淺析“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作

張曉東

【摘要】本文首先探討了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的主要內(nèi)容，其次對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理中出現(xiàn)的各種問(wèn)題進(jìn)行了介紹，最后則結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的現(xiàn)狀，提出了相應(yīng)的優(yōu)化解決措施。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案管理工作;環(huán)境特征

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，目前事業(yè)單位、企業(yè)都積極開(kāi)展了相關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)背景下的檔案管理工作，同時(shí)取得了一定的階段性成果。為了進(jìn)一步探討“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作的優(yōu)化策略，現(xiàn)就檔案管理的基本內(nèi)容與特征介紹如下。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案管理基本特征

（一）信息化。信息化是現(xiàn)階段與傳統(tǒng)管理工作差異最大，主動(dòng)融入信息技術(shù)管理模式的一種技術(shù)流程，同時(shí)也是“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的主要特征之一。從客觀上來(lái)看，通過(guò)信息化技術(shù)的融入，能夠顯著提升檔案管理效率與科學(xué)性。一方面，信息化的管理能夠避免由于人工管理中出現(xiàn)的問(wèn)題與誤區(qū)而導(dǎo)致的各種問(wèn)題;另外一方面，信息化同樣也在客觀上促進(jìn)了內(nèi)部信息的共享，避免出現(xiàn)各種重復(fù)工作的問(wèn)題，大大提升了工作的效率與適應(yīng)性。

（二）專業(yè)化。在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，許多企業(yè)為了節(jié)約成本或者降低開(kāi)支，選擇兼職進(jìn)行檔案管理的模式，導(dǎo)致檔案管理人員同時(shí)還需要接受其他類(lèi)型的工作。在繁重的兼職工作過(guò)程中，檔案管理人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)忙中出錯(cuò)的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理對(duì)于人員的數(shù)量要求急劇下降，許多單位僅需要數(shù)名檔案管理人員就可以完成檔案管理任務(wù)，還可以通過(guò)信息平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)行共享、調(diào)取，供應(yīng)其他部門(mén)的員工使用，從而有效提升了檔案管理的效率與價(jià)值。

（三）安全化。安全化是檔案管理的基本條件，同時(shí)也是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)背景下最難以實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)之一。實(shí)際上，雖然信息技術(shù)的融入提升了檔案管理的效率，同時(shí)也減少了管理的負(fù)擔(dān)，提升了檔案的綜合利用水平，但是同樣也會(huì)由此而引發(fā)安全管理方面的風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題。介于此，需要及時(shí)調(diào)整安全管理的模式，提升“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理的科學(xué)化、制度化，同時(shí)加強(qiáng)軟硬件配置，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的安全化。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理存在的問(wèn)題

（一）重視程度不高。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，目前檔案管理中融入信息技術(shù)理念逐漸成為行業(yè)的公式。但是，限于傳統(tǒng)管理模式的影響與限制，許多企業(yè)對(duì)于檔案管理依然存在認(rèn)識(shí)不足的情況，特別是一部分高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作并不能夠?yàn)槠髽I(yè)做出實(shí)際的效益，從而影響到單位檔案管理人員的領(lǐng)導(dǎo)效果與指導(dǎo)作用，在自身的業(yè)務(wù)能力不足以及素質(zhì)較低的情況下，檔案管理人員的實(shí)際管理能力也十分有限，更談不上實(shí)現(xiàn)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展。這樣一來(lái)，不但導(dǎo)致檔案管理工作本身容易陷入混亂，同時(shí)也導(dǎo)致單位內(nèi)部管理混亂，檔案的功能得不到有效擴(kuò)充，最終影響了檔案管理的價(jià)值。

