高校二級院系教學秘書工作探析

劉延鋒 李獻軍 趙月齋

摘 要： 高校二級院系教學秘書作為基層教學管理人員，發揮著“樞紐、參謀、助手、窗口”的重要作用，事關全校教學工作的順利運轉、教育教學改革和提高人才培養質量、高校健康發展的中心工作，因此對教學秘書的綜合素質和工作能力要求很高。然而當前高校中存在諸多實際問題，建設一支高素質專職教學秘書隊伍需要高校的相關領導高度重視和頂層設計，同樣，教學秘書也要從自我發展提升的角度，不斷地學習積累業務知識、專業知識、管理經驗，努力提升自己的綜合素養，為學校的建設、發展、改革、創新發揮出最大的能量。

關鍵詞： 高校;教學秘書;教學管理;教學改革

習近平總書記在全國教育工作會議上的講話中指出，全黨全社會要弘揚尊師重教的社會風尚，努力提高教師政治地位、社會地位、職業地位，讓廣大教師享有應有的社會聲望，在教書育人崗位上為黨和人民事業作出新的更大的貢獻。在實踐中，我們就教育改革發展提出一系列新理念新思想新觀點，其中包括堅持把教師隊伍建設作為基礎工作。[1]因此，教學秘書作為教師隊伍中的一部分，在高校建設、發展、運行中起著非常重要的作用，在高校內部同樣也應該得到應有的職業地位，教學秘書隊伍建設也應該受到校領導、院系領導、組織人事部門的高度重視。

一、教學秘書工作地位、作用

眾所周知，高校的中心工作是教學和科研工作，而二級學院的教學秘書作為基層教學管理人員，首要的職責是承擔著教學計劃的修訂、實施、教學任務落實、排課、教材征訂、考務管理、日常教學調度、教學活動安排、信息采集、教學評估、教學管理文件和教學通知等接收、承辦、上報、存檔等繁雜的教學管理工作，連接著學校各機關處室、各二級院系、以及本院系內部各教研室、實驗室、研究所、辦公室、各專業班級學生等之間的上傳下達、溝通協調，是整個教學管理過程中必不可少的橋梁和樞紐。其二，教學秘書時刻關注國內外高等教育新思想、教育教學改革動態、教學管理新理念新措施，總結教學過程中的工作亮點和經驗，為院系領導的教學管理和發展規劃、提高教學質量積極建言、出謀劃策，是院系領導管理工作中的重要參謀。其三，教學秘書經常參與教學調研座談，聯系教學交流、學術交流，教學過程的檢查督導，在一定的工作范圍內為院系領導獨當一面處理一些教學管理和溝通協調工作，發揮著領導的助手作用。其四，當前高校交流日益頻繁，相互學習借鑒教學工作經驗，而教學秘書在院系交流中不僅是聯系、溝通、安排相關工作，而且是對外交流的重要窗口，展現院校的特色和品牌，代表著院校的形象和名片，發揮著交流窗口的作用。

綜上，教學秘書發揮著教學運行的橋梁樞紐、教學改革的重要參謀、院系領導的工作助手、院校交流的窗口名片的作用，概括起來就是“樞紐、參謀、助手、窗口”。

二、教學秘書素質能力要求

由教學秘書崗位所處的重要地位、豐富的工作內容，因而對教學秘書的綜合素養、工作能力要求也非常高，只有高素質專職教學秘書，才能充分發揮這一崗位對教學和科研工作的貢獻度。

（一）高效的日常辦公能力

作為高校教學運行的樞紐和橋梁，教學秘書每天要通過公文系統、電話、QQ工作群、微信群、短信、口頭通知等各種方式接收、承辦各種教學工作通知、文件、數據資料等，安排有關工作、活動等并及時上傳下達工作安排，以及留存教學資料、文檔、會議記錄、照相等，全面、準確、及時地進行分類匯報、承辦、通知、通報，以確保教學工作順利運行。此外，作為領導的參謀助手，還要經常關注并收集行業發展，專業技術前沿動態，國內外教育教學改革，人才社會需求等信息，加以綜合分析，形成自己的思想、見解、相關專業發展趨勢、人才培養定位、教學改革創新等，為深化教學改革、提高人才培養質量建言獻策。

