新形勢(shì)下加強(qiáng)高校資產(chǎn)檔案管理的思路探析

宋濤

[關(guān)鍵詞]新形勢(shì);積極改革;順應(yīng)潮流;管理文化;思路與方法

一、新挑戰(zhàn)，新路徑

我國(guó)是人口大國(guó)，高等教育資源相對(duì)匱乏，隨著人們?nèi)找姘l(fā)展的經(jīng)濟(jì)水平和思想水平，重視教育也使我國(guó)的高等教育進(jìn)入大眾化階段，截至2018年5月30日，全國(guó)高等學(xué)校共計(jì)2879所，其中：普通高等學(xué)校2595所（含獨(dú)立學(xué)院266所），成人高等學(xué)校284所。我國(guó)國(guó)內(nèi)也積極配合校內(nèi)組建，陸續(xù)出臺(tái)了許多強(qiáng)有力的政策，促使校內(nèi)資源快速發(fā)展，長(zhǎng)期以來(lái)，高校資源都被定義為資產(chǎn)進(jìn)行私有管制，缺乏校際傳播流通，如何有效的加強(qiáng)對(duì)高校資產(chǎn)檔案的有序管理，促進(jìn)資產(chǎn)檔案的資源最大化，是高等教育改革探索的重要課題。

二、高校加強(qiáng)資產(chǎn)檔案管理的重要性

（一）資產(chǎn)檔案是學(xué)校發(fā)展的歷史見(jiàn)證

檔案，是直接形成的歷史紀(jì)錄，檔案是由官方機(jī)構(gòu)、半官方機(jī)構(gòu)、非官方機(jī)構(gòu)以及一定的個(gè)人、家庭和家族形成的，是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的，具有歷史再現(xiàn)性、知識(shí)性、信息性、政治性、文化性、社會(huì)性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)。而高校的資產(chǎn)檔案是學(xué)校歷史發(fā)展以來(lái)直接形成的歷史記錄，具有原始性的特征，它是見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展歷史的證據(jù)，意義極其豐富重大，它凝聚了自學(xué)校開(kāi)創(chuàng)以來(lái)各位貢獻(xiàn)先驅(qū)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是各代教育者的辛勤努力，是有豐富的借鑒價(jià)值和歷史價(jià)值的。

（二）資產(chǎn)檔案管理存在些許漏洞

歷史高校資產(chǎn)檔案管理的過(guò)程中，存在著些許漏洞，在大體趨勢(shì)不變的情況下，有個(gè)別地方需要調(diào)整，使檔案管理更趨合理化，促進(jìn)資產(chǎn)檔案的資源的資源最大化，使得資產(chǎn)檔案管理更趨合理化和系統(tǒng)化。

（三）促進(jìn)資源最大化，提高安全性

資產(chǎn)檔案作為高校重要的精神物質(zhì)財(cái)富，有效的管理不僅在日常教學(xué)活動(dòng)中具有指導(dǎo)性，能夠有效促進(jìn)資源最大化，并且能夠方式減少資產(chǎn)的流失，提高其安全性，讓資源能物盡其用。所以做好資產(chǎn)檔案管理是必不可少的一項(xiàng)非常重要的工作。

三、高校資產(chǎn)檔案管理存在的漏洞

（一）有待完善的管理制度

很多高校資產(chǎn)檔案管理存在著信息滯后的問(wèn)題，沒(méi)有能及時(shí)地補(bǔ)充完善，檔案具體管理人員分工不明。并且存在沒(méi)有將資產(chǎn)檔案管理與人事檔案管理制度相結(jié)合，導(dǎo)致一些無(wú)形資產(chǎn)的相應(yīng)流失。在分工方面，管理也應(yīng)該更加細(xì)致化，面對(duì)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，教務(wù)檔案、人力資源檔案、財(cái)政收入與支出檔案都應(yīng)交給相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)，各司其職方能不斷完善彌補(bǔ)。

（二）無(wú)形資產(chǎn)的忽視，資產(chǎn)利用率較低

在高校資產(chǎn)檔案中，分為有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)，教學(xué)設(shè)備等相應(yīng)的能看得見(jiàn)的資產(chǎn)，學(xué)校總體對(duì)于它們的保護(hù)是更加完善，而對(duì)于類似于教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)等無(wú)形資產(chǎn)，卻沒(méi)有一個(gè)很好的歸納總結(jié)過(guò)程，并沒(méi)有形成獨(dú)具學(xué)校特色風(fēng)格的經(jīng)驗(yàn)秘籍。這樣必然導(dǎo)致一些珍貴的無(wú)形資產(chǎn)造成丟失。