（二）信息化管理建設(shè)水平不足。信息化時(shí)代實(shí)施信息管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的必要條件。但是，由于許多事業(yè)單位與企業(yè)對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)程度不高，在進(jìn)行內(nèi)部檔案的信息化管理時(shí)缺乏有效投資，導(dǎo)致各項(xiàng)數(shù)字化管理技術(shù)與設(shè)備都得不到高效的應(yīng)用。除此之外，隊(duì)伍建設(shè)水平不高也是限制信息管理效率的重要原因之一。由于實(shí)施信息化過(guò)程中人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，許多人員都沒(méi)有信息技術(shù)教育背景，對(duì)于信息化的操作內(nèi)容不熟悉，也因此導(dǎo)致信息化管理的整體效果受到了不同程度的影響。

（三）檔案安全管理能力不足。檔案管理的安全性是檔案管理中頗受重視的環(huán)節(jié)之一。實(shí)際上，目前我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)安全管理還存在許多漏洞，檔案管理本身就屬于安全敏感類(lèi)型的行業(yè)之一，其對(duì)于檔案管理的科學(xué)性、穩(wěn)定性以及安全性都具有很高的要求，如果管理能力不足，軟硬件建設(shè)水平不達(dá)標(biāo)，可能會(huì)因此導(dǎo)致檔案管理的實(shí)際效果受到不同程度的影響。除此之外，近些年來(lái)檔案管理陸續(xù)出現(xiàn)了不少安全問(wèn)題，包括信息被盜取、信息泄露甚至被破壞的情況，這也值得業(yè)內(nèi)人士廣泛重視。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作優(yōu)化策略

（一）引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理人員需要更高的素質(zhì)，不僅要具有豐富的理論性與針對(duì)性，還應(yīng)同時(shí)掌握多種專業(yè)技能，如電子文件管理、科技檔案管理、檔案信息查詢、檔案安全管理，同時(shí)要具備終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷提高檔案管理的素質(zhì)，提高對(duì)檔案管理技術(shù)的敏感度。

（二）應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”思維創(chuàng)新檔案管理工作。首先，要對(duì)電子檔案進(jìn)行細(xì)致分類(lèi)、歸納，便于檔案的快速查詢與檢索，并建立完善的電子檔案數(shù)據(jù)中心，提高檔案利用效率。其次，要建立檔案的網(wǎng)頁(yè)管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)頁(yè)服務(wù)，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索，并且當(dāng)管理員登錄時(shí)可以對(duì)檔案信息進(jìn)行在線編輯和修改，基于云計(jì)算的基礎(chǔ)對(duì)檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行構(gòu)建能夠提高檔案管理的有效性。再次，要建立電子檔案的自動(dòng)上傳及下載機(jī)制，這就需要將電子檔案與檔案管理網(wǎng)頁(yè)進(jìn)行有效連接，從而減少人工勞動(dòng)力，降低出錯(cuò)率。最后，要開(kāi)拓檔案管理的在線服務(wù)，通過(guò)建立檔案服務(wù)專欄，從而使檔案需求者與檔案管理服務(wù)人員針對(duì)性進(jìn)行網(wǎng)上交流，快速實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為檔案需求者提供便利服務(wù)。

（三）強(qiáng)化管理工作認(rèn)識(shí)水平。強(qiáng)化管理工作是提升檔案管理工作效率的必要條件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前事業(yè)單位的高層管理者、決策者也必須認(rèn)識(shí)到檔案管理人員科學(xué)指導(dǎo)的價(jià)值與作用，通過(guò)不斷強(qiáng)化檔案管理人員的科學(xué)指導(dǎo)，樹(shù)立正確的管理意識(shí)與檔案管理責(zé)任，從而有效提升安全管理水平。在事業(yè)單位內(nèi)部，應(yīng)該形成檔案管理技術(shù)的認(rèn)識(shí)培訓(xùn)習(xí)慣，通過(guò)定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)的方式來(lái)提升從業(yè)人員的認(rèn)識(shí)水平，明確檔案安全管理的重要性。值得注意的是，定期組織管理人員參與一些專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)或者開(kāi)展一些文化沙龍，同樣有利于促進(jìn)檔案管理人員與其他部門(mén)之間的交流、溝通，這對(duì)于更好地完成檔案管理工作，提升認(rèn)識(shí)水平具有一定的促進(jìn)效果。信息技術(shù)的特征決定了其對(duì)于操作者數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化操作具有一定的要求，所以需要針對(duì)性培養(yǎng)業(yè)務(wù)能力，更好地迎合并滿足現(xiàn)代化的管理需要，這樣才能夠真正實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)檔案資料安全管理目標(biāo)。

