新形勢下檔案管理工作的規范化

張海珍

摘?要：在現代化的形勢下，各個企業對于檔案管理工作有著更高的要求，規范化的檔案管理能夠讓一個企業的人事管理以及信息管理更加清晰科學，因此檔案管理的規范化是一個在目前形勢下的重要話題。本文將針對此話題進行分析，首先討論了其中存在的一些問題，然后提出了規范化檔案管理工作的具體措施。

關鍵詞：新形勢?檔案管理工作?工作規范化

一、新形勢下檔案管理工作中存在的不足

（一）企業對于檔案管理工作的重視程度不夠

從傳統的觀念來看，檔案的管理是一種機械化的且不具有技術含量的工作。許多單位對于檔案管理的人員學歷以及工作經驗需求并不是特別高，相應的工作薪資也不盡人意。但是隨著現代化信息爆炸的時代潮流的興起，對于信息的管理逐漸變得重要。但是一些單位對于檔案管理的觀念依然停滯在早期階段。這導致了公司并不會在這方面投入更多的資金，單位對于這方面人才的吸引力自然便會下降。此時落后的檔案管理技術已經逐漸無法滿足現代化信息流動的需求，所以對于檔案管理的工作進行重視并更正傳統的崗位執念只一個重要的問題。

（二）管理方式落后

隨著科學技術的發展，管理工作逐漸也趨向于使用現代化的手段來進行。比如對于一些IT行業來說，檔案和信息的管理除了紙質檔案之外還會利用計算機的數據庫加上企業編寫的管理程序來進行，智能化的檔案管理方案具有更多的功能，并且更加符合現代化的工作需求。這些現代化的檔案管理方式讓這份工作更加高效且智能化，信息技術的檔案管理能夠減少人力，并且提高工作精度以及速度。但是對于我國的大部分公司來說，他們依然在采用傳統的紙質檔案管理模式，一些公司雖說使用了相應的電腦軟件，但是并沒有對檔案的管理分配最為適合以及最為高效的軟件方案，也沒有雇傭相應的數據庫管理人員，相當于虛有其表，并沒有改變檔案管理的實質化方式。解決此問題并讓更多的公司意識到現代化技術對于檔案管理的幫助作用、讓更多的公司引進新型技術人才、利用現代化的手段進行管理是非常重要的。

二、新形勢下檔案管理規范化的方式

（一）運用IT技術來規范化檔案管理模式

上文中提到了現代化的技術對于檔案管理工作的重要意義所在，首先IT技術對于信息的管理以及處理更加優于人工管理。比如現在很多的公司都會使用MySQL和Redis等數據庫對于人員檔案進行儲存，這種方式比起人工檔案管理有很多的優點，數據庫可以通過加密的方式讓其中的信息更加安全，計算機數據庫所提供的信息納入以及管理的方式也更加人性化。而在進行查找時，數據庫的搜索功能能夠在上兆條信息記錄中在一秒鐘之內搜索到想要查找的內容。規范化的IT檔案管理模式要求公司的管理對于檔案進行規范化的信息化分，對于檔案的更正模式以及儲存方式進行嚴格的規定，這些規范化的手段可以輕松通過IT手段來開展，在數據庫的命令中，管理員所設定的任何模式都夠對于工作的員工進行約束。比如在MySQL數據庫中，管理員一旦設定好數據庫的字段以及數據類型并且以管理員模式運行，沒有密碼的檔案管理人員就必須規范化的按照管理員所設定的方式進行數據庫的檔案管理，在進行資料的整改、添加、刪除等操作時必須要找給定的數據類型和字段類型來操作，這樣就大大增加了檔案管理的規范性。當對于設計數據庫的檔案管理工作之后，再采取對于紙質化檔案的參照更正既可。由此可看出利用IT技術不但能夠優化管理流程、規范管理模式、還可以提供有效可靠的檔案信息備份。

（二）加強對于管理工作的考核力度

考核的方式是對于管理人員進行規范的重要手段之一，階段性的人員考核可以讓工作人員在工作時更加認真誠懇、對于檔案管理的態度也更加負責。并且檔案管理是不容有失的一項工作，一旦由于工作不夠規范而出現檔案信息的差錯有可能會導致嚴重的后果，所以采取定期考核的方式來對于檔案的內容進行審查，保證錯誤能夠被及時發現，同時通過更加嚴格和大力度的考核來減少甚至避免錯誤的發生，是讓檔案管理工作規范化進一步提升的重要手段。

（三）加大教育力度以及人才引進

在以往，檔案管理是一門不受歡迎的學科，其在我國的高校內較少普及，而選取這門科目的學生也少之又少，這不但導致了檔案管理人員的整體素質不夠高，也影響了我國整體的檔案管理技術的發展。所以為了解決此問題，首先國家應當對于此科目進行更大力度的教育，而公司內同樣能夠自行開展檔案管理的教育以及技術培養。同時對于一些注重檔案管理的企業來說，也應當加大人才的引進力度，提升員工的技術以及整體工作素質同樣能夠讓檔案管理的工作更加規范化。

（四）完善檔案管理體系

不夠規范的檔案管理工作往往主要因為公司的檔案管理工作體系不夠完善。檔案管理也分為多個步驟，比如資料的獲取、整合、更改、錄入、刪除等等，而資料的獲取又通過了考察、分析、計算、得出數據等等步驟。這些步驟需要更加完善的體制來進行，要做到每一個員工負責自己的職責，且不同檔案管理部門之間能夠達到高內聚低耦合的目標。完善的體系能夠讓工作更加規范流暢，為檔案管理規范化的幫助非常明顯。

三、結語

現在潮流下的檔案管理工作非常重要，對于檔案管理的規范化很多企業依然存在重視力度不夠以及技術水平不高以及管理方式落后等等問題。針對這些問題，本文提出了利用IT管理技術、加大考核力度、加大人才引進以及教育力度和完善檔案管理工作體系的方式，希望這些方式能夠為我國的檔案管理工作提供理論參考。