圖紙類紙質檔案與電子檔案共存管理分析

梁靜

摘 要：一直以來圖紙類檔案都是人們關注的重點，但在當前互聯網全面普及應用的新形勢下，電子檔案的出現，其以一種全新的存儲管理方式對紙質檔案帶來了較大的沖擊。對于圖紙類檔案而言，其紙質化和電子化各具優劣性，在今后較長的一段時間內，圖紙類紙質檔案與電子檔案會處于共存的狀態，因此要重視對兩者的共存管理，實現圖紙類檔案的高效利用。

關鍵詞：圖紙類檔案;紙質檔案;電子檔案;優點;缺點;共存管理

由于圖紙類檔案具有極為重要的價值，因此做好圖紙類檔案管理工作十分必要。自電子檔案產生之后，圖紙類檔案就存在兩種載體共存的現象。而電子檔案的出現，也使圖紙類紙質檔案的管理更加簡單化和科學化，對于圖紙類檔案管理水平的提升起到了積極的促進作用?；趫D紙類檔案紙質載體和電子載體自身的特點，形成了兩種介質檔案共存的情況，因此針對于圖紙類檔案也應采取兩套制的方案進行管理。

1 圖紙類紙質檔案的優缺點

1.1 圖紙類紙質檔案的優點

圖紙類紙質檔案主要是以紙張書籍為載體將檔案完整的保留下來，一直以來我國諸多的文獻古籍和資料都是通過紙張保留下來，因此這種紙質載體的檔案具有極為深遠的意義。而且在紙質檔案管理工作中，其管理方法十分完善，而且積累了豐富的管理經驗，這也促使紙質檔案得到了有效的保存。作為圖紙類紙質檔案，其自身具有較強的真實性，所保存的信息不易被刪改，相較于電子檔案，檔案信息的完整性和真實性能夠得到保證，這也使圖紙類紙質檔案具有較強的法律效力。

1.2 圖紙類紙質檔案的缺點

由于圖紙類紙質檔案以紙張作為載體，紙質載體易出現損壞和缺失的問題，而且耐火性、防潮、防腐和防蛀等方面都較差，這就需要在實際保存過程中要花費大量的時間和資金。同時紙質檔案多為孤本，復制要求較高，一旦圖紙類檔案上記載的信息遺失則無法找回。另外，紙質檔案種類繁多，類別十分復雜，在查找時需要耗費較多的時間，存儲需要的空間也較大，并只能夠在一個地方保存，無法資源檔案信息資源的共享，這對于圖紙質檔案信息的利用帶來了較大的制約。

2 圖紙類電子檔案的優缺點

2.1 圖紙類電子檔案的優點

隨著計算機技術和互聯網的發展，電子檔案應運而生，其作為檔案管理的一種新興模式，利用計算機對檔案信息進行處理和識別，并采用編碼的形式在網絡中進行儲存，不僅圖紙類檔案儲存管理更為便利，而且為檔案信息的高效利用打下了堅實的基礎。與紙質檔案相比，電子檔案儲存方式更具多樣性，而且查詢方式也種類繁多，人們通過網絡即能夠隨時查詢到自己需要的檔案信息，檔案信息查詢更具便利性。圖紙類電子檔案可以通過互聯網進行傳輸，即在同一時間可以在多個地方同時查閱同一份檔案信息，檔案信息的使用不受時間和空間制約，有效的實現了檔案信息的共享。而且在實際保存過程中，圖紙類電子檔案易于復制和保存，并能夠實現多處儲存，有效的降低信息保存和使用過程中遺失的風險。另外，相較于紙質檔案需要大量的紙張，電子檔案的存儲方式更具環保性，不需要消費紙張，而且檔案信息查詢和歸類也更具便捷性，人力物力資源消耗較少。

