行政單位固定資產管理存在的問題及對策

崔賢軍

【摘要】 ?當前行政單位固定資產管理存在諸多問題，不能滿足單位發展的需要。文章針對區級行政單位固定資產管理、會計核算等方面存在的問題，提出通過固定資產管理制度建設、利用基于物聯網技術的資產管理信息系統、加大審計監督力度、開展定期盤點等對策，以加強和改進固定資產管理工作，解決目前資產管理存在的問題。

【關鍵詞】 ? 區級行政單位;固定資產;資產管理

【中圖分類號】 ?F810 ?【文獻標識碼】 ?A ?【文章編號】 ?1002-5812（2019）18-0074-03

一、引言

按照《政府會計準則第3號——固定資產》的規定，固定資產是指政府會計主體為滿足自身開展業務活動或其他活動需要而控制的，使用年限超過1年（不含1年）、單位價值在規定標準以上，并在使用過程中基本保持原有物質形態的資產，一般包括房屋及構筑物、專用設備、通用設備等。另外，單位價值雖未達到規定標準，但是使用年限超過1年（不含1年）的大批同類物資，如圖書、家具、用具、裝具等，也應當確認為固定資產。

我國各類行政單位的資產數量眾多，固定資產管理是一項極為重要的工作，是行政單位正常開展工作、承擔各種社會管理職能的重要前提。《行政單位國有資產管理暫行辦法》明確行政單位國有資產管理的主要任務是：建立和健全各項規章制度;推動國有資產的合理配置和有效使用;保障國有資產的安全和完整。

本文以天津市區級行政單位為例，對其在固定資產管理、會計核算等方面普遍存在的問題進行分析，并提出相應的意見建議，以期為單位加強固定資產管理提供參考。

二、當前區級行政單位固定資產管理存在的問題

筆者自2017年年初開始，就帶領團隊在天津市寧河區、濱海新區、寶坻區及天津市市內六區一級行政事業單位（各委辦局、產業園、鄉鎮街道等）、二級事業單位（中小學、勞動保障中心、就業中心、雜志社等）進行行政事業單位內部控制建設工作、資產清查工作、內部審計工作。在實際工作中，筆者發現，區級行政單位固定資產管理、會計核算方面普遍存在以下問題。

（一）資產管理方面

1.固定資產內控管理缺乏。很多行政單位內部職能部門在需要資產時，采購員、財務人員只要有領導口頭指示就給購買、報銷，缺少事前申請審批、驗收入庫等文件資料，大額采購缺少領導班子會會議紀要，缺少“三重一大”決策過程、決策執行記錄文件，部分采購沒有納入年初預算。各單位采購固定資產時，沒有按照或不完全按照政府采購規定執行，或有意規避政府采購方面的規定。以天津市濱海新區H街道辦事處（該街道于2001年底由××鎮政府和××鎮政府合并建立，街域面積75.2平方公里，街道下轄18個行政村、11個社區居委會和6個社區籌備組）為例，該街道沒有固定資產內控管理制度，也沒有關于固定資產采購、驗收、使用、處置、盤點流程和措施方面的文件資料。檢查過程中發現多筆實際采購資產與會議紀要及供應商提供的發票明顯不符;超過5萬元以上的大額資金采購，有的缺少會議紀要，有的先采購后有會議紀要。

2.固定資產沒有歸口管理。《行政事業單位內部控制規范（試行）》及相關規定均要求固定資產實行歸口管理，即實物管理需要有單位某部門、某崗位、某人員負責管理，建立固定資產臺賬、卡片。但有的區級單位沒有安排專職實物資產管理人員，少數單位有資產管理兼職人員，但對資產管理不聞不問。仍以H街道為例，H街道行政部負責實物資產管理，但沒有專人負責。盤點時我們要求單位安排實物資產跟盤人員，但H街道安排的是一個從其他部門抽調來的非正式職工。而且行政部沒有固定資產臺賬、卡片等，不知道如何管理，也不愿管理，各居委會、行政村均沒有固定資產清單。另外，建管辦、安全辦、居委會有將固定資產出借情況，但固定資產出借時，借條或收條上面只有資產名稱、數量，落款是經辦人員簽名。對于民政部門、社保部門、武裝部等其他單位無償撥入的大量固定資產缺少歸口管理，哪些資產是其他單位撥入、撥入多少，無法分清。

