門專業英語，外貿英語函電有著鮮明的語言特點，只有把握好其特點，才能寫好高質量的函電。本文從詞匯、句法以及文體三大方面探討外貿英語函電的特點，以期為外貿從業者撰寫函電提供參考，促進我國對外貿易的順利開展。

關鍵詞：外貿函電;特點;國際貿易;商務英語

中圖分類號：G0? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? 文章編號：1672-7517（2019）01-0001-02

隨著經濟全球化和我國對外貿易的發展，外貿英語函電顯得日益重要，成為保證國際貿易活動順利進行的基礎。外貿英語函電本身具有一定的法律效力，融國際貿易實務知識和英語知識為一體，涉及進出口國際貿易實務中各種英文信函的寫作和外貿各環節具體操作方法，內容廣、專業性和實用性強，撰寫難度大。要求撰寫人員在掌握外貿實務知識的基礎上，學會用正確的語體、詞匯、語氣、格式，有邏輯地進行外貿實務交流，進而提高外貿業務能力。因此，分析外貿函電的特征，進而根據其特征有指導性的學習函電，對掌握函電撰寫技能，有效地進行溝通，促進商務活動的順利開展是非常有必要的。本文著重分析外貿英語函電的詞匯、句法及文體特點。

1 外貿英語函電的詞匯特點

1.1 用詞專業

外貿函電交流的主題是業務中的商務活動，涉及諸如經濟、財務、貨運等領域，具有一定的專業性，因此，外貿函電的用詞比較專業。比如inquiry（詢盤）、offer（報盤）、counter-offer（還盤）、applicant（開證申請人）、beneficiary（受益人）、certificate of origin （產地證）、irrevocable letter of credit （不可撤銷信用證）等都是專業地道、且表達方式固定的詞匯。而一些普通詞匯，在外貿函電中也有專業的釋義，比如“balance”一般表示“平衡”，但在外貿英語中卻表示“差額、余額”的意思。

1.2 用詞準確

由于外貿英語函電的表達涉及買賣雙方的義務和權利，錯誤的表達不僅會造成誤解，甚至會引起不必要的糾紛，因此語言的運用要嚴謹。尤其是關于時間、價格、商品顏色、尺碼等細節性的問題，函電中更要避免使用一詞多義、生僻和長單詞等一些容易讓讀者產生歧義和費解的詞匯。例如：As to the steamers sailing from Shanghai to San Francisco， we have bimonthly direct services. 句中bimonthly可以是twice a month （一月兩次地） 或者once two month （隔月地），存在歧義，可能會給雙方溝通帶來不必要的麻煩，甚至是造成經濟損失。

1.3 縮略語較多

外貿函電中涉及各種票據、證書、保險、付款方式、價格術語等廣泛的縮略語，比如常見的L/C（letter of credit信用證）、CIF（Cost Insurance and Freight成本保險加運費）、FOB（free on board 船上交貨價）、TPND （Theft pilferage and Non-Delivery偷竊、提貨不著險）、B/L（Bill of Lading 海運提單）、D/P（Documents against Payment 付款交單）等等，這些縮略語是在長期的外貿實踐中形成的，使用這些縮略語能夠用較少的語言表達復雜的內容，省時省事，避免歧義和誤解，便于商務活動的實際操作，提高了交流溝通的效率。縮略語和專業用語一樣，在普通英語中出現的頻率不高，需要外貿業務人員通過學習和實踐積累來掌握。

2 外貿英語函電的句法特點

2.1 常用被動句式

和主動語態相比，被動語態不僅能通過調整語序突出語句重點，還能顯得更為客觀、規范，語氣更加委婉，而外貿函電需要禮貌得體地、清楚地闡述事實，因此，外貿英語函電在句式上經常選用被動句。比如，The unpaid balance of US $ 1，500.00 for the goods supplied during May will be telegraphed by our bankers on or before September 30. 通過使用被動語態，對 “the unpaid balance”加以強調，因為這才是對方最為關心的問題。如果使用主動語態，就無法凸顯這個關鍵詞的重要性。并且在這個句子中采用被動語態，顯得比較委婉，不會過于生硬，影響交易。再如，Your letter of May 5 regarding the shipment of this batch has received our careful attention.我們已收到貴方5月5日關于這批貨物裝運的郵件，并給予了密切的關注。不僅強調了信函收到且給予了高度重視，也避免了通篇單調的格式。而句子We misplaced the document.主動句可以改為被動句：The document was misplaced.后者采用被動語態可以減輕文件被錯放所帶來的負面影響。

