水利工程紙質檔案數字化掃描存在問題及對策

范彩萍

摘? 要：水利工程項目檔案在收集、整編、鑒定、利用的同時，紙質檔案數字化已經成為檔案信息化建設的重要內容，由于過去很多檔案都是以紙質的方式保存，所以要想對這些紙質檔案進行加工掃描保存，就必須要利用數字化的方式對其進行掃描。但是在掃描過程中仍然存在很多問題，該文對此進行分析，并且結合實際情況，提出有針對性的解決對策，為檔案管理在水利工程中的作用發(fā)揮打下良好的基礎。

關鍵詞：水利工程? 紙質檔案? 數字化掃描? 現存問題? 解決對策

中圖分類號：G270.7 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）09（a）-0086-02

在當前科學技術不斷進步和快速發(fā)展的背景下，越來越多的新型技術被廣泛應用在各個領域中，其在進行應用時，普遍可以在其中起到良好的應用效果。對于水利工程項目的建設而言，檔案管理一直以來都是其中非常重要的一部分。但是過去在針對水利工程檔案進行建設和保存、利用時，通常情況下都是利用紙質檔案的方式，這種方式不僅容易丟失，而且還很容易受到潮濕環(huán)境等一些客觀因素的影響。所以在當前我國已經全面進入到信息化時代的背景下，將信息技術合理地應用其中，這樣不僅可以促使紙質檔案可以逐漸朝著數字化的趨勢發(fā)展，而且在檔案保存、管理等方面也可以提供方便快捷的方式。

目前，水利工程檔案對于國企來說是非常的重要，檔案數字化掃描顯得十分必要和迫切。寧夏水務投資集團有限公司承建的寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程已竣工，該項目形成了大量工程檔案資料，該公司依據國家檔案局、自治區(qū)檔案局關于檔案信息化建設的有關文件精神，參照國家和行業(yè)標準，并結合工作實際，寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全工程紙質檔案數字化掃描過程及質量要求、掃描技術參數、存儲介質即光盤的技術標準，以及檔案數字化光盤盤面的標識等，檔案綜合管理系統(tǒng)已在云服務器上部署，加工完整的數據已上傳到檔案管理系統(tǒng)中，通過網絡信息互連互通，從而搭建檔案資料的共享橋梁，能夠形成一個有序的檔案信息庫，實現OA檔案系統(tǒng)瀏覽以及遠程查詢的功能，實現本單位檔案資源共享。

1? 紙質檔案數字化掃描現存問題

1.1 電子檔案管理措施存在問題

通過對現階段紙質檔案管理的現狀進行分析和研究，發(fā)現有很多紙質檔案由于保存不當，已經出現了很多問題，甚至還有部分檔案已經丟失，從而導致了掃描出的文件殘缺不完整，最容易出現問題的環(huán)節(jié)就是檔案的整編，因為不規(guī)范的整理會導致掃描的速度變慢，并且可能出現漏掃或者重復掃描的問題。例如：檔案的文件排列順序以及頁碼順序等整編不規(guī)范變得混亂、圖像的去污等。在與現階段的實際情況進行結合分析時，發(fā)現紙質檔案在轉變成為數字化檔案時，整個過程與最終的轉變效果仍然存在很多問題。通常情況下，在兩者實現有效轉變的時候，都會利用“雙套制”的基本原則。該原則在具體落實過程中，其主要針對一些具有價值特征的文本或者是圖片等文件內容，要保證紙質檔案與數字化檔案的同時歸檔處理，特別是要保證紙質檔案當中的內容要被合理地掃描到數字化軟件或者是系統(tǒng)中[1]。

1.2 紙質檔案數字化過程協(xié)調程度不夠

在針對水利工程項目檔案管理現狀進行結合分析之后，發(fā)現在其檔案管理工作具體開展過程中，已經逐漸意識到在當代社會背景下如何開展檔案管理才是最正確的。但是在與實際情況進行結合之后，發(fā)現其整個檔案管理水平并不是很高，管理效果也并不是很理想。紙質檔案數字化的實現，對檔案管理的各個不同類型部門、各個工作人員而言，具有一定的影響和作用，同時還很容易在實際工作過程中，出現各個部門、工作人員相互之間協(xié)調不到位的情況。導致這一現象出現的根本原因之一就是由于各個部門在日常工作過程中，對自身的職能劃分不夠清楚，責任很難落實到各個工作人員以及各個部門的身上，這樣就會導致紙質檔案數字化工作在實踐中很難得到有序開展[2]。除此之外，在與實際情況進行結合分析之后，發(fā)現在實踐中由于紙質檔案數字化掃描工作本身是一項具有完整性特征的工作。比如在具體的掃描或者是檔案記錄各個環(huán)節(jié)，相互之間具有一定的關聯性，其中如何一個環(huán)節(jié)如果與其他環(huán)節(jié)之間無法建立良好的連接關系，那么勢必會導致紙質檔案數字化的實施效果受到嚴重影響。