3.固定資產沒有定期盤點。行政單位每年年末至少應盤點一次，但是，在實際工作中，很少有單位主動進行實物盤點，財務人員和資產管理人員也沒有做過對賬工作。從單位一把手到分管領導、資產管理部門、會計人員，沒有人清楚單位固定資產價值多少、使用狀況以及分布情況。單位固定資產賬簿記錄與資產管理系統數據不符、與實物不符。如在對H街道資產清查過程中，我們從機關大樓到各行政村辦公場所，再到居委會，逐個進行盤點，發現了以下問題：（1）H街道2001合并時，沒有對固定資產進行過盤點核對。之后街道領導、財務人員、各崗位人員多次變動，變動人員使用過的固定資產沒有做過交接工作。（2）實際盤點的固定資產有財政賬套的固定資產、也有非財政賬套的固定資產。盤點基準日財政賬套固定資產賬面金額244萬元，核對上的固定資產金額192萬元，相差52萬元。盤點基準日非財政賬套賬面金額1 490萬元，核對上的固定資產金額只有302萬元，相差1 188萬元。非財政賬套記載的2輛吸糞車和1輛垃圾車價值41萬元后來確認不在街道使用;用非財政資金為其他公司建設的地熱水井460萬元，該地熱水井已經被填埋。（3）盤點的實物中，發現農業辦、計生辦、司法所等部門有閑置、待報廢的固定資產，甚至還有購買以后沒有拆封的專用儀器設備、摩托車等。另外，在街道、庫房里堆積了大量待報廢的臺式電腦、打印機、文件柜、家具等資產。

4.財政部門監管力度不夠。財政部門對行政單位資產負有監管的責任。區級財政部門一般在會計處（科）或其他處（科）室設有資產管理監管人員，專職人員一般沒有。區級財政部門對資產的監管，只是停留在對政策的上傳下達，以及資產填報工作上。行政單位一般每月在資產管理信息系統（該系統由區財政局負責管理）填報資產增加情況，但財政部門對固定資產數據填報是否真實、準確，實物資產是否存在缺少監管。

（二）會計核算方面

1.會計人員能力不足。《會計法》規定，“會計人員應當具備從事會計工作所需要的專業能力。擔任單位會計機構負責人（會計主管人員）的，應當具備會計師以上專業技術職務資格或者從事會計工作三年以上經歷”。實際工作中筆者發現，區級單位會計人員從其他崗位轉崗從事會計工作的居多，很多擔任會計主管的人員不具備規定的條件，會計人員的素質和能力有待提高。

2.少計或多計固定資產。（1）應當計入固定資產的，沒有記錄，如購買的聯想電腦、大屏幕液晶屏。（2）不應當計入固定資產的計入固定資產。H街道下屬居委會一處辦公用房為租賃用房，將房屋的維修款28萬元計入了固定資產。另外一個居委會，2005年在沒有任何手續情況下，搭建了二間臨時倉庫用房價值15萬元，計入了固定資產，但該房屋因屬于違建后來被拆除。

3.固定資產會計核算存在問題。（1）區級單位資金來源渠道多樣，尤其是街道、各功能區，既有財政局預算撥款，也有其他部門撥入的專項資金。以H街道為例，該街道的會計核算設有兩個賬套，一個賬套核算財政撥款預算資金，另一個賬套核算非財政撥款資金。財政賬套固定資產錄入了區財政局的資產管理信息系統（但固定資產明細記錄不全，與資產管理信息系統中的固定資產名稱、數量、金額、規格型號等不符），非財政賬套的固定資產沒有錄入區財政局資產管理信息系統中，只有手工的固定資產名稱、數量、金額的EXCEL表格。（2）有的單位用財政資金購置固定資產時，借記“經費支出——商品和服務支出”科目，貸記“銀行存款”等科目，漏記固定資產增加的會計分錄。在其他部門撥入專項資金時，借記“銀行存款”科目，貸記“其他應付款——××專項資金”科目，購置時，直接沖減“其他應付款——××專項資金”，沒有進行固定資產核算。

4.固定資產記錄不規范。有的區級單位會計人員對固定資產賬的記錄不規范，比如：名稱、金額、數量、規格、型號錯誤;固定資產應當逐個、明細記載的，只記載金額或一批、一套。如H街道安裝的監控系統，包含若干個攝像機、交換機、顯示器等，但只記錄一套“監控系統”，沒有分項記錄每一個監控設備的名稱。

5.沒有計提固定資產折舊。2019年1月1日前區級行政單位固定資產核算執行《行政單位會計制度》，該制度規定，“行政單位對固定資產、公共基礎設施是否計提折舊由財政部另行規定;按照規定對固定資產、公共基礎設施計提折舊的，折舊金額應當根據固定資產、公共基礎設施原價和折舊年限確定”。但是實際中這些單位并沒有計提固定資產折舊。2019年1月1日實行新的政府會計制度，財政部也明確要求各單位此前沒有計提折舊的固定資產補提折舊，但單位仍然沒有執行。

（三）其他問題

財政部于2016年1月20日出臺了《行政事業單位資產清查核實管理辦法》，要求行政事業單位出現規定情形的，應當進行資產清查，財政部門進行核實工作。但是，該文件并沒有對相關條款進行細化，以至于各行政單位、中介機構對文件中的條款理解不一。

