Excel數據處理在高職院校學籍管理中的應用

【摘 要】本文論述Excel數據處理在高職院校學籍管理中的應用，闡述將Excel數據處理軟件引入高職院校學籍管理工作的必要性，Excel可以保證減少數據的差錯，其處理數據功能強大，分析數據簡捷快速，能夠在學籍管理工作中發揮重要的作用，有利于解決高職院校學籍管理過程中的數據處理和數據分析的問題。

【關鍵詞】Excel? 數據處理? 數據分析? 學籍管理

【中圖分類號】G? 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2019）05C-0108-03

近年高職院校的學生數量迅速增加，為使高職院校教學管理工作有序開展，很多高職院校引進了教務管理系統。教務管理系統在學生學籍、畢業審核、成績管理等方面提供了先進、實用的信息化管理手段，并完善了學籍管理的規范性。但因學籍管理工作涵蓋了學生基礎信息的采集、學生異動的管理、畢業生信息管理、成績管理、其它類信息的統計分析等多項管理功能，加之不同學校的學籍管理、人才培養方式各不相同，教務管理系統軟件開發人員不可能完全了解每個學校的學籍管理工作，造成了系統不能滿足工作的所有需求，因此學籍管理中數據的處理還必須借助Excel這一款數據處理軟件。

一、將Excel數據處理軟件引入學籍管理工作的必要性

教務管理系統雖然能解決學籍管理工作中大量的數據處理工作，但學籍管理原始數據的采集、導入，各平臺系統數據的銜接，對大量動態的、錯綜復雜的學生學籍異動數據進行及時分析和處理，以及報表導出后的處理，仍然需要借助Excel電子表格軟件進行處理。

運用Excel電子表格軟件進行數據處理比較簡單易操作。大部分一線學籍管理人員不是專業計算機人員，對復雜的計算機編程語言和計算機編程命令不了解和不掌握，而且學籍管理人員流動性非常大，隊伍不穩定，學籍管理工作過程中使用Excel電子表格軟件進行分析處理，各種報表的生成，簡便易操作。

Excel具有強大的數據處理及分析功能，易學易用，計算公式豐富，統計分析功能直觀，功能簡便靈活，適用于目前高職院校學籍管理中數據量的處理分析及各類報表的生成。

二、Excel數據處理軟件概述

Microsoft Excel是微軟公司研發推出的一款數據處理軟件，通過表格的單元格直接記錄數據、計算數據和呈現數據統計匯總情況，通過圖表直觀形象地呈現數據處理結果，具有直觀的界面、出色的數據計算功能和圖表生成工具，易學易用，在職場辦公領域得到廣泛應用。

Microsoft Excel能對數據進行以下處理：對數據進行記錄和整理;對數據進行計算、匯總和統計;對數據進行分析，主要通過數據透視表進行;呈現數據，對計算處理后的數據進行直觀呈現并通過各種圖表工具做出形象、美觀的圖表。掌握Excel電子表格軟件，能解決大量數據的復雜計算和統計分析等管理工作。

三、Excel數據處理軟件在學籍管理工作中的應用

（一）Excel支持數據類型廣泛，可以保證輸入的數據在指定的范圍內，減少數據的差錯

教務管理系統中所有學籍原始數據的導入模板、學籍管理數據處理結果、分析統計數據的導出，一般都是以Excel數據格式呈現，大量的數據通過表格形式呈現，更加清晰、直觀。

1.學籍管理中學生原始數據類型多樣化，如學籍管理數據中學生個人信息表里的姓名、性別、年齡、出生日期、身份證號、籍貫、入學成績，不同的內容在Excel單元格中設置成不同的格式類型。Excel工作表里單元格的編輯格式有多種類型，姓名、性別、籍貫等數據單元格設定為文本格式;年齡、入學成績等數據的單元格設置為數值格式;出生日期設置為日期格式;Excel單元格的默認格式是常規格式，常規格式大于11位數字就用科學計數法表示，為方便身份證號這種長數字單元格的顯示數值與輸入內容一致，身份證號選擇的是文本格式;如果要統計學生男女比例，單元格格式就可以設置成百分比。在實踐運用中，格式的正確選擇決定了表格數據錄入的速度，檢索錄入正確與否，并能夠準確無誤地進行相應的管理和計算。

