淺談檔案工作的意義

陳小紅

摘 要：作者作為央企建筑行業(yè)下屬單位的專職檔案工作人員，結(jié)合自身的工作實際，淺談了自己對檔案工作的理解以及重要性的認識，對廣大新從事檔案工作的同仁有一定的激勵和指導意義。

關鍵詞：檔案;工作;意義

6月9日是國際檔案理事會確定的國際檔案日，該紀念日的設立旨在進一步喚起全社會的檔案意識，增強檔案機構(gòu)與社會公眾的良性互動。從2013年開始，國家檔案局決定把“國際檔案日”作為檔案部門的宣傳活動日，以此為契機宣傳檔案工作價值，增強公眾檔案意識，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。2019年是新中國成立70周年，是全面建成小康社會、實現(xiàn)第一百個奮斗目標的關鍵之年，因此，今年國家檔案局（館）將“國際檔案日”的宣傳主題定為“新中國的記憶”，以檔案事業(yè)的發(fā)展成就慶祝新中國成立70周年。我作為一名專職從事檔案工作的員工，也是企業(yè)中的一員，從企業(yè)檔案的角度談談檔案工作的意義。

我從事檔案工作才剛剛一年，在這之前我認為檔案工作就是資料保管員，沒啥技術含量，在單位也是比較簡單不受重視的工作，可是經(jīng)過一年的工作實踐，我對檔案有了更多直觀、鮮活的認識和了解。

近年來，公司對檔案管理的基礎建設始終堅持高標準、高起點，不斷加大投入力度，大大改善了檔案工作的環(huán)境和條件，做到了檔案庫房與辦公室、閱覽室三分開，購置密集架、空調(diào)機、復印機、除濕機、防磁柜、溫濕度記錄儀、火災自動報警系統(tǒng)等設備，并落實了防火、防盜、防光、防塵、防溫、防有害氣體、防潮、防蟲、防磁九防措施，有效改善了檔案庫房的硬件條件。目前，公司檔案庫房整潔、寬敞，使用面積達到120平方米，密集架達到14組28列，能夠保障近10年的檔案資料的安全保管與利用。同時為提高檔案信息化建設，購置了檔案管理軟件及配套服務器，還有兩臺高拍掃描儀、一臺打孔器、一臺電動縫紉機。齊全的軟硬件設施既是做好檔案工作的物質(zhì)保證，也是檔案等級達標的基本要求。

公司室存紙質(zhì)檔案主要包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案、已故員工檔案等類型，時間跨度從1967年到2018年，從接手檔案工作開始，我每天都在汲取檔案業(yè)務知識，不斷提高自己對檔案工作重要性的認識。在檔案整理方面，結(jié)合公司實際，認真仔細整理，統(tǒng)計和測量，重新一項一項地統(tǒng)計了各類檔案數(shù)量，及時更正已往檔案臺賬中存在的統(tǒng)計數(shù)量錯誤，對檔案的存放情況做到心中有底;在檔案保管方面，定時檢查檔案保存狀況、定量控制庫房溫濕度，不定期開展消防及衛(wèi)生檢查，在檔案查閱利用方面，熱情服務，為借閱者提供良好的借閱環(huán)境和服務體驗，高效率地達到利用效果。具體的做法如下：一是每天兩次記錄檔案庫房溫濕度，隨時根據(jù)溫濕度變化進行環(huán)境調(diào)節(jié)，達到要求。二是認真做好日常的檔案管理，規(guī)范檔案借閱及登記制度，經(jīng)統(tǒng)計僅2018年度共調(diào)閱檔案93人次，查閱516卷。特別是在與外單位發(fā)生經(jīng)濟糾紛時，已歸檔的合同成為重要證據(jù)。在審計和紀委工作中，檔案資料利用頻繁，效果顯著。對借閱的文書檔案及時登記，并按期收回，確保檔案的完整性和保密性。三是做好檔案備份工作。將紙質(zhì)檔案掃描電子版分別備份在兩個不同的硬盤里，極大限度避免由于設備損壞造成的電子檔案丟失。四是通過登錄清華紫光檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案電子自動化管理，使檔案資料的查找利用更加方便、快捷。一年來，公司文書檔案錄入檔案系統(tǒng)990件，掛接電子文件740個，電子文件容量達9.026GB;會計檔案錄入檔案系統(tǒng)736條。一個檔案工作者必須不斷學習檔案領域的新理論、新知識、新技能，才能充分發(fā)揮檔案服務企業(yè)的功能。

從事檔案工作以來，我越來越體會到檔案的重要性，從而感覺肩上擔子之重，這就是檔案工作意義之所在。利用檔案，一是可以幫到需要幫助的人，通過查閱已故職工檔案的親屬關系，為家屬解決房產(chǎn)繼承難題;二是可以幫助企業(yè)解決和同糾紛問題，通過查閱文書檔案解決合同仲裁管轄權(quán)爭端以及違約賠償問題，為企業(yè)挽回了較大經(jīng)濟損失;三是為項目通過業(yè)主檢查提供材料，通過查閱文書檔案為配送物資的項目提供相應的材料質(zhì)量證明文件原件，積極配合集團公司項目部順利通過業(yè)主檢查;四是檔案助力公司審計工作，通過查閱會計憑證檔案，查清了供應商與公司的債權(quán)債務數(shù)據(jù)，推動了公司的審計整改工作。每當查閱人員查詢到所需檔案資料并順利解決問題時我感到非常滿足，內(nèi)心充滿自信、自豪。

檔案工作關系到企業(yè)的發(fā)展，與每一個員工都息息相關，做好檔案的宣傳工作同樣重要，2019年6月份，為進一步提高公司全體員工對檔案工作的認識，結(jié)合“國際檔案日”宣傳活動要求，公司辦公室制定了切實可行的宣傳活動方案，檔案室圍繞方案開展了以“新中國的記憶”為主題的一系列宣傳活動。一是在公司醒目位置張貼國際檔案日宣傳掛圖;二是精心制作“紀念國際檔案日”宣傳展板;三是組織公司全體員工參加國家檔案局“新中國的記憶”主題征文活動;四是通過公司的電梯視頻宣傳“國際檔案日”，通過循環(huán)播放的方式，讓更多的員工在潛移默化中增強檔案意識，普及檔案知識;五是積極組織全體員工參加集團公司2019年“國際檔案日”微信答題活動。通過一系列宣傳活動，豐富了員工檔案知識，增加了全員歸檔意識，讓員工感受到了公司檔案文化，為公司的檔案事業(yè)發(fā)展營造良好的氛圍。

眾所周知，檔案是歷史的真實記錄，是確鑿的原始材料和歷史證件。如果沒有檔案工作，一個過去發(fā)生的重大事件就沒有記錄，更無從考證，歷史就可能會被歪曲;如果沒有檔案工作，過去取得的經(jīng)驗教訓就沒有記載，更不會總結(jié)提高;如果沒有檔案工作，很多涉及的資料就無從查找，就不能及時幫助企業(yè)排憂解難。因此，做好檔案工作是對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想，每每想起這些，一種檔案工作者的使命感和責任感油然而生。

當我看著檔案庫房里那一排排排列整齊的檔案，平時可能并不引人注目，但當真正需要它的時候，它就會變得彌足珍貴，就會產(chǎn)生巨大的作用，起到了關鍵性的效果。每當有人抱著試試看的態(tài)度來到檔案室查閱檔案，拿著想要的材料滿意而歸時，我會覺得這不僅僅是一份職業(yè)，收獲到更多的是一份快樂。