2? 紙質檔案數字化掃描的實施對策

2.1 構建和落實技術標準

對于水利工程項目的建設和發(fā)展而言，檔案管理在其中一直以來都具有非常重要的影響和作用。檔案管理工作在具體開展和落實過程中，不僅可以將所有與水利工程項目在規(guī)劃、設計和建設過程中的各項數據、資料等全部都按照分類要求進行合理的分類和落實，而且還可以提高檔案信息資源的整體利用率。特別是在當前科學技術不斷進步和快速發(fā)展的背景下，要想從根本上實現紙質檔案的數字化，就必須要構建和落實符合實際要求的技術標準，同時還要提出規(guī)范化的工作流程，這樣才能夠保證紙質檔案數字化掃描工作在具體開展過程中的有效落實。在針對技術標準進行構建和具體應用時，為了確保該技術標準在實踐中的有效落實，可以從宏觀和微觀這兩個角度出發(fā)對其進行分析。如果從宏觀角度上對其進行研究，那么在實踐中相關部門要結合實際情況，與紙質檔案數字化工作在具體開展過程中會呈現出的問題和要求進行結合，對現有的技術規(guī)范和標準進行完善和優(yōu)化。與此同時，還要對技術標準進行統(tǒng)一合理的規(guī)定和落實，這樣可以保證紙質檔案數字化的實現。除此之外，如果從微觀角度出發(fā)對其進行分析時，由于各種不同類型的紙質檔案數字化工作在具體開展過程中，要與自身的實際情況進行有效結合，這樣才能夠對各自的責任和義務進行確定。在這種背景下，可以采取有效措施拉近各個部門相互之間的距離，促使各個部門在工作過程中可以實現良好的銜接和溝通[3]。這樣不僅有利于在實踐中制定和落實符合水利工程施工特點的工作流程，而且還能夠保證紙質檔案數字化掃描工作的實施可以按照規(guī)定的標準和要求來進行。

2.2 人才培養(yǎng)和技術突破

紙質檔案數字化掃描的實現，對水利工程項目的檔案管理水平提升而言，具有非常重要的影響和作用。為了保證該工作在具體實施過程中的效率和質量水平可以得到有效提升，就必須要選擇和安排具有專業(yè)特征的人才，同時還要保證有一定的技術手段作為支持。所以，在這種背景下，要想從根本上促使紙質檔案數字化掃描工作得到有效落實，就必須要意識到專業(yè)人才培養(yǎng)在其中的重要性。同時還要對一些先進的技術手段進行引進、研發(fā)和利用，這樣不僅可以提高紙質檔案數字化掃描工作在開展過程中的效率和質量，而且還能夠促使水利工程項目在建設過程中的檔案管理水平可以得到有效提升。在保證水利工程檔案紙質檔案數字化掃描工作可以有序開展的基礎上，可以促使紙質檔案的數字化發(fā)展進程可以得到有效的推動。

3? 結語

科學技術的不斷進步和快速發(fā)展，對水利工程的檔案管理工作提出了更高的要求。在大環(huán)境背景下，水利工程在建設過程中，要想從根本上促使檔案管理水平的有效提升，就必須要意識到紙質檔案數字化掃描工作在其中的重要性。同時，還要加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)，對先進技術的引進和利用，這樣才能夠提高紙質檔案數字化掃描工作的效率和質量。

參考文獻

[1] 王喜林.水利工程管理存在問題分析與解決對策[J].農民致富之友，2019（10）：112.

[2] 王恒.水利工程建設項目前期檔案管理存在的問題與對策[J].檔案，2018（7）：57-59.

[3] 譚金霞.新形勢下基層水利工程檔案管理存在主要問題和對策[J].農家參謀，2017（15）：212.