（四）提升檔案網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)質(zhì)量。事業(yè)單位需要根據(jù)檔案管理的需求與實(shí)際發(fā)展階段制定相應(yīng)的檔案管理制度，通過(guò)切實(shí)落實(shí)各項(xiàng)管理活動(dòng)，能夠有效提升管理人員的管理效率。在提升網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理質(zhì)量的過(guò)程中，要嚴(yán)格督促檔案管理人員按照流程、制度進(jìn)行規(guī)范化管理，嚴(yán)禁出現(xiàn)違規(guī)操作的情況。除此之外，在檔案管理過(guò)程中，需要根據(jù)計(jì)算機(jī)設(shè)備的構(gòu)建需求來(lái)組成防火墻，通過(guò)防火墻科學(xué)管理的方式來(lái)進(jìn)一步完成檔案的提取以及保存管理，有效提升管理的可靠性，防止出現(xiàn)信息被盜用或者遺漏、損壞的情況。在檔案管理活動(dòng)中，需要積極采取計(jì)算機(jī)保密技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行安全管控，重點(diǎn)做好檔案資料的設(shè)置工作，通過(guò)設(shè)置成只讀模式也可以避免出現(xiàn)批量復(fù)制的情況。有條件的還需要配備專用的服務(wù)器對(duì)檔案進(jìn)行備份保存，一些珍貴、機(jī)密的檔案資料更需要進(jìn)行單獨(dú)管理，最大限度確保檔案安全。

（五）加強(qiáng)檔案信息安全管理。信息技術(shù)的快速發(fā)展給檔案管理帶來(lái)了便利的條件，但是也提出了新的未知的安全挑戰(zhàn)。在這個(gè)過(guò)程中，事業(yè)單位可以采用云計(jì)算存儲(chǔ)技術(shù)來(lái)實(shí)施檔案管理。該管理模式的優(yōu)勢(shì)是可以有效提升各項(xiàng)檔案資料的管理能力，避免單位的內(nèi)部信息往來(lái)過(guò)程中出現(xiàn)不同的安全保密問(wèn)題，從而有效提升安全級(jí)別。在進(jìn)行安全級(jí)別的限制選擇時(shí)，工作人員也可以選擇更具有針對(duì)性的保密級(jí)別對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，進(jìn)一步提升安全性能。事業(yè)單位與企業(yè)單位還需要進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部的管理機(jī)制，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作來(lái)提升管理的實(shí)際效果。作為內(nèi)部的實(shí)際操作與管理者，一方面需要提升安全管理意識(shí)，進(jìn)一步學(xué)習(xí)各種網(wǎng)絡(luò)攻擊的方式與防范策略，針對(duì)性進(jìn)行防范;另一方面還需要構(gòu)建科學(xué)、有效的防火墻，通過(guò)定期開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)安全漏洞測(cè)試等方式來(lái)消除安全隱患帶來(lái)的影響，最大限度保護(hù)檔案管理的成果，確保信息的安全性與內(nèi)容的穩(wěn)定性。

四、總結(jié)

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理工作要想突出其優(yōu)勢(shì)，就必須意識(shí)到檔案管理工作中的信息綜合利用價(jià)值，通過(guò)強(qiáng)化對(duì)于工作的實(shí)際認(rèn)識(shí)水平、提升檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的整體管理質(zhì)量，持續(xù)加強(qiáng)檔案信息化安全制度保障，以此來(lái)拓展網(wǎng)絡(luò)信息安全在檔案管理中的適應(yīng)性，為促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展提供制度化的保障。

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