2.2 常用結構復雜、嚴謹的長句

作為一種書面語體，外貿英語函電需要嚴謹地傳遞出清晰明確的意思，以免有歧義，造成誤解。因此，函電中經常使用成分多的復合句和并列句等長句，使表述更加條理清晰、富有邏輯性和完整性。例如：Our terms of payment are by confirmed， irrevocable letter of credit in our favor， available by draft at sight， reaching us one month ahead of shipment， remaining valid for negotiation in China for a period of further 21days after the prescribed time of shipment， and allowing transshipment and partial shipments.我們的支付方式為不可撤銷的即期保兌信用證，以我方為受益人，信用證需要在裝運前1個月到達我方，在規定裝運時間21天內中國議付，并且允許轉運和分批裝運。這是外貿函電在表達支付方式時常用的一個典型的結構復雜、嚴謹的長句。

3 外貿英語函電的文體特點

3.1 結構基本固定

經過長期的實踐，外貿函電形成了基本固定的結構。比如在撰寫催促對方開立信用證的信函時，開頭部分通常先言明未收到相關信用證的事實，之后催促對方盡快開立信用證并給出原因，結尾部分通常寫期待早日收到對方開來的信用證。而如果要求對方修改信用證，則通常在開頭部分表達感謝對方按時開來相關信用證，然而經過審核發現有與合同不符之處，之后羅列出有哪些不符合的地方以及需要如何修改，最后希望對方能盡快到銀行申請修改信用證。再比如，在建立業務關系的信函中，同樣有比較固定的結構。開頭部分通常寫如何獲取到對方信息的、以及寫信函的目的，接下來可以介紹自己的公司和產品，最后表明希望能夠早日同對方建立業務關系的期望。

3.2 語言簡練、平白樸實

在高效運轉的經濟節奏下，外貿英語函電具有很強的針對性，一般都是就事論事，談論和交易有關的商務內容。因此，函電內容應與主題相關，邏輯和結構清晰，不含冗余信息，盡量做到篇幅內容簡練，以簡潔的方式交流詳細的交易事項，讓對方在最短時間內明白函電要表達的意思。在撰寫函電時通常開門見山，直奔主題，使讀者能快速地了解函電內容。并且不需要用華麗的辭藻來修飾，用平白樸實的語言即可，如：Article No. 76 is our newly launched one with superb quality， fashionable design， and competitive price. 句子簡短，用詞簡潔、樸實，但句意完整且層次分明、易懂。

3.3 措辭禮貌和體諒

外貿函電是貿易雙方交流的途徑，遣詞造句應親切友善，避免使用激怒對方的措辭，也就是說要遵循禮貌原則，從而贏得對方好感，使合作順利開展。比如，Will you please， would you kindly， we are glad to inform you that…. It will be much appreciated if you can reply us at an early date. 這些禮貌、客氣的詞匯往往能起到良好的溝通效果。

此外，貿易雙方在合作過程中，難免會有分歧、誤解，甚至是過錯。對于對方的過錯，不要用命令的口吻一味指責、刁難和質疑對方，而是要換位思考，體諒對方，從對方的角度出發，本著解決問題和合作的目的陳述事實，說明自己的要求，在維系雙方良好信任關系的同時，消除貿易分歧，加深貿易合作關系。

4 結語

外貿英語函電起著溝通交流、鞏固和促進良好及長期貿易關系的作用，是國際業務交流中必不可少的環節。具有用詞專業準確且縮略語較多，常用套句和結構復雜、嚴謹的長句以及被動句式，結構基本固定，語言簡練、平白樸實，措辭禮貌和體諒的特點，外貿業務工作人員不僅需要熟悉外貿業務知識，還必須深入了解外貿英語函電的語言特點，通過學習和積累，才能寫出高質量的外貿信函，從而促進國際貿易商務活動的順利開展，促進我國國際貿易的持續發展。

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