如H街道于2016年6月按照財政局要求，申報過截至2015年末部分固定資產盤虧待報廢文件（當時并沒有全面盤點），其中包括會計師事務所出具的盤虧和待報廢的經濟鑒證報告。資產清查核實工作，本應是區財政局的職責，但在上報時，財政局要求H街道再找另一家會計師事務所出具符合核實要求的專項審計報告，即對H街道提供文件資料是否符合核實要求出具意見，財政部門據此辦理核實工作。但另一家會計師事務所最終出具不予核實的意見。

三、固定資產管理對策

（一）建立健全固定資產管理內控制度

《行政事業單位內部控制規范（試行）》明確單位應當對資產實行分類管理，建立健全資產管理內部控制制度。因此，各行政單位應建立健全固定資產管理內控制度，明確固定資產的定義、分類、價格標準、折舊年限等，同時對固定資產采購、配置、使用、清查、處置、會計核算等各個環節作出具體規定。除制度以外，還應當設置詳細的執行流程、控制措施、各種表單和申請文件。

（二）加強人員管理

固定資產實物管理、會計核算屬于單位內控關鍵崗位，為此，應對人員的任職條件、職責、培訓、輪崗做出明確規定。固定資產實物管理設專人負責，并且應當是單位正式職工。負責會計記賬的人員，應是會計專業人員，單位分管財務的處（科）長應加強對會計人員記賬的復核工作，發現錯誤及時糾正。

（三）建立基于物聯網技術的RFID資產管理信息系統

現行區級行政單位財務核算一般使用用友、浪潮等財務軟件，軟件包含總賬模塊、報表模塊，基本上沒有啟用固定資產管理模塊。少數啟用固定資產管理模塊的單位，其功能局限在會計人員對資產的增加、減少、計提折舊等會計核算上。基于物聯網技術的RFID資產管理信息系統，充分利用現有用友、浪潮等財務核算系統，將該系統固定資產管理模塊功能進行擴展，實現財務、實物資產管理有效融合。財務部門在該系統進行固定資產的會計核算工作，資產管理部門在該系統實現固定資產的日常管理工作。固定資產在申請購入后，辦理驗收入庫時，賦予每個實物一張唯一的RFID資產標簽，作為資產的“身份證（ID）”，這個RFID標簽記錄了資產入庫時間、價格、規格型號、使用部門、使用年限、折舊等信息。此后資產的配置、調撥、移動盤點、資產退出的整個過程，都在該系統完成。財務部門、資產管理部門可以隨時查詢、監管，實施資產動態管理，確保賬賬相符。

（四）固定資產定期盤點

基于RFID 資產管理信息系統，單位每年年終進行一次實物盤點。通過RFID技術結合PDA手持移動掃碼槍終端實現數據采集自動化。資產管理部門、財務部門在年終盤點時，由資產盤點小組統一分配盤點任務到PDA手持終端上，盤點員用PDA手持終端掃描實物資產上的RFID標簽完成盤點操作，盤點結果直接上傳至資產管理系統，系統則自動比對，生成盤盈盤虧報告。盤點小組根據盤盈盤虧報告進行賬務處理，確保賬實相符。

（五）加強外部審計巡察力度

政府審計部門、巡察部門在對單位進行審計、巡察時，應注意關注單位的資產管理情況，向單位一把手、分管領導調查了解單位固定資產存在的風險，向單位會計人員了解固定資產事前購置申請、資金支付審批情況，與采購人員、實物管理人員溝通，了解資產采購過程、配置過程是否符合規定等。對審計巡察發現的問題，及時督促整改。

（六）財政部門及時做好資產清查核實工作

區級財政部門應當根據《行政事業單位資產清查核實管理辦法》的規定，結合本地區實際，對文件中的相關條款進行細化，制定具體的實施辦法。同時，配備專業人員指導區級單位按規定做好資產清查工作，對符合要求的區級單位上報的資產盤盈、盤虧、待報廢提出準予備案或批復處理意見。對不符合要求的，提出補充完善意見。

四、結語

2018年12月26日財政部發布的《關于進一步加強和改進行政事業單位國有資產管理工作的通知》（財資[2018]108號），要求各單位切實加強和改進資產管理，更好地保障行政單位有效運轉和促進各項事業發展，提高資產使用效率，加快解決存在的問題。因此，區級行政單位要完善固定資產內控管理制度、加強人員管理，建立基于物聯網技術的資產管理信息系統。同時，審計、巡察部門要加強審計巡察力度，區級財政部門積極做好資產清查核實工作，只有這樣，才能解決目前行政單位在資產管理方面存在的問題。X

【主要參考文獻】

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