事業單位檔案信息化建設存在的問題及對策研究

江響世

摘 要：事業單位各項工作在開展過程中會產生大量的信息資源，這些信息資源組成了事業單位的檔案，具有極為重要的憑證價值以及參考價值。數字信息化社會的到來，不僅改變了事業單位檔案管理的方式、內容，而且改變了檔案管理的性質。為此，可以將事業單位作為研究對象，從理論層面闡述事業單位檔案信息化建設中存在的不足之處，并結合現代檔案管理學的相關理論知識和學說，探尋事業單位檔案信息化建設的有效對策，進而更好地幫助事業單位檔案管理人員挖掘檔案資源深層次的價值，發揮檔案資源的重大作用。

關鍵詞：建設;信息化;檔案;事業單位

1 事業單位檔案信息化建設的意義

1.1 對接辦公自動化，提升檔案管理實效

近些年來，我國大部分事業單位都已經實現了辦公自動化，即通過計算機、物聯網以及互聯網對各種文件資源進行處理。在這種背景下，事業單位所產生的各種形式的電子文件也隨之增加，事業單位檔案管理面臨著新的要求和挑戰。因此，有必要推動事業單位檔案信息化建設，更好地對接辦公自動化的基本要求，實現對電子文件高效率、高質量的管理，發揮信息資源在決策咨詢、信息參考、履職憑證領域的作用。除此之外，推動事業單位檔案信息化建設，將重要的紙質檔案進行數字化處理，可以有效統籌電子文件與紙質文件的管理工作，減少檔案管理成本，實現無紙化辦公。

1.2 實現對檔案資源的開發和利用

傳統的紙質檔案管理模式中，檔案資源的價值并沒有得到深層次的挖掘。這是因為檔案管理人員在人力、物力、財力以及技術受限的情況下，很難高效率地對檔案資源進行檢索、開發和利用。與此相比，檔案信息化建設則能夠有效解決這一問題，實現對檔案資源的開發和利用。一方面，檔案管理人員通過相應的數字化信息工具，可以實現對檔案內部各項數據的快速統計、分析，滿足檔案需求主體的檔案需求。另一方面，檔案管理人員通過相信的數字化信息工具，可以更好地實現對檔案內部各項數據的檢索，減輕檢索壓力，提升檢索實效。

2 單位檔案信息化建設存在的問題

2.1 檔案信息化建設滯后，數字化信息技術的應用程度不高

總體而言，事業單位檔案信息化建設的水平與國內大型檔案館以及域外專業機構之間的差距仍然較大，沒有充分發揮出數字化信息技術應有的優勢和功能。第一，檔案管理系統開發不足，難以實現對檔案資源的高效處理。一方面，部分事業單位檔案管理系統尚未形成分塊化管理，將所有的檔案資源進行統籌管理，不利于后期檔案編研、檔案專題建設工作，影響了檔案管理人員挖掘檔案資源的價值。另一方面，部分事業單位檔案管理系統的功能單一，無法實現格式之間的自由轉化，仍然需要檔案管理人員手工轉化，不利于檔案效率的提升。第二，上下級單位之間以及業務關聯單位之間的檔案信息資源共享程度不高，尚未充分發揮出云儲存技術、大數據技術的優勢，不利于檔案成本的進一步縮減。

2.2 “重開發利用，輕安全管理”的問題仍然存在

部分事業單位單純將數字化信息技術作為一項開發利用技術，忽視了互聯網環境中檔案資源所面臨的安全威脅，最終影響了檔案信息資源的真實性、完整性以及可靠性。尤其是人事檔案、涉密檔案、財會檔案資源一旦發生損毀、泄露以及遺失問題，則可能影響事業單位其他工作的正常開展。一方面，部分事業單位尚未充分將現代化數字安全技術融入到檔案信息化建設領域，只是通過殺毒軟件以及防火墻來對檔案資源進行安全管理。另一方面，部分事業單位數字檔案的備份工作沒有做好，一旦遭受木馬、黑客的攻擊，將會導致檔案資源的全部破壞、損毀以及非法加密。