2.2 圖紙類電子檔案的缺點

圖紙類電子檔案相比于紙質檔案而言，其在真實性方面具有較多的缺陷。電子檔案在實際存儲過程中，容易被篡改而且不留痕跡。當檔案信息被修改后，則其會失去真實性，檔案信息也就失去了自身的價值。雖然電子檔案在使用過程中為查詢帶來了諸多便利，但基于互聯網開放性的特點，在電子檔案查閱過程中存在較高的泄密風險，因此對于機密檔案的保存不適用于電子檔案的模式。另外，電子檔案產生時間不長，在管理方法和規章制度方面還不完善，與電子檔案相配套的系統也處于不斷完善的過程中，這也導致電子檔案在存儲、維護和使用方面存在較多的漏洞，檔案信息法律效力缺乏，這就需要進一步明確電子檔案使用過程中的高效性和安全性。

3 圖紙類紙質檔案和電子檔案共存管理的意義

在當前圖紙檔案管理工作中，紙質檔案與電子檔案共存是今后較長一段時間內的常態。由于這兩種管理模式載體不同，兩者存在較強的獨立性，但在某些方面也具有統一性。因此在圖紙類檔案管理工作中，無法簡單利用電子檔案替代紙質檔案，對于電子檔案的發展也要給予充分的重視。即要求在實際工作中要重視紙質檔案與電子檔案的有效融合，使兩者在共存管理過程中優劣互補，從而促進圖紙質檔案管理水平的提升。

目前互聯網的普及應用，這也使信息電子化處理已十分普遍。在圖紙檔案管理工作中，也需要與時代發展趨勢相符，積極構建電子檔案的管理理念和方法，全面提高電子檔案管理水平。對于圖紙類檔案而言，無論是紙質檔案還是電子檔案都作為檔案的重要方式，其只是載體不同，作為信息傳播和儲存的工具，是對事物的真實記錄，因此無論是圖紙類紙質檔案還是電子檔案都同樣具有較高的價值。在當前科學技術快速發展的新形勢下，電子檔案的重要地位不斷凸顯出來，存在取代紙質檔案的趨勢。但紙質檔案基于其重要的歷史地位及自身特殊的性質，電子檔案還無法撼動其地位。在實際圖紙類檔案管理工作中，電子檔案形式還需要不斷完善的發展，這也決定了在今后較長的一段時間內圖紙類紙質檔案和電子檔案需要共存管理。這樣紙質檔案可以有效的彌補電子檔案在法律效力及真實性方面的不足，電子檔案也能夠彌補紙質檔案保存和共享方面的弊端。二者共存管理過程中能夠相輔相成，互相促進，充分的發揮各自的優勢，使圖紙類檔案的作用和價值更好的發揮出來。

4 圖紙類紙質檔案與電子檔案的共存管理前景分析

由于圖紙類紙質檔案與電子檔案各具優劣性，實施對二者的共存管理可以優劣互補，更好的發揮出各自的優勢，進一步促進圖紙類檔案管理工作的優化。在當前信息時代背景下，電子檔案具有明顯的優勢，因此需要加快制定健全的電子檔案管理制度，全面提高對電子檔案信息的安全管控，實現電子檔案信息的高效利用。紙質檔案具有電子檔案不具有的優勢，因此在實際工作中紙質檔案管理工作也不容忽視。在當前圖紙類檔案管理工作中，二者共存是今后較長一段時間內的主要模式，因此在針對二者共存模式有一個正確的認識，并積極建立健全電子檔案與紙質檔案雙套制度，這樣可以有效的保證檔案信息的安全，而且將二者進行共存管理，可以發揮出各自的優勢，這也是檔案事業發展的重要趨勢。

5 結束語

在大數據時代背景下，電子檔案必然會取得快速發展，因此在針對圖紙類檔案管理工作中，在重視紙質檔案的基礎上，還要積極發展電子檔案，實現二者的協調發展，充分的發揮出各自的優勢，實現圖紙類檔案信息的高效開發利用。

參考文獻

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