術中快速冰凍標本信息系統構建與應用研究*

□ 朱玲珠 ZHU Ling-zhu 丁珠華 DING Zhu-hua 周青華 ZHOU Qing-hua 許曉紅 XU Xiao-hong

我院為一所三級甲等醫院，有21 個手術間，年手術量26000 余臺。年手術病理標本約16590 例，其中快速冰凍標本約3850 例，占比為23%。由于建院年限久遠，醫院的物流設施不完善，結構布局存在局限性，標本主要靠人工傳送，所以不同程度地存在病理標本流程不合理、運送效率低及快速病理標本結果反饋信息不直觀等問題[1-2]。2013 年10 月至2014 年1 月期間，我院共發生11 例術中快速冰凍標本從離體到報告接收等待平均時間達56 分鐘，其中標本報告時間平均為29 分鐘，而標本傳遞送檢時間為27 分鐘。如何提高快速冰凍標本的送檢效率、及時準確獲得標本報告顯得尤為重要。筆者探索在我院原有成熟的手術病理標本條碼管理系統基礎上，搭建術中快速冰凍標本信息管理系統，通過相關數據分析反饋，合理控制標本送檢流程，建立質量環節追溯，減少了冰凍標本結果等待時間。

術中快速冰凍標本管理背景

1.管理現狀。基于我院的老建筑布局，手術室分為兩個相隔較遠的區域，與距離較遠的病理科標本接收處形成一個三角形式的路途，送檢快速冰凍標本靠人工步行傳輸，無現代化設備支持。標本登記實行手工登記，存在信息單一、字跡不清、遺漏登記等現象。術中快速冰凍病理申請單為手工填寫，術中快速冰凍病理標本報告采用傳真發送形式完成。

2.存在問題。原標本管理模式操作方便，但管理粗糙，不符合當今醫院信息化管理的大趨勢。由于缺少送檢流程、質量的監控，造成了快速冰凍標本的具體流向不明確，導致巡回護士常反復打電話催促病理科出報告，造成了部門之間的相互埋怨；傳真發送報告的形式存在耗時、傳送的潛在風險，不利于醫務人員之間的有效溝通。

改進原則

1.信息化原則。基于醫院已有信息系統如HIS、手術室麻醉、病理信息等系統進行相互關聯，設計開發術中快速冰凍標本信息管理系統。實現術中快速冰凍病理申請單及病理結果報告單均采用電子信息形式傳送，做到信息實時傳遞。

2.追溯性原則。信息系統能直接追溯到每例標本從離體、標簽打印、送檢、標本接收、出具報告、接收報告、質量問題反饋等各環節信息，直觀可視化，便于查詢相關信息狀態。

3.防呆設計原則。標本申請到報告接收存在8 個環節，考慮每個環節關系到報告及時送達，故需進行防呆設計，否則易出現病理單信息漏登、傳送環節不明確現象，不利于質量控制。

4.責任到人原則。系統每個環節完成后需進行工號密碼確認，記錄相應的責任人姓名，責任到人。

術中快速冰凍標本信息管理系統

1.操作步驟。(1)手術室巡回護士在手術患者麻醉前核查醫生術前遞交的術中快速冰凍病理標本電子申請單，標本名稱可預先保存；(2)打印標簽。標本離體后由巡回護士再次核查快切標本名稱、病人信息后，完成打印標簽，工號密碼確認；(3)粘貼標簽。由巡回護士將標簽張貼在手術標本專用封口袋中上方，與主刀醫生再次核查標本名稱、左右側、病人姓名、住院號等信息；(4)送檢標本。巡回護士將標本送至手術室病人入口處掃描標本，完成標本登記；(5)傳遞標本。巡回護士將標本交接給手術室標本專職人員，后者對標本進行掃描完成標本傳遞登記；(6)交接標本。標本專職人員傳送標本，在病理科接收臺與病理科接收人員通過掃描條形碼交接，病理科接收人員需進行工號密碼確認；(7)發送報告。病理科報告結果一旦經過雙人審核電子簽名后，系統自動將結果傳送至快速冰凍標本管理界面；(8)接收報告。巡回護士審核并報告信息，報告主刀醫生到電腦前雙人審閱標本結果，護士當即打印結果存放病歷，系統后臺會自動記錄接收護士、醫生姓名、報告接收及打印時間；(9)質量反饋。如遇標本留取、標簽打印等質量問題，病理科接收人員輸入相應信息傳遞給快速冰凍標本管理界面，巡回護士負責接收確認并作相應處理。