（二）良好的協調溝通和獨當一面的能力

協調溝通是一門科學，更是一門藝術，尤其要注重方式方法，教學運行管理過程中的溝通協調亦是如此。溝通協調既要善于抓事物的本質、問題的要害，善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面，又要考慮到各種復雜因素;既要抓關鍵環節、突出教學工作目標，又要意識到“細節決定成敗”，注意細節、注意小事;既要理直氣壯、嚴肅認真，又不能頤指氣使，“一句話使人笑、一句話使人跳”，關鍵是要把握好分寸。[2]因此，教學秘書在工作過程中要善于采取多樣化的溝通方式和個性化的服務協調好各種關系，緩解教師與學校、教師與教師、教師與學生之間的各種矛盾，與各級各類人員都要建立穩定、和諧的同事關系，還要注意在平時的工作中營造良好的工作氛圍，使得各種活動安排順暢進行，保證各項教學工作順利開展。同時，還要能夠為領導獨當一面，獨立為領導分擔一部分日常教學運行等事務性工作，使院系領導有更多的精力思考研究教育教學研究與創新、跟蹤專業行業前沿動態、院系的規劃發展建設等。

（三）扎實的文字寫作能力

扎實的文字寫作能力是教學秘書的基本功，無論是學校內部的上傳下達各種教學工作計劃、總結、調研報告、信息反饋、數據報表、活動信息，還是對外的活動交流、往來信函等，都需要教學秘書撰寫相關文字材料，要求語言準確、結構嚴謹、層次清晰、觀點鮮明，既要能準確完整地表達意思，還有盡量做到文辭優美、簡潔明了。

（四）一定的專業知識素養

教學秘書的復合崗位，不僅要求其具有秘書學、管理學、教育學等相關知識，還要對本院系的專業學科知識、人才培養方案、課程建設與教學改革、考試、就業等有一定的掌握，因此，需要對專業知識有一定的了解，最好是本學科出身的專業人員，具備本專業知識素養，能更容易地完成教學秘書的管理工作。

（五）淡泊名利、甘于奉獻的敬業精神

教學秘書要時常面對大量而又繁雜瑣碎的事務性工作，而在當下評獎評優考核、晉職晉升等制度不健全情況下，必須要具有強烈的事業心，“干一行、愛一行”、吃苦耐勞的敬業精神和淡泊名利、甘于奉獻的思想，以熱心服務、積極主動的工作態度，以飽滿的精神面貌、冷靜理智的頭腦，耐心細致地完成每一項教學管理工作。

三、當前二級院系教學秘書隊伍存在的問題

盡管教學秘書在高校中處于非常重要的地位，而且對教學秘書工作能力、綜合素質、敬業精神等有很高的要求，然而在當前的很多高校中，二級院系教學秘書隊伍實際情況卻恰恰相反，存在著諸多的問題。

（一）工作不受重視，人員流動性大、穩定性差

我國高校普遍注重教學和科研工作，輕視管理特別是教學秘書工作，普遍認為高校教學秘書工作就是簡單的事務性工作，無非是安排課程、安排考試，傳達通知、上報材料、接打電話等打雜工作，性質簡單沒有技術含量，任何人都可以勝任，因此，工作往往得不到理解和支持，其政治地位邊緣化，辛勤的工作沒有得到恰當的評價與認可，職稱評定、職務晉級等非常困難，以至于教學秘書對自己的職業生涯感到迷茫，很多人一旦有機會就會調離工作崗位，嚴重影響了教學秘書的工作積極性、穩定性，教學秘書隊伍流動性很大，給教學管理工作的連續性和嚴謹性帶來較大的影響。

（二）工作頭緒多，任務繁重、壓力大

隨著高校教育改革創新的不斷審核和辦學規模的擴大，師生人數逐步增加，教學秘書的工作量越來越大，同時，教學秘書收到學校教務處和二級院系的雙重領導，工作涉及面廣、內容雜、項目多，包括專業計劃修訂、專業建設總結、教學任務落實、教材征訂、日常調代課調度、考試管理、試卷印刷等，以及院系會議記錄、各種活動的安排和參加、校企合作的聯絡、實驗室建設與安全管理，甚至包括科研管理、教學經費預算、兼職班主任等，這些工作頭緒多、任務繁雜，時限緊，但是要求絲毫都不能出錯，否則就可能造成教學事故承擔嚴重后果，因此，教學秘書不僅工作繁忙、經常加班加點，而且精神高度緊張、壓力山大，導致身心極具疲憊。

（三）考核晉升制度不健全

當下，很多高校對教學秘書工作的考核考評制度不健全，對教學秘書工作缺乏有效的獎勵激勵機制，教學秘書工作效果往往得不到正確的評價，工作質量高低、業績好壞缺乏量化評價標準，又與薪酬待遇、晉職晉升沒有太大的關聯，導致教學秘書工作沒有積極性。此外，因為日常事務性、行政性工作太多，幾乎沒有富余時間參與教學改革、科學研究，學術成果少之又少且層次不高，而當前高校職稱評定唯教學科研論，其職稱評定晉升的難度可想而知，因而使教學秘書產生嚴重的離職傾向，影響隊伍的穩定性。