2.Excel可以保證輸入的數據在指定的范圍內，減少數據的差錯。為保證學生學籍原始數據的準確性，學生原始數據輸入的內容可以進行限定，如在性別這列單元格限定只能選擇“男”或“女”;限定輸入內容的長度，如身份證號這列單元格，可以用數據有效性，限制只接受18位的文本。

3.為了數據報表的美觀，還可以設置不同的文本對齊方式，字體的大小、字形，表格的邊框，填充顏色等，為保護工作表，避免人為有意或無意的破壞，可以鎖定單元格或自定義單元格。

（二）Excel處理數據功能強大，數據計算和函數的使用在學籍管理工作中發揮重要的作用

教務管理系統能夠對數據進行統計，但在學校學籍管理工作過程中，對數據的統計分析是多維度的，教務管理系統的統計不可能面面俱到。如學生學籍常規的統計是按系部專業統計人數，但若部門有特殊要求，例如按系部專業統計女生人數，或者要求按系部專業統計某分校區女生人數，這時，通過Excel數據計算和統計分析就可以滿足要求。Excel數據計算和統計都可以通過公式和函數來實現，Excel簡單的公式和單個函數的計算都比較簡單，Excel函數一共有11類，分別是財務、邏輯、文本、日期和時間、查找與引用、數學和三角函數、信息、工程、統計、多維數據集以及用戶自定義函數。Excel函數的優勢在于思路，要求在對函數功能、參數和表達式理解透徹的基礎上，對公式計算方法非常熟悉，通過公式的套用和各種函數的組合嵌套處理數據。

1.學籍管理中運用Excel的數據計算為各管理部門提供數據依據，提高決策方向正確性。使用Excel的最大值、最小值、平均值等公式函數來統計入學數據中不同專業錄取分數，找出當年的熱門專業，調整以后的專業錄取計劃;也可以據此來進行班級分班，使各班學生人員素質相對均衡;還可查找出學生哪個地區的人數比較多，在后勤飯堂飲食上可以制作出更適合學生口味的飯菜;通過對學生民族的統計，方便照顧到相應民族，按民族風俗服務學生;通過對退學學生異動原因的統計，找到學生不安心學習、不愿意留在學校最根本的原因，以便有的放矢地進行整改。總之，通過對大量的數據進行計算分析，為重要決策提供有效的數據材料，說服力更強。

2.數據處理通過函數及函數嵌套技巧輕松得到。新生入學要進行入學注冊，注冊數據在核查學信網給出的原始錄取數據后還要增加學生系部、班級、學號，通過核查原始錄取數據與系部檢錄的學生實際班級數據得出，Excel查找和引用函數VLOOKUP、邏輯運算函數IF發揮非常大的作用。每年高基報表要統計各個年齡段的學生人數，可以通過身份證號使用日期函數、文本和數據函數等函數嵌套技巧如公式“=YEAR（TODAY（））-MID（D2，7，4）”求出學生的年齡（見圖1），其中YEAR（TODAY（））代表今年，MID（D2，7，4）是通過截取單元格D2中學生身份證號的出生年份，兩個相減就是年齡。

（三）Excel分析數據簡捷快速，數據統計分析的使用在學籍管理工作中發揮重要的作用

在學籍管理中常常面臨大量的數據需要進行及時準確的處理，對表格里的數據進行統計分析，通過對排序和篩選數據、分類匯總數據、創建圖表分析數據，使用數據透視圖和數據透視表來分析數據。

1.使用Excel的排序、分類匯總功能，統計學生政治面貌分布情況。按照不同政治面貌、不同系部的要求，通過排序功能進行自定義排序來分類，再通過數據的分類匯總功能，按照分類字段政治面貌，匯總方式為計數，選定匯總計數項為政治面貌，確定進行分類匯總，就可以看到表格已經按照中共黨員、中共預備黨員、共青團員、群眾四個類別匯總出不同系部學生不同政治面貌的人數（見圖2），點擊表格左上方的數字1、2、3，可以依次收起或展示統計結果（見圖3）;當得到匯總結果，不想破壞原始表格原始數據時，可以再次選擇數據分類匯總命令，點擊全部刪除，這樣又可恢復原始表格。

