計算機信息技術在檔案管理系統中的應用

趙兵

摘 要 檔案在一個企業或者國家發展的發揮著重要的作用和影響，通過計算機信息技術在檔案管理中的應用則能夠很好地實現檔案管理的信息化，實現檔案管理質量的提升。本文就計算機信息技術在檔案管理系統中的應用進行分析，以供參考。

關鍵詞 檔案管理 計算機信息技術 應用分析

中圖分類號：G275文獻標識碼：A

1計算機技術運用在檔案管理中的必要性

隨著我國當前經濟水平的不斷發展，使得我國各行各業都得到了快速的發展，無論是科學技術還是現代化設備都在很大程度上得到了提升，而且已經快速滲入到了人們的日常生活以及工作中，并起到了無法替代的效果。在這個科學技術不斷發展的過程中，傳統的檔案管理已經不能跟上時代發展的步伐，應用現代化設備已經成為了當前社會發展的必然趨勢。計算機管理系統是現代檔案管理當中最先進的技術工具之一，計算機處理數據所表具有的快捷、錄入準確的特點是傳統技術無法相比較的，在現代檔案管理中起到了非常重要的作用。計算機技術在處理數據時所具有的快捷、準確等特點，在很大程度上能夠提高檔案管理工作的質量與效率。隨著我國科學技術水平的日益提高，檔案管理在我國的地位也隨之逐漸增高，并且現代檔案管理也出現了新的特點，為我國社會帶來了巨大的發展。

2計算機技術在檔案管理現代化進程中的應用形式

2.1計算機檔案信息檢索系統

計算機信息檢索指的是利用電子計算機對信息和數據的高速處理能力來存儲數據本，從中查找、取出數據這樣一個過程，一個完整的信息檢索系統，一般是由信息源、信息組織管理、系統功能、用戶接口和系統支持技術等幾個有機部分組成。為了能夠適應檔案現代化管理的需要，相關部門應建立統一的檔案檢索和管理體系，還需要更好地開發檔案信息，有效的實現檔案信息資源共享的目標，只有這樣才能夠為我國未來發展起到重要的作用。

2.2計算機文檔管理系統

計算機文檔管理系統是現代企業常用到的一款文件管理軟件，它主要包括的功能有文檔安全儲存、文件加密、版本追蹤、用戶權限管理與一體、防泄密、防拷貝、防打印等，可以實現企業內部文檔有序安全共享、協同文件編輯的目標，并且文件管理軟件能夠為用戶提供最實用、最完善的文檔管理解決方案。除此之外，該系統操作方式比較簡便，任何人都可以直接“上手”，為人們的日常管理工作提供了很大的便利條件。

2.3計算機管理統計系統

計算機管理系統可以應用到企業各部門環節中，我們可以在倉庫管理中運用統計系統進行管理，但是倉庫數據統計管理系統企業發展規模越大，倉庫數據統計過程中的各個環節就越困擾。因此，企業應結合倉庫數據統計軟件的相關庫存數據進行探究分析，做好企業自身的管理工作，只有這樣才能夠為企業提供更好的數據支持，從而在很大程度上提高倉庫管理軟件的使用價值。

3計算機信息技術在檔案管理系統中的應用優化策略

3.1做好數據庫建設

數據庫設計指的是對于一個給定的應用環境，相關技術人員需要為其構造一個最優的數據庫模式，建立數據庫及其應用系統，使之能夠有效地存儲數據，只有這樣才能夠滿足各種用戶的應用需求，而在數據庫領域內，我們通常把使用數據庫的各類系統統稱為數據庫應用系統。一個好的數據庫能夠為計算機節省很大的數據儲存空間，還可以保證數據系統的完整性能，相關設計部門應當探索數據庫建設的完整性和功能的齊備性。

3.2建設電子檔案庫

影像檔案管理系統提供了一個電子化手段，其是電子檔案的一種表現形式，能夠將往來的各類文檔及資料進行電子化處理、歸檔，再通過系統建立與各類相關信息的索引，從而在日常辦公過程中，相關工作人員可以非常方便的調用各種資料，能夠有效的提高工作效率。所以相關部門應當高度重視建設電子檔案庫這項工作，只有這樣才符合現代計算機信息技術發展，從而為社會帶來更大的效益。

3.3人員素養的提升

基層工作人員處在改革發展穩定的第一線，他們肩負著推動科學發展、促進社會和諧、服務人民群眾的重要職責。當前基層工作的要求不固定、形勢比較復雜、任務也相對艱巨。工作人員要想更好的適應新形勢、新任務的要求，必須在社會主義事業建設中與時俱進，展現自我風采，從而實現其自身價值，除此之外，企業員工還必須堅持從實際出發，不斷提高自身的能力素養，只有這樣才不會被這個社會淘汰。

4結語

綜上所述，應用計算機技術管理檔案信息，既能保證檔案信息的齊全性和時效性，還能夠使檔案信息資源共享，相關部門工作人員需要創建數據庫，且保證檔案信息資源的安全性，規范檔案信息數據庫的建設和管理過程。在這個過程中，要不斷的更新硬軟件設備，繼續做好傳統檔案管理工作，要建立健全相關管理制度，提高安全意識確保檔案信息安全，要不斷提高檔案管理人員的整體素質以及檔案信息的利用率，使得管理效率得到有效的提高，從而為我國社會經濟帶來更大的效益。

參考文獻

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