然而在學(xué)校日常開(kāi)展活動(dòng)的課程中，學(xué)校有時(shí)候會(huì)因?yàn)楣芾聿槐汴P(guān)閉一些學(xué)生的課外活動(dòng)的課室，并沒(méi)有飽和的運(yùn)用起來(lái)，而且擴(kuò)建時(shí)期投資建成產(chǎn)生的高成本教學(xué)器具，也存在購(gòu)買重復(fù)和設(shè)備閑置的情況，需要在平時(shí)的使用期間，提高精準(zhǔn)度和活力，提高資產(chǎn)的普遍利用率。

（三）從業(yè)人員綜合素質(zhì)較低

在高校資產(chǎn)檔案管理的實(shí)際情況當(dāng)中，缺乏專業(yè)管理型人才，非專業(yè)的管理人員較多，缺乏經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，會(huì)犯一些常規(guī)的錯(cuò)誤，崗前培訓(xùn)不到位，導(dǎo)致檔案管理工作沒(méi)辦法準(zhǔn)確落實(shí)到位。在日常招聘中，也存在著流動(dòng)人口過(guò)大的現(xiàn)象，這很大程度上影響了日常管理秩序，形成漏洞。

四、加強(qiáng)高校資產(chǎn)檔案管理的戰(zhàn)略

（一）創(chuàng)新完善資產(chǎn)檔案管理制度

制度創(chuàng)新作為高校資產(chǎn)檔案管理的重點(diǎn)，有著至關(guān)重要的地位，在結(jié)合各校具體實(shí)際情況的過(guò)程中，有效建立起專業(yè)專職專門的資產(chǎn)檔案管理機(jī)構(gòu)，依據(jù)《高等學(xué)校資產(chǎn)檔案管理辦法》《中華人民共和國(guó)檔案法》，在校內(nèi)組成小組不斷完善和加強(qiáng)制定內(nèi)容，保障每個(gè)環(huán)節(jié)的有序進(jìn)行，對(duì)工作內(nèi)容要求細(xì)化，有效梳清各部門工作內(nèi)容以及辦事原則，形成相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)和賞罰規(guī)則，提高工作效率，嚴(yán)格日常工作態(tài)度，不斷推動(dòng)創(chuàng)新資產(chǎn)檔案管理的發(fā)展之路。

（二）提高資產(chǎn)管理信息化，提高利用率

隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，信息技術(shù)的不斷提升飛速發(fā)展，傳統(tǒng)工作模式將會(huì)不斷被新技術(shù)取代，把握時(shí)代潮流的同時(shí)，規(guī)劃好有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)的分配比重，提前做好歸納總結(jié)工作，細(xì)致化高標(biāo)準(zhǔn)要求 ，購(gòu)買清單進(jìn)行合理規(guī)劃后批準(zhǔn)，把錢用在刀刃上，在日常場(chǎng)所申請(qǐng)使用進(jìn)行程序簡(jiǎn)化，促進(jìn)場(chǎng)所器材的使用率讓物盡其用。不斷提高利用率是順應(yīng)時(shí)代潮流，不斷提高效率的要求，做到資源開(kāi)放最大化，持平時(shí)間與質(zhì)量，獲得更好的進(jìn)步。

（三）適時(shí)更換人員，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)機(jī)制

將各項(xiàng)工作都有效落實(shí)到每個(gè)人身上，各高校結(jié)合自身發(fā)展情況，建立起專門審核考察機(jī)制，嚴(yán)格把控上崗人員，提高上崗人員的素質(zhì)。在上崗前進(jìn)行有組織性的積極培訓(xùn)，確保各項(xiàng)管理措施有效推行，同時(shí)也不斷地提高管理者和上崗人員的工作效率，樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的工作作風(fēng)，加強(qiáng)信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)和利用，在不斷地知識(shí)積累中提高自身的業(yè)務(wù)水平。

資料檔案工作本就是一個(gè)相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)、瑣碎的工作，對(duì)科學(xué)性、專業(yè)性要求很強(qiáng)，并且應(yīng)該具有一定的歸納判斷能力。隨著各大高校資產(chǎn)檔案管理改革的深入，在改革面前，利用率的有效提高和信息化的運(yùn)用也在一定程度上要求從業(yè)者擁有相應(yīng)的技術(shù)操作，在改革過(guò)程中不斷學(xué)習(xí)發(fā)展，提升工作效率，形成良好積極的工作理念，不斷掌握新的管理方法和新的管理技術(shù)，在實(shí)踐中創(chuàng)新管理機(jī)制，不斷促進(jìn)自身業(yè)務(wù)水平的提高。