使用Excel的排序、分類匯總功能，還可以快速統計學生各種數據，如生源地、專業、民族、年齡統計、各年級班級學生人數統計、學生成績排名。

2.使用Excel數據高級篩選，迅速查找出符合多條件的數據，減少工作強度和工作量，達到事半功倍的效果。例如要查出學生政治面貌是中共黨員，專業是語文教育的全部學生數據，可以通過數據的高級篩選功能來篩選出具體的學生名單（見圖4）。操作如下：在選定區域同一行錄入條件字段“政治面貌、專業”，在相應字段下填寫“中共黨員、語文教育”，條件區域就設置好了，然后選擇數據高級篩選，在高級篩選對話框中將原始數據列表區域和條件區域填入，可以在原有區域顯示篩選結果，也可以將篩選結果復制到其他位置，不影響原始數據列表區域，符合既是“中共黨員”又是“語文教育”專業的多條件學生數據就得到了。

3.使用Excel數據透視表，可以對大量數據進行快速的統計匯總，建立交叉列表的交互式表格。數據透視表是一種動態的數據工作表，對透視表的操作也是對各字段進行排列組合和分類匯總，可以從不同的角度來查看源數據的不同匯總結果，匯總結果可以是求和、計數、最大值、最小值、平均值及各種數學方式。數據透視表也可以自定義所需匯總項，按照匯總要求變換篩選數據，按照新的布置重新計算數據。另外，當原始數據發生變化，通過刷新操作以更新數據透視表的統計結果。數據透視表能完成大量數據的繁瑣計算和數據統計，方便分析（見圖5）。

例如：教務管理系統原有開發功能只能按某個條件進行學生學籍異動統計人數，但在學籍管理工作中往往需要統計不同系部、不同專業學生的多條件異動人數、異動原因，并由此分析解決學生異動問題。Excel數據透視表應用于學生退學情況數據的分析，通過教務管理系統導出Excel表格的退學異動學生數據，通過數據透視表快速匯總功能，得到不同原因退學的各系、各專業人數，據此抓住主要問題，針對退學原因做好相應的管理工作。針對不喜歡專業而退學的情況，會同系部做好專業引領、名師示范，讓學生了解所學專業在社會上的應用價值，引導大學生理性地認識自己所學專業和未來將要從事的行業與崗位，將個人興趣、自己的需求與社會的發展需要結合起來，建立起良好的從業價值觀基礎。針對經濟困難原因想退學的情況，會同學工處、財務處、系部等職能部門做好學生資助，如助學貸款、助學金、勤工儉學及多渠道資助幫扶工作。

Excel數據處理軟件作為一款辦公自動化軟件，操作簡便，具有直觀的界面，強大的數據自動處理和計算功能，并具有數據分析靈活實用、分析圖表豐富的優勢，為管理者提供了預測可能。在大數據時代，學籍管理工作在教育創新、教育現代化大環境中發揮著重要作用。通過創新工作方法，合理使用和充分挖掘Excel軟件，不僅可以解決學籍管理工作中繁瑣的數據處理和分析，還可以提高管理質量和效率。

【參考文獻】

[1]聶雄文.充分挖掘Excel在教務管理中的應用潛能提高教務管理的效率和質量[J].教育教學論壇，2013（3）

[2]朱帥.大數據背景下高職院校學籍管理工作創新研究[J].中國管理信息化，2017（24）

[3]李洪.Excel數據透視表在教務管理中的應用[J].石河子科技，2016（2）

【基金項目】2016年度廣西職業教育教學改革研究立項項目“基于狀態數據應用的高等職業院校教學工作診斷與改進保障機制研究與實踐”（GXGZJG2016A067）

【作者簡介】李怡紅（1967— ），女，廣西貴港人，廣西幼兒師范高等專科學校助理工程師。

（責編 丁 夢）