中學檔案管理的重要性及強化措施探討

王虎

【摘要】中學檔案是對學校各方面情況的真實記錄，可以確保學校今后的發展、建設有據可循。在學校規模的不斷擴大下，中學檔案管理內容越來越復雜，囊括了更廣的范圍，需要學校領導引起高度重視，大力支持和幫助檔案管理工作。如此才可以將中學檔案應有的價值最大化發揮出來，更好地服務于學校的管理、教學和科學。對此，本文首先闡述了中學檔案管理的重要性，并對加強中學檔案管理的措施進行了探討，以供參考。

【關鍵詞】中學檔案;重要性;信息化建設

學校檔案是學校在長時間的教學實踐活動中慢慢積累形成的具有價值的歷史資料，綜合反映了學校的所有工作，真實記錄了學校過去的工作活動。學校檔案工作是把學校辦好的一項重要基礎工作，也是對學校教育質量以及管理水平進行衡量的關鍵性標志。怎樣運用有效措施進一步強化學校檔案管理，是我們應深入探討的重要課題。

一、中學檔案管理的重要性

學校的檔案是學校各項工作中所產生的表格、圖片和文字等形式多樣的記錄，如學校的教研活動、教學和常規管理等。其主要內容是學校的教學、管理、教學研究、校園文化建設、校園建設等方面有關的各種載體和記錄。相對來說，中學檔案信息真實展現出了學校的情況，為學校提供了重要的信息。借助檔案，學校管理層可以總結學校長時間以來的各項教學和管理等經驗，對學校的發展極為有利，借助檔案可以為學校今后的工作提供有效依據。借助分析檔案，可以充分了解中學在今后發展中的教育教學工作等方面的演變情況，從而深刻認識到在此過程中學校價值建設和自身形象的成敗和得失，確保學校今后的發展有據可循。

二、加強中學檔案管理的有效對策

（一）提高領導對檔案管理工作的重視度。要借助各種各樣的方式讓領導層充分認識到檔案管理直接決定了師生的利益、信息安全和學校的整體利益，讓領導高度重視檔案工作。要及時提醒管理不善導致的惡性事件，使領導層認識到新形勢下檔案管理已成為影響各方利益的關鍵問題。檔案不僅可以為工作的開展提供重要參考，同時和學校、個人的信息安全息息相關。若是管理專業，甚至會導致惡性事件的發生，最終可能由領導承擔相應責任。增強領導層自身的責任意識，引起管理層的高度重視，可以加大其對檔案管理資金、物理和人力的投入力度，重視新時期信息化建設，實現檔案價值和管理效率的提高。

（二）完善檔案管理制度。檔案管理制度是有效、順利開展檔案管理工作的重要前提，檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱利用都應具備完善的制度，全部人員嚴格遵循制度辦事。詳細來說，學校應和實際情況相結合，把與之對應的檔案收集制度、借閱制度和管理制度等制定出來，并對檔案收集規范和標準規范作出明確規定，這樣便能朝著正確的目標和標準開展檔案管理工作，防止檔案管理缺乏規范性和完整性等問題出現。除此之外，還應對各崗位的職責權限和責任追究制度予以明確，保證責任明確、工作條理清晰，不會發生越權或混亂等現象，同時只要出現了問題，可以第一時間找到負責人，而非互相推卸責任。

（三）提高管理隊伍專業素質。人是所有管理工作的核心，中學檔案管理同樣如此。管理部門人才的數量和素質的高低與管理水平息息相關。在中學檔案管理中，應構建起科學的人才選拔制度，使檔案管理部門人員的專業能力得到有效保證。在中學檔案管理工作中，既要具備較強的專業能力和扎實的基礎，同時還應具備良好的思想政治水平和職業道德，如此在檔案管理工作中，才可以積極主動按照相關規范要求辦事，把檔案管理的責任承擔起來。中學檔案管理人員必須具有從業資格證，同時就新招聘人員和在職人員，可以在某一固定時間組織參加專業知識培訓，為相互之間的經驗交流創造條件，促進檔案管理隊伍整體管理水平和專業素質的全面提高。

（四）加快中學檔案管理信息化建設步伐。要將檔案管理的現代化水平提高，充分發揮檔案服務功能，促進學校制度的改革和發展，同時也使社會對檔案信息的需求得到滿足。要想把中學檔案的作用充分發揮出來，需要應用先進的科學技術開展檔案管理工作，這樣既能促進工作效率的提高，同時還可以延長檔案壽命。首先，在中學檔案管理中要重視將信息管理的時效性提高，確保第一時間準確傳輸信息。其次，要借助計算機對中學檔案進行管理，利用計算機、掃描儀等各種現代設備和技術，把整理好的檔案資料輸入到計算機中，通過技術處理后，把聲像、圖片和文字等資料變成數據資料，同時保存紙質檔案和數據格式。最后，利用計算機網絡技術，積極對檔案管理工作予以創新，借助網絡，公布不在保密范圍中的中學檔案信息，把更加高效、優質的檔案信息服務提供給全校師生，充分共享檔案信息資源。

三、結語

總而言之，隨著教育體制改革的不斷深入，中學管理工作陷入機遇和挑戰共存的局面。在中學教育事業中檔案管理工作占據著極為重要的位置，需要各級領導的高度重視，在最短的時間內將完善的管理制度建立起來，加大投入力度，把更多能力強、素質高的檔案管理人員培養出來。如此才可以有效提高學校檔案管理工作，將中學檔案資料的作用充分發揮出來，促進學習的良好發展。

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