2.快速冰凍標本信息管理系統界面。術中快速標本信息管理系統實現功能的界面分為：信息狀態查詢、快速冰凍標本報告查詢、送檢流程各環節耗時查詢、標本報告接收、報告打印、標本質量反饋等。

2.1 標本信息狀態查詢(見圖1、圖2)。手術、病理標本的信息登記；條形碼的打印；標本狀態追蹤；標本數目查詢、核對；標本診斷結果錄入；標本診斷結果查詢；系統維護[3]；各節點時間及責任人體現等。

圖1 標本信息狀態查詢

圖2 標本結果信息查詢

2.2 送檢流程中各環節耗時查詢(見圖3)。體現標本條碼打印時間、護士送檢時間、核查時間、工友送檢時間、標本等候信息、工友傳遞時間、病理科接收時間、快切報告時間及手術室獲得報告時間及快切報告從送檢到報告的總時間。便于及時追蹤查詢，實現傳送標本質量實時監控，提高工作效率。

圖3 送檢流程中各環節耗時查詢

2.3 標本報告接收功能(見圖4、圖5)。快速冰凍標本報告結果一旦經過病理科檢驗、雙人審核電子簽名后，系統自動將報告結果推送至病理報告界面，跳出對話框，經過巡回護士查詢、接收、打印、通知醫生審核后，系統就能清楚顯示接收時間、報告人與接收人信息，做到有據可查。

圖4 快切標本報告接收界面

圖5 快切病理報告單打印界面

2.4 標本質量反饋。系統設計有標本質量監控內容，對任何可影響標本檢測結果、有質量問題的標本可通過界面進行實時反饋，巡回護士接收并及時處理。

結果

1.術中快速冰凍標本信息管理系統于2014 年4 月正式使用。現收集系統使用前后數據進行分析，結果顯示，快速冰凍標本離體到病理科接收標本時間發生了明顯改變，具體見表1。

2.術中快速冰凍標本信息管理系統的搭建，取消了繁瑣的手工登記環節，實現了申請單電子化及病理報告結果信息實時傳遞、打印等功能，外科醫生及病理科反饋使用方便，滿意度高。2014 年12 月此系統已成功復制到集團內其他三家醫院使用。2015 年12 月19 日在中國患者安全大會上，本項目作為我院遞交的《利用信息技術建立各類手術標本追溯系統》中的一項，被評為2015 中國患者安全典型案例收入庫。

表1 信息管理系統使用前后標本送檢時間分布(分鐘)

討論

1.實現了術中快速冰凍標本的精細化管理，提高了醫務人員的工作效率與管理質量。系統投入使用后，減少了手工操作出錯的情況，方便對標本送檢的整個過程及流程進行追溯、監控，有利于標本信息的統籌管理及原因分析，實現病理標本“零缺陷”管理的目標，為實現醫護質量高效、優質、安全提供保障[4]，提高了手術室病理標本的管理水平和工作效率。

2.創建了術中快速冰凍標本的質量管理平臺。術中快速冰凍標本從標本申請、離體、核對、送檢、接收、報告等信息均實現了網上共享。如當天已申請術中快速冰凍標本數、已送檢標本數、已核對標本數、已接收標本等及報告結果等各種統計數據，可以準確查詢某一個標本的全部處理信息，所有數據提供可視化，可供分析及持續質量整改。

3.嚴格執行了書面診斷報告制度。認真落實患者、職工安全目標，加強醫務人員有效溝通，完善醫療環節交接制度，正確及時傳遞信息，使手術治療更加精準。術中快速冰凍標本結果的病理診斷，對手術及后續治療決策的影響具有決定性作用。電腦書面直觀的診斷報告避免了電話報告導致的信息接收差錯。

4.進一步提高了科室之間的溝通效率。術中快速冰凍標本送檢過程由手術醫生、手術室護士、送檢人員和病理科人員共同參與完成，期間涉及各類手術病理標本的批量轉移及不同科室醫護人員之間關于手術病理標本信息的傳遞，較其他標本更容易出錯[5-7]。通過網絡進行采集、核對、送檢、接收、診斷、查詢，改變了傳統的信息傳遞方式，減少了信息傳遞錯誤，提高了科室之間的溝通效率，提升了臨床服務滿意度。建立術中冰凍快速標本信息管理系統，每個環節直接責任到人，使工作人員責任心顯著提高，進一步提高了標本管理的質量。