（四）人員業務素質不高

由上所述，因為教學秘書工作不受重視，考核晉升途徑欠缺等諸多問題，當前高校中的教學秘書來源有不適應其它崗位要求轉崗的人員，有引進人才隨調的家屬人員，有院校領導安排的子女、親屬，還有退伍轉業軍人等，顯而易見這些人員普遍存在學歷層次不高、職業發展意識淡薄、知識結構老化、平均年齡偏大、服務理念滯后、人員配備不齊等，不能適應新時代高校教學改革創新的發展需求，導致教學管理工作不能迅速上傳下達、工作懶散滯緩、少有工作計劃，大部分教學秘書停留在“經驗型”“事務性”的工作層面，習慣于被動接受工作任務，[3]無法保證教學工作的順利運作和教學管理規范提升，乃至影響各種教學獎項的申報、實驗室的建設評估、教學管理轉型創新、科研工作順利開展等，成為制約教學管理工作整體水平的瓶頸。

四、構建高素質專職教學秘書隊伍途徑

針對當前高校中存在的諸多實際問題，建設高素質專職教學秘書隊伍，不是一蹴而就的，需要高校領導、相關職能處室、教學院系的高度重視、頂層設計和精心培養，同樣，教學秘書也要從自我發展提升的角度，不斷地學習積累業務知識、專業知識、管理經驗，努力提升自己的綜合素養，全身心地投入到教學管理和服務工作中去，為學校的建設、發展、改革、創新發揮出最大的能量。

（1）從學校層面，各級領導要改變“重教學、輕管理”的傳統觀念，要高度重視專職教學秘書隊伍建設，優化教學秘書隊伍結構，由人事處、教務處、教學院系等共同建立一套科學完整、操作性強的考核和獎懲制度，綜合工作態度、能力、業績等多種因素，制定符合本校實際情況的量化評價標準，并將考核結果與評獎評優、薪酬待遇、職稱評定、職位晉升等掛鉤，[4]對工作認真、成績突出的進行表彰獎勵，對工作散漫、影響教學工作順利開展的給予通報批評甚至工作處分，充分調動教學秘書的工作積極性，保證教學秘書隊伍穩定和可持續發展。

（2）教學秘書要自覺主動加強學習，既要學習秘書知識、管理知識，又要學習教育理論、專業知識;既要向書本學、向實踐學，又要向領導學、向同事學，要通過自身不斷的學習實踐和吸取別人的經驗，努力提高寫作能力、綜合能力，強化日常辦公能力，努力提高“長袖善舞”協調溝通能力，做到提筆能寫、開口能講、有事會辦。加強主動服務意識，要超前思維，把問題想在前面，把工作做到前頭，積極探索日常服務工作的基本規律和特點，始終做到忙而不亂、有條不紊。

（3）作為院系領導助手，教學秘書要自覺做好教學調查研究工作，要經常深入課堂和教學一線，及時地收集了解來自學生的反饋信息，獲取第一手材料，不斷增強感性認識，提升理性認識，把教學過程中的經驗和問題反映出來，及時歸納總結，把信息提供給領導決策參考，充分發揮領導助手的作用。

（4）教學秘書還要自覺關注專業技術前沿動態、行業發展趨勢，關注學生就業狀況、社會用人需求，關注國內外高等教育新思想新理念、教育教學改革動態，努力提高自己的創新意識和創新能力，善于運用創造性思維，預測分析專業的未來發展方向，謀劃本院系的未來發展思路，不斷地為領導、教師、學生在教學、管理、就業等各方面提出自己的方案和建議，為高校深化教育綜合改革和院系的長期可持續發展貢獻自己的才智。

五、結語

綜上所述，二級院系教學秘書支撐著學校教學體系的正常運行，是影響高校教學質量的一個重要工作崗位，事關日常教學運行的上傳下達、教育教學改革創新、專業人才培養質量、院系事業健康發展的大局，在高校中起著至關重要的作用，只有自上而下高度重視教學秘書工作崗位，為教學秘書提供多途徑支持，才能不斷激發教學秘書的工作積極性和事業心，同時教學秘書要自覺加強學習不斷提高綜合素質和工作能力，不斷提高教學秘書對教學、科研、人才培養的貢獻度，不斷提升高校整體教學質量和辦學水平，促進高校全面健康發展。

參考文獻：

[1]新華社.習近平出席全國教育大會并發表重要講話[EB/OL].http：//www.gov.cn/xinwen/2018-09/10/content_5320835.htm，2018-09-10.

[2]丁薛祥.銳意進取 開拓創新 努力提高服務能力和水平[J].秘書工作，2008，（6）.

[3]那薇，曹國林.獨立學院管理的研究與實踐[M].成都：西南財經大學出版社，2011.

[4]劉國花.新時期高校教學秘書面臨的問題及對策探析[J].長春師范大學學報，2018，（1）.