2.3 檔案信息化建設人才匱乏

第一，檔案管理人員雖然具有較強的檔案專業素養以及檔案管理經驗，但對信息化建設缺乏具體的了解，不知道如何推動檔案信息化建設的創新。部分事業單位的培訓機制欠缺科學性，培訓工作難以取得應有的成效，不利于單位檔案信息化建設的升級。第二，部分事業單位培訓工作缺乏可行性以及目標性，忽視從信息化建設的角度來檔案管理人員進行培養，無法全方位提升檔案管理人員的實踐應用能力。

3 事業單位檔案信息化建設的有效對策

3.1 深入推進檔案信息化建設，綜合利用多項數字化信息技術

第一，事業單位要進一步優化檔案管理系統的功能，向檔案系統服務商提出相應的技術服務要求，改進檔案管理系統。事業單位要實現對不同類型檔案的分類化管理以及層次化管理，便于后期的檔案編纂、檔案專題編研、檔案專題建設以及檔案年紀編寫工作，進一步挖掘檔案資源的價值。第二，事業單位要深入推進檔案共享工作，加快與上級單位之間在公文收錄、文書資料、政策文件、法律法規等領域的資源共享，減少檔案傳遞成本，提升檔案利用效率和質量。除此之外，事業單位要結合本單位的職能以及業務性質，繼續深化與業務關聯單位之間的檔案資源共享工作，實現互利共贏。

3.2 抓好檔案安全建設，保證檔案價值

檔案資源具有極高的價值，需要事業單位加以保護。為此，事業單位必須要充分利用數字安全保密技術來對檔案資源進行安全管理，確保檔案資源的完整性、準確性以及真實性。第一，事業單位要充分發揮區塊鏈技術、數字水印技術、數字訪問權限技術、數字安全認證技術、數字加密技術的優勢和特點，進一步搭建全方位的檔案資源安全管理體系，確保檔案資源的價值。第二，事業單位要做好后期的檔案資源備份工作，關聯本單位檔案管理系統與云儲存終端，加快與云儲存服務商的合作，實現實時上傳、實時備份的基本目標，避免檔案資源被破壞。除此之外，事業單位要建立檔案應急預案，切實應對潛在的風險，確保檔案管理工作的正常開展。

3.3 抓好檔案信息化建設人才的培養工作

第一，事業單位要完善培訓機制，增強培訓內容的科學性、可行性以及針對性，切實提升檔案管理人員在信息化建設領域的經驗，優化檔案管理人知識結構。一方面，事業單位要做好事前調研工作，根據檔案管理人員的實際狀況制定相應的培訓課程。另一方面，事業單位的各項培訓要圍繞“檔案信息化建設”這一主題，切實發揮培訓工作的優勢，建設復合型人才隊伍。第二，事業單位要進一步創新培訓模式，充分應用案例教學、實踐模擬、操作應用、理論講解等工具，增強檔案管理人員對于各種數字化信息技術的熟悉程度以及掌握程度，做到理論與實踐相結合。

4 結束語

事業單位檔案信息化建設實現了科學技術與檔案應用的有機統一，體現了檔案資源服務性、社會性、綜合性、專業性以及應用性的特點。鑒于當前部分事業單位檔案信息化建設滯后的問題，本文重點就事業單位檔案信息化建設的路徑予以探究。通過本研究可以發現，不同的數字化信息技術具有不同的優勢和特點，其可以與檔案管理的不同流程以及不同環節相融合。因此，檔案管理人員仍然應當充分借鑒國內其他單位以及域外在檔案信息化建設領域的模式，著手檔案信息化建設的創新，提升檔案資源的開發與利用水平。相信在檔案管理人員的切實努力下，事業單位檔案管理工作的價值逐漸顯現，事業單位的各項工作也會邁向嶄新的臺階。

參考文獻

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