檔案管理升級工作的實踐與認識探究

米曉霞

摘?要：新時期，檔案管理工作面臨升級。加強對檔案管理工作的正確認識，采取健全規章制度，提高管理人員意識;強化日常管理，做好檔案工作利用;加大資金投入，重視先進技術應用;專職領導負責，嚴格管理涉密檔案的實踐措施，推動檔案升級工作的有序開展。

關鍵詞：檔案管理?升級工作?實踐?認識

做好檔案管理升級工作的實踐，加強對其的正確認識，有利于提高檔案綜合管理水平，為企業提供相關服務。檔案管理升級工作是一項考驗，其對檔案管理標準化提出了更高的要求，旨在提升檔案管理的科學規范化標準，全面發揮出檔案的有效價值。隨著時代的發展，各行各業的管理工作也需要革新。檔案事業承載了重要內容，只有全面做好檔案管理升級工作，深化檔案工作建設，才能順應時代發展要求，滿足現代社會的建設需要。

一、檔案管理升級工作的要求

（一）管理規范化

由于企業檔案管理工作與各個部門關系密切，需要各部門工作人員的全力配合與支持，才能確保檔案管理工作有序進行。檔案管理升級工作要求之一的管理規范化，主要體現在工作過程中，重視完善科學的管理制度，推動檔案管理工作合理化運行。規范化檔案管理作為當前企業管理工作的重要目標，要求管理人員基于以往工作經驗，結合先進的技術，做好規范化設計，充分發揮出檔案管理的作用與價值。實際應用過程中，構建完善的檔案管理工作體系，提升檔案管理升級工作效率。

（二）檔案完整性

檔案管理升級工作確保檔案完整性，對檔案本身完好無損、不出現遺失等問題提出了較高要求。檔案等材料在保管時，容易受到多方面因素影響，出現檔案完整性不足的現象。例如：檔案管理制度不健全、保存技術不先進、檔案存放地址變遷等。完整性作為檔案管理升級工作的重要要求，對檔案使用能力具有重要影響。加強對檔案完整性的正確認識，做好定期的檢查和備份工作，從檔案管理的基本工作要求出發，充分發揮出檔案的有用價值。

（三）技術現代化

隨著時代的發展，技術的更新，檔案管理形式也發生了變化。基于檔案管理升級工作中的技術現代化要求，在進行檔案管理時采用現代化技術，逐漸提高檔案的應用可行性。工作人員針對檔案管理的技術升級，促進企業檔案管理水平的全面提升。在新時期檔案管理工作的正確領導下，企業從實際出發，構建符合自身特點的信息管理平臺，確保檔案管理工作在平臺上有序操作，進而達到提升工作效率的目的。做好對檔案管理人員的信息化培訓操作，使得檔案管理工作高效、合理。

二、檔案管理升級工作的實踐內容

（一）健全規章制度，提高管理人員意識

通過對檔案管理升級工作的正確認識，展開一系列的實踐操作。從健全規章制度，提高管理人員意識的角度出發。為全面貫徹落實檔案管理升級工作，建立工作領導小組，配備專職人員監督升級工作的全面開展，形成一個完整的檔案管理組織機構。基于健全的規章制度引導，確保檔案升級工作扎實有效，從上而下的構建檔案管理工作網絡體系。要求檔案管理工作人員學習國家檔案管理相關規章制度，并結合本企業的各項管理內容，促進企業檔案工作順利地開展。提高檔案工作人員的綜合素質，保證檔案升級管理工作質量。準備升級初期，領導可派遣相關人員到其他企業進行學習，借鑒先進經驗，隨后回到企業內展開交流培訓和經驗分享。升級技術人員應該確保檔案的完好無損，做好保密工作，不斷提高自身的管理素質和業務能力。改革傳統的管理觀念，革新原有的檔案管理模式，提升對檔案管理升級工作的重視度，投入更多的人力、物力、財力，確保檔案管理升級工作符合企業的發展趨勢。

（二）強化日常管理，做好檔案工作利用

通過強化檔案管理的日常管理工作，延長檔案的保存和使用周期。檔案管理工作重點不僅在其生成、歸檔過程中，歸檔后的日常管理也具有重要價值。加強對檔案保管環境的選擇，避免紙質檔案因環境因素導致紙張老化和變質等情況的出現。做好檔案室的溫度和濕度管理，確保室內溫度控制在合理范圍內，定期的通風，做好相關除塵和滅蟲工作。加強對檔案的儲存管理，及時的采購和補充檔案儲存設備，對儲存設備做好日常維護和后期養護工作，定期地檢查電子儲存設備，發現問題及時修理。針對電子檔案的儲存特殊性，做好備份工作，避免出現設備損壞導致檔案損失的現象。提高檔案的利用率，為企業創造更高的效益。檔案管理工作者需要及時了解企業工作動態，做好檔案工作利用，編寫利用實例，整合檔案利用分析數據，做好利用效果反饋工作，全面提升檔案的隱性價值。

（三）加大資金投入，重視先進技術應用

企業需要加大資金投入，配備完善的工作設備，確保檔案管理升級工作的有序進行。企業領導需要加強對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案展館的投入建設，購買檔案管理系統、掃描儀、除濕氣、檔案裝具等基礎設備，更換庫房內的檔案盒，實現檔案辦公、閱覽分開，為檔案管理升級工作提供強有力的支持。重視對先進技術的應用程度，合理利用科學技術來提高檔案管理工作效率。做到與時代接軌，檔案管理升級工作不斷引入新技術，充分發揮出新技術的價值。根據企業發展實際應用新技術，確保引入符合本企業檔案管理工作要求的技術，例如：智能檢索、條形碼等技術。加強對檔案管理工作人員的技術培訓，培訓重點主要為工作中出錯較多的部分，促使更多企業員工有效的應用新技術。提升檔案管理升級工作員工的綜合素質，確保他們接受先進的管理理念。實現檔案管理的信息化操作，全面提升檔案自身價值，滿足企業發展需要。選派專人對信息化檔案管理軟件進行學習，避免出現日常管理的操作紕漏。

（四）專職領導負責，嚴格管理涉密檔案

檔案管理升級工作需要由專職領導負責，通過良好的工作溝通規劃，達到最佳的升級效果。檔案管理工作，不只是一個部門的工作內容，需要有企業其他部門人員的支持和配合。由專職領導進行負責，做好與其他部門的有效溝通，協調配合促進檔案升級管理工作的有序展開。有專職領導牽頭，強化所有工作人員的責任意識，闡明檔案管理升級工作的重要性。基于正確的責任意識和全局觀念，促使企業每個崗位的工作人員，投身于檔案管理工作內容中來。各部門工作人員，對檔案管理升級工作展開積極溝通，明確檔案梳理和計劃，確保管理工作按計劃落實到位。嚴格管理涉密檔案，加強對檔案管理的保密意識。構建嚴格的檔案保密制度，區分企業內檔案的種類和范圍，對涉密檔案的工作流程進行細化，明確管理者的崗位職責。在實際工作中，避免涉密檔案內容傳播，未經審批，不相關的工作人員不準接觸涉密檔案。制定應急制度，出現泄密行為，及時采取補救措施，確保檔案管理升級工作的順利進行。

三、結語

明確檔案管理升級工作具有管理規范化、檔案完整性、技術現代化的基本要求，從健全檔案管理升級工作的規章制度、做好日常管理工作、加大基礎設施建設、專職領導負責等角度出發，促使企業檔案管理工作邁入新的高度，通過硬件和軟件的不斷推動，確保檔案事業的健康發展